Samofakturowanie

Żadnemu przedsiębiorcy nie trzeba wyjaśniać podstawowych reguł związanych z wystawianiem faktur – faktury dokumentują transakcję i wystawiane są przez sprzedawcę na rzecz nabywcy. Niewielu jednak wie, że możliwe jest odwrócenie ról i faktura może być wystawiana przez nabywcę. Taką możliwością jest samofakturowanie. Jest to jak najbardziej prawidłowe i ma swoje plusy, należy jednak pamiętać o kilku ważnych regułach.

Jakie transakcje?

Zacznijmy od początku. Nabywca jest uprawniony do wystawienia faktury w imieniu sprzedawcy, gdy faktura dokumentuje:

• Dostawę towarów i świadczenie usług na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej,
• Wewnątrzwspólnotową dostawę towarów,
• Otrzymanie należności przed wydaniem towarów lub świadczeniem usług.

Warunki samofakturowania

Po pierwsze, by móc samofakturować nabywca musi posiadać status podatnika VAT czynnego.

Po drugie, konieczne jest zawarcie ze sprzedawcą porozumienia w kwestii samofakturowania. Przepisy niestety nie wskazują co musi się znaleźć w takim porozumieniu, ani nie wskazują w jakiej formie powinno być ono zawarte. Dopuszczalne jest zatem zawarcie porozumienia ustnego, jednak warto udokumentować je na piśmie, by uniknąć ewentualnych nieporozumień. W porozumieniu możesz wskazać chociażby rodzaj towaru bądź usług jakie dokumentujesz fakturą wystawianą przez nabywcę, jak również formy akceptacji faktury przez sprzedawcę.

Po trzecie, każda faktura wystawiona przez nabywcę musi być zaakceptowana przez sprzedawcę. Tylko po jej akceptacji faktura staje się bowiem pełnoprawnym dokumentem i daje podstawę do odliczenia podatku VAT. Odliczenie podatku możliwe będzie w deklaracji podatkowej za okres, w którym fakturę zaakceptował sprzedawca.

Forma akceptacji

Przepisy nie regulują również formy akceptacji faktury, co daje sprzedawcy dowolność w tej kwestii. Przedsiębiorcy mogą się zatem umówić, że akceptacja nastąpi np. poprzez wiadomość przesłaną drogą elektroniczną. Akceptacja może również przybierać formę milczącą – dorozumianą. Sprzedawcy wyznacza się wtedy określony termin, do którego może wnieść ewentualne zastrzeżenia do wystawionej faktury. Jeżeli tego nie uczyni, fakturę uznaje się za zaakceptowaną.

Czy konieczne jest zawiadomienie urzędu skarbowego o samofakturowaniu?

Nie, nie ma obowiązku informowania urzędu skarbowego o fakturach wystawianych przez nabywcę. Procedurę jej wystawiania powinno regulować porozumienie między nabywcą a sprzedawcą. To ono jest podstawą do wystawiania faktur przez nabywcę.

Plusy samofakturowania?

Przykładowo, w przypadku ewentualnych błędów na fakturze wystawionej przez sprzedawcę nabywca musi oczekiwać na jej korektę. Samofakturowanie zmniejsza zatem ryzyko wystąpienia opóźnień w rozliczeniu. Warto zastanowić się nad tą metodą fakturowania. Mimo, że procedura samofakturowania nie jest ściśle regulowana przez przepisy to można uznać ją za stosunkowo prostą metodę na usprawnienie rozliczeń z kontrahentami.