Czy faktura proforma może być dowodem zakupu? Odpowiedź brzmi: nie, faktura proforma nie jest dowodem zakupu w rozumieniu przepisów podatkowych oraz księgowych. W świetle aktualnych regulacji prawnych oraz zasad prowadzenia rachunkowości faktura proforma nie uprawnia do zaliczenia kosztu, odliczenia VAT ani nie dokumentuje faktycznego nabycia towaru czy usługi[1][2][4][8].
Charakter i funkcja faktury proforma
Faktura proforma to specyficzny dokument handlowy o charakterze informacyjnym oraz ofertowym. Służy ona najczęściej do przedstawienia warunków transakcji, potwierdzenia złożenia zamówienia lub zaprezentowania oferty handlowej. Proforma może zawierać szczegółowe dane wszystkich stron transakcji, specyfikację produktu lub usługi, kwotę netto, VAT oraz brutto, a także termin płatności. Dla odróżnienia od prawdziwych dokumentów księgowych musi być wyraźnie oznaczona słowem „proforma”[1][3][6].
Dokument ten nie zobowiązuje do zapłaty i nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. W realiach gospodarczych proforma pełni funkcję informacyjną zarówno dla sprzedawcy jak i kupującego, nie skutkując sformalizowanymi zobowiązaniami podatkowymi ani rachunkowymi[1][2][4].
Faktura proforma a dowód zakupu
W polskiej rzeczywistości prawnej faktura proforma nie jest dokumentem księgowym. Nie stanowi ani podstawy do zaksięgowania kosztu, ani dowodu poniesienia wydatku. Przepisy podatkowe jasno określają, że wyłącznym dowodem zakupu, uznawanym do celów podatkowych, jest faktura VAT lub inny zatwierdzony dokument księgowy. Faktura proforma nie uprawnia do odliczenia podatku VAT ani nie dokumentuje faktycznej sprzedaży czy zakupu[4][8].
Również konieczność wystawienia właściwej faktury VAT po przyjęciu zapłaty wynikającej z proformy wynika z faktu, że dopiero taki dokument stanowi podstawę rozliczeń fiskalnych i potwierdza nabycie określonego towaru lub usługi[1][3][5].
Proces stosowania faktury proforma
Standardowy proces obejmujący proformę wygląda następująco:
- Sprzedawca wystawia fakturę proforma przedstawiającą warunki oferty, kwotę do zapłaty oraz specyfikację towaru lub usługi.
- Kontrahent mając swobodę decyzji może zapłacić zgodnie z otrzymanym dokumentem, lecz nie jest to formalny obowiązek wynikający z proformy.
- Po otrzymaniu zapłaty, sprzedawca ma obowiązek wystawić właściwą fakturę VAT – dopiero ten dokument jest pełnoprawnym dowodem zawarcia transakcji i podstawą do ujęcia wydatku w księgach rachunkowych oraz rozliczenia podatku VAT[1][3][5].
Warto zaznaczyć, że na podstawie proformy nie powstają żadne zobowiązania ani po stronie nabywcy, ani po stronie sprzedawcy w zakresie podatkowo-księgowym[2][4].
Aspekty prawne i specyfika dokumentu
Proforma nie jest uregulowana w polskim prawie podatkowym jako obowiązkowy wzór dokumentu. Oznacza to, że nie istnieją żadne prawne regulacje dotyczące konieczności jej wystawiania, przechowywania ani zakresu danych. Daje to dużą dowolność sprzedawcom co do formatu oraz zawartości dokumentu, jednak nie zmienia jego statusu – nie jest on dowodem zakupu[5][6].
Zalecaną praktyką rynkową jest stosowanie proformy przede wszystkim jako narzędzia oferty handlowej oraz potwierdzenia warunków przed realizacją właściwej transakcji. W przypadku faktycznego dokonania zakupu i płatności na podstawie proformy każdorazowo musi nastąpić formalne udokumentowanie tej czynności poprzez wystawienie faktury VAT, zwykle do 15 dnia miesiąca następującego po wykonaniu usługi lub sprzedaży towaru[3][5].
Faktura proforma w praktyce gospodarczej
Stosowanie faktur proforma jest powszechne w handlu internetowym oraz w transakcjach wymagających zaliczki lub zaangażowania przed dostawą właściwą. Jednakże niezależnie od praktycznych zastosowań takie dokumenty pozostają wyłącznie ofertą handlową lub informacją o przewidywanych warunkach sprzedaży. W obrocie gospodarczym wszelkie działania księgowe oraz podatkowe muszą następować na podstawie faktury VAT[1][3][5].
Brak oficjalnych statystyk odnośnie do skali wystawiania proform wynika wyłącznie z faktu, iż dokument ten nie podlega ewidencji księgowej i nie jest objęty wymogami ustawowymi[5][6].
Podsumowanie
Faktura proforma nie jest dowodem zakupu. Stanowi wyłącznie dokument ofertowy oraz informacyjny, używany do przedstawiania warunków transakcji, potwierdzania zamówienia czy rezerwacji ceny. W żadnym wypadku nie uprawnia do odliczenia podatku, nie jest podstawą księgowania kosztów ani nie figuruje jako obowiązujący dokument w rachunkowości lub prawie podatkowym. Po opłaceniu proformy konieczne jest wystawienie formalnej faktury VAT, która stanowi właściwy dowód zakupu, zarówno dla nabywcy jak i dla organów podatkowych[1][4][8].
Źródła:
- [1] https://mycompanypolska.pl/artykul/faktura-proforma-co-to-jest/10901
- [2] https://www.fakturaxl.pl/czy-faktura-proforma-zobowiazuje-do-zaplaty
- [3] https://www.money.pl/firma/wiadomosci/kiedy-uzywana-jest-faktura-proforma-6296609368987777a.html
- [4] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-faktura-pro-forma-a-vat
- [5] https://useme.com/pl/blog/faktura-pro-forma-co-to-jest-i-po-co-sie-ja-wystawia/
- [6] https://www.infakt.pl/pro-forma/
- [8] https://mstax.com.pl/czy-faktura-proforma-jest-dokumentem-ksiegowym/
KontrolaVATwFirmie.pl to portal dla polskich przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić biznes zgodnie z prawem bez zbędnego stresu. Publikujemy praktyczne treści o VAT-ie, księgowości, kadrach, płacach i prawie gospodarczym – sprawdzone przez ekspertów, napisane językiem zrozumiałym dla każdego.