Nowe zasady wystawiania faktur wejdą w życie już od 1 stycznia 2025 roku. Zmiany te mają wpływ przede wszystkim na małe przedsiębiorstwa prowadzące działalność transgraniczną w całej Unii Europejskiej oraz na firmy zwolnione z VAT. Uregulowania te oznaczają zarówno uproszczenia procedur dla części podmiotów, jak i koniec wystawiania niektórych form dokumentów od początku 2025 i 2026 roku #zrodla.
Nowe zasady fakturowania od 1 stycznia 2025: Kluczowe zmiany
Najistotniejszą nowością jest wprowadzenie tzw. procedury SME, która umożliwia przedsiębiorcom korzystanie ze zharmonizowanego zwolnienia z VAT na warunkach uzgodnionych w całej UE #zrodla. Od 1 stycznia 2025 r. małe firmy z siedzibą w innym kraju Unii uzyskają możliwość stosowania zwolnienia z VAT również w Polsce. Analogicznie polscy przedsiębiorcy prowadzący działalność w UE skorzystają ze zwolnienia na takich samych zasadach #zrodla.
Wprowadzono także obowiązek uzyskania numeru EX dla przedsiębiorstw korzystających z procedury SME. Ten unikatowy numer należy otrzymać w kraju siedziby firmy i jest niezbędny do wystawiania faktur uproszczonych #zrodla. Faktury uproszczone będą jednak dopuszczalne tylko do końca 2024 roku #zrodla.
Procedura SME i zwolnienie z VAT: Na czym polega?
Procedura SME stanowi unijne uproszczenie, umożliwiając stosowanie krajowych zwolnień z VAT przez drobnych przedsiębiorców przekraczających granice wewnętrzne UE #zrodla. Kluczowe wymogi to stosowanie numeru EX, weryfikacja statusu podatnika oraz posługiwanie się fakturą uproszczoną zamiast pełnej faktury VAT #zrodla.
Dokumenty te (faktury uproszczone) muszą obligatoryjnie zawierać numer EX, dane identyfikacyjne wystawcy i odbiorcy, informację o towarze lub usłudze oraz sumę należności #zrodla. Taki model ma uprościć rozliczenia w przypadku niskich wartości sprzedaży i obniżyć koszty obsługi księgowej firm z segmentu SME #zrodla.
Koniec faktur uproszczonych i kasowych – do kiedy można ich używać?
Możliwość wystawiania faktur uproszczonych oraz faktur z kas fiskalnych, np. przy sprzedaży detalicznej na stacjach paliw, została ograniczona czasowo – do końca 2024 roku #zrodla. Od 1 stycznia 2025 r. nie będzie ich można stosować, a przepisy przewidują ich zastąpienie dokumentacją elektroniczną oraz korzystanie z KSeF #zrodla.
Wycofanie tych rozwiązań stanowi reakcję na unijne wytyczne i nową strategię fiskalną, której celem jest cyfryzacja rozliczeń podatkowych i pełna kontrola nad przepływami finansowymi w gospodarce #zrodla.
Obowiązkowe e-fakturowanie w systemie KSeF – harmonogram wdrożenia
Przełomowym momentem będzie 1 lutego 2026 roku, kiedy to największe przedsiębiorstwa (z obrotami powyżej 200 mln zł brutto w 2024 roku) przejdą na obowiązkowe faktury elektroniczne w krajowym systemie KSeF #zrodla. Już po dwóch miesiącach – od 1 kwietnia 2026 r. – ten obowiązek obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT, włącznie z firmami zwolnionymi z VAT #zrodla.
Nowy system wymusi wystawianie i przesyłanie faktur w ustrukturyzowanym formacie wyłącznie przez platformę KSeF, co zapewni bezpieczeństwo i integralność danych oraz sprawne przechowywanie dokumentacji #zrodla. Posługiwanie się fakturami papierowymi lub elektronicznymi poza KSeF będzie możliwe tylko w ściśle określonych przypadkach, np. do progu 10 tys. zł brutto miesięcznie do końca 2026 roku #zrodla.
Znaczenie zmian dla małych i średnich firm
Wprowadzenie procedury SME oraz obowiązku e-fakturowania przez KSeF ma ułatwić działalność transgraniczną i wyeliminować bariery administracyjne w rozliczeniach między państwami UE #zrodla. Jednocześnie firmy zostaną objęte obowiązkiem digitalizacji procesów księgowych, co zapewni im większe bezpieczeństwo podatkowe i uprości kontrole skarbowe #zrodla.
Te mechanizmy są odpowiedzią na unijną dyrektywę 2020/285, która narzuca państwom członkowskim obowiązek wdrażania uproszczonych procedur VAT i pełnej cyfryzacji procesów fakturowania #zrodla.
Podsumowanie: harmonizacja przepisów i cyfrowy krok naprzód
Nowe zasady wystawiania faktur to krok w stronę pełnej cyfryzacji oraz harmonizacji przepisów podatkowych w UE. Od początku 2025 roku uproszczone rozliczenia z wykorzystaniem numeru EX, a od początku 2026 roku obowiązek stosowania KSeF to kluczowe wyzwania dla przedsiębiorców. Kończy się era papierowych dokumentów i kas fiskalnych, a nadchodzą rozwiązania elektroniczne sprzyjające automatyzacji i przejrzystości w obrocie gospodarczym #zrodla.
Źródła:
- https://inewi.pl/blog/faktury-vat-nowe-zasady-wystawiania-od-1-stycznia-2025-roku
- https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000006791130,Zasady-wystawiania-faktur-w-procedurze-SME-zmiany-od-1-stycznia-2025-r.html
- https://polska-ksiegowosc.pl/2025/09/ksef-obowiazkowy-od-1-lutego-2026-r-prezydent-podpisal-ustawe/
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jakich-faktur-nie-dotyczy-ksef-czyli-krajowy-system-efaktur
- http://www.pb.pl/konferencje/prawo/potezne-zmiany-w-fakturowaniu-na-rok-2024-i-2025-1182676
- https://ksef.podatki.gov.pl/media/cq3laefg/podrecznik-ksef-2-0-cz-i-rozpoczecie-korzystania-z-ksef.pdf
- https://ksiegowosc.infor.pl/obrot-gospodarczy/dzialalnosc-gospodarcza/7428689,najwazniejsze-zmiany-przepisow-dla-firm-20252026-jakie-nowe-obowiazki-i-wyzwania-dla-biznesu.html
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ksef-nowe-terminy-wejscia-w-zycie-obowiazku
KontrolaVATwFirmie.pl to portal dla polskich przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić biznes zgodnie z prawem bez zbędnego stresu. Publikujemy praktyczne treści o VAT-ie, księgowości, kadrach, płacach i prawie gospodarczym – sprawdzone przez ekspertów, napisane językiem zrozumiałym dla każdego.