Prezent dla kontrahenta a VAT – kiedy musisz zapłacić podatek?

Prezent dla kontrahenta a VAT – kiedy musisz zapłacić podatek?

Wręczanie prezentów kontrahentom to częsta praktyka w biznesie, jednak jej skutki podatkowe, zwłaszcza w zakresie VAT, zależą od wartości przekazywanych upominków oraz ewidencji prowadzonej przez przedsiębiorcę. Kiedy pojawia się obowiązek zapłaty podatku od towarów i usług oraz na jakich zasadach można rozliczyć takie wydatki, określają jasno przepisy i limity wartości upominków[1][9].

Limity wartości prezentów a VAT – kluczowe granice

Najistotniejsze dla rozliczeń VAT są limity wartości prezentów. Upominki o wartości do 20 zł netto za jeden egzemplarz są całkowicie zwolnione zarówno z VAT, jak i obowiązku ewidencjonowania[1][9]. Natomiast jeżeli wartość prezentów przekazywanych temu samemu odbiorcy w skali roku mieści się w limicie 100 zł netto, podatnik nie musi naliczać VAT, lecz zobowiązany jest do prowadzenia dokładnej ewidencji[1][9]. Po przekroczeniu limitu 100 zł w ciągu roku na jednego kontrahenta, każda kolejna nieodpłatna dostawa podlega już opodatkowaniu jako czynność opodatkowana VAT[1][9].

Ewidencja prezentów – obowiązek dokumentowania upominków

Stosowanie rocznego limitu 100 zł netto na jednego odbiorcę oznacza konieczność prowadzenia szczegółowej ewidencji prezentów. Wymagania ewidencyjne obejmują m.in. datę przekazania prezentu, nazwę i dane odbiorcy oraz jednostkową wartość prezentu – dokumentacja ta jest niezbędna do udowodnienia przestrzegania limitów i zasad zwolnienia z VAT[1][9]. Brak ewidencji skutkuje obowiązkiem naliczenia podatku niezależnie od przekazanej wartości[1][9].

Prawo do odliczenia VAT od prezentów

Prawo do odliczenia VAT przysługuje firmie jedynie wtedy, gdy przekazywane prezenty pozostają w związku z prowadzoną działalnością opodatkowaną i służą celom biznesowym podatnika, co wynika z art. 86 ustawy o VAT[2][9]. Brak związku z działalnością lub przekazanie prezentu o charakterze osobistym, na przykład dla własnych pracowników, wyklucza możliwość odliczenia – takie wydatki traktowane są jako zaspokajanie potrzeb prywatnych[2]. Warto zauważyć, że nawet jeśli prezent podlega opodatkowaniu VAT należnym, można odliczyć VAT naliczony przy zakupie, o ile zachowany jest związek z działalnością[9].

Obowiązek naliczenia VAT – kiedy pojawia się podatek?

W przypadku, gdy przekazywane prezenty dla jednego odbiorcy przekraczają limit 100 zł netto rocznie, firma zobowiązana jest naliczyć VAT należny według stawki właściwej dla danego towaru lub usługi[1][9]. Również nieodpłatne przekazanie prezentów, od których podatnik miał prawo odliczyć VAT przy zakupie, traktowane jest jak opodatkowana dostawa towarów – z wyjątkiem upominków drobnej wartości i próbek faktycznie wykorzystywanych w działalności[6]. Tym samym przedsiębiorca nie może uniknąć opodatkowania przekazując kosztowne prezenty, nawet gdy nie uzyskuje z tego tytułu bezpośrednich korzyści finansowych[6][9].

Charakter prezentu a rozliczenia podatkowe

Należy rozróżnić prezenty o charakterze reklamowym od tradycyjnych upominków wręczanych kontrahentom. Tylko te, które mają funkcję reklamową, wspierają działalność gospodarczą i służą budowaniu rozpoznawalności marki, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu[4][3]. Upominki nieposiadające wyraźnej funkcji promocyjnej mogą nie być uznane za koszty podatkowe. Dla celów VAT znaczenie ma również, czy wręczany prezent jest związany z działalnością opodatkowaną podatnika[2][9].

Podsumowanie – odpowiedzialność podatkowa i formalna

Zasady rozliczania VAT od prezentów dla kontrahentów zależą bezpośrednio od ich wartości, charakteru oraz powiązania z działalnością gospodarczą. Upominki do 20 zł są zwolnione z VAT i ewidencji, do 100 zł rocznie wymagają jedynie ewidencji, a powyżej 100 zł każdorazowo rodzi obowiązek naliczenia VAT[1][9]. Formalny obowiązek ewidencjonowania oraz prawidłowe kwalifikowanie prezentów w kosztach wymaga skrupulatnej dokumentacji. Odliczenie VAT ograniczone jest tylko do przypadków prezentów bez charakteru osobistego i służących działalności gospodarczej[2][9].

Źródła:

1. https://www.ingksiegowosc.pl/news/ksiegowosc/prezenty-dla-kontrahentow-a-vat
2. https://koda-advisory.pl/pl/blog/2025/01/02/prezenty-okolicznosciowe-dla-pracownikow-i-kontrahentow-a-opodatkowanie-vat/
3. https://akademialtca.pl/blog/prezenty-dla-kontrahentow-a-koszty-podatkowe-na-co-zwrocic-uwage
4. https://artigraf.pl/news/prezenty-dla-kontrahentow-i-klientow-a-podatek-w-polsce
5. http://www.vademecumksiegowego.pl/artykul_narzedziowa,1381,0,23406,prezenty-przekazywane-kontrahentom-a-ksiegi.html
6. https://taxconnect.pl/news/27/4/Prezenty-dla-kontrahent%C3%B3w-a-kwestie-podatkowe-VAT-i-PITCIT