Jak wypełnić fakturę VAT z marżą według wzoru?

Faktura VAT z marżą to rodzaj dokumentu sprzedażowego, którego prawidłowe wypełnienie jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia podatkowego w przypadku sprzedaży towarów używanych, usług turystycznych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków. Poznaj szczegółowy sposób wystawienia takiej faktury, wymagane dane oraz warunki obowiązkowej adnotacji marżowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Na czym polega faktura VAT z marżą?

Faktura VAT z marżą różni się od standardowej faktury tym, że podstawą opodatkowania jest wyłącznie marża sprzedawcy, czyli różnica między ceną sprzedaży a ceną zakupu produktu lub usługi. Podatnik oblicza VAT nie od całej wartości sprzedaży, lecz jedynie od tej różnicy, co stanowi podstawową zasadę tej procedury oraz istotę rozliczenia w całym mechanizmie marżowym. Rozwiązanie to skierowane jest m.in. do handlu towarami używanymi, usług turystycznych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich czy antyków, jednak w każdym przypadku warunkiem zastosowania jest spełnienie dodatkowych wymogów formalnych oraz odpowiedniej kwalifikacji towaru lub usługi do wyżej wymienionych kategorii [1][2][3][4][6].

Wymagane elementy faktury VAT z marżą

Prawidłowo wystawiona faktura VAT z marżą musi obligatoryjnie zawierać jasno określone i czytelne dane zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy. W praktyce należy podać: datę wystawienia dokumentu, datę sprzedaży, numer faktury, nazwę i adres stron transakcji, numery NIP, nazwę towaru lub usługi oraz łączną kwotę należności brutto. Dodatkowo wymagane jest zamieszczenie wyraźnej adnotacji o stosowaniu procedury marżowej – jej treść zależy od rodzaju towaru lub usługi, np. „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – usługi turystyczne”, „procedura marży – dzieła sztuki” czy „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie”. To właśnie ta adnotacja formalnie przekłada się na sposób rozliczenia podatku VAT oraz rozróżnia ten typ faktury od pozostałych [2][3][5].

Co istotne, zarówno data sprzedaży jak i data wystawienia można różnić się od siebie, lecz obie powinny być umieszczone na dokumencie. Elementy te stanowią podstawę ewidencji i rozliczenia podatkowego oraz ułatwiają kontrolę i prawidłowe wypełnienie deklaracji [2][5].

Zasady wyliczania marży oraz podatku VAT

Podstawową zasadą przy wystawianiu faktury VAT z marżą jest ustalenie faktycznej wartości marży – wylicza się ją jako różnicę pomiędzy ceną sprzedaży a ceną nabycia danego produktu lub usługi. Ta wyliczona marża staje się podstawą do obliczenia należnego podatku VAT. Nie podaje się na fakturze wysokości marży, stosowanej stawki VAT ani wyliczonej wartości podatku – wszystkie te dane pozostają jedynie do wiadomości sprzedawcy i służą wyłącznie do celów ewidencyjnych oraz rozliczeniowych. Widnieje jedynie całkowita kwota brutto należna do zapłaty [1][2][3][4].

Algorytm kalkulacji podatku od marży polega na podzieleniu marży przez tzw. wskaźnik składający się z liczby 1 powiększonej o stawkę VAT (przy stawce 23% wynosi on 1,23). Otrzymana w wyniku podziału kwota stanowi podstawę opodatkowania VAT oraz pozwala na prawidłowe wypełnienie rejestrów sprzedaży i deklaracji podatkowych. Pozostała część, czyli różnica między otrzymaną podstawą a marżą, to kwota podatku VAT do odprowadzenia [1][4].

Procedura i ewidencja sprzedaży z marżą

Proces wystawienia faktury marża rozpoczyna się od wyboru właściwej procedury związanej z charakterem sprzedawanej rzeczy lub świadczonej usługi. Sprzedawca wprowadza dane kontrahenta, następnie wpisuje właściwą nazwę sprzedawanego towaru albo świadczonej usługi oraz podaje wartość brutto sprzedaży. W dalszej kolejności wylicza marżę. Odpowiednie oznaczenie faktury stosowną adnotacją dotyczącą procedury marży jest bezwzględnie wymagane – jej treść powinna być dopasowana do rodzaju transakcji [1][2][3].

Sama faktura, choć zawiera typowe elementy faktury VAT, różni się brakiem informacji o stawce i kwocie podatku dla poszczególnych pozycji, ponieważ VAT jest naliczany wyłącznie od marży. W rejestrach sprzedaży i w deklaracjach podatkowych podatnik wykazuje wyliczoną marżę oraz należny podatek. W przypadku sprzedaży detalicznej obowiązek ewidencjonowania dotyczy całej wartości brutto transakcji, także gdy VAT ujmuje się tylko od marży [4].

Kto może wystawiać fakturę VAT z marżą i jakie są stawki?

Fakturę VAT z marżą wystawiają uprawnieni podatnicy, wśród których znajdują się firmy turystyczne, pośrednicy handlujący używanymi towarami, dealerzy dzieł sztuki czy antyków oraz podmioty dokonujące sprzedaży przedmiotów kolekcjonerskich. Tylko spełnienie warunków formalnych przewidzianych przepisami podatkowymi umożliwia zastosowanie tej procedury rozliczania VAT [1][3].

Podstawowa stawka podatku VAT wynosi 23%. W wyjątkowych sytuacjach – jak obrót dziełami sztuki lub antykami – przewidziana jest niższa stawka, np. 8%, zależnie od rodzaju i charakteru dokonanej transakcji. Wybór właściwej stawki jest jednym z warunków poprawnego rozliczenia podatku VAT z tytułu sprzedaży według procedury marżowej [2].

Obowiązkowa adnotacja na fakturze VAT z marżą

Adnotacja dotycząca procedury marży to element obowiązkowy każdej faktury rozliczanej według tej metody. Musi być wpisana w sposób widoczny i niebudzący wątpliwości – jej treść powinna wskazywać na rodzaj towaru lub usługi objęty sprzedażą i stosowaną procedurę, np. „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – usługi turystyczne”, „procedura marży – dzieła sztuki” czy „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie”. Brak jednoznacznej adnotacji może skutkować błędnym rozliczeniem podatku VAT oraz problemami w razie kontroli podatkowej [2][3].

Podsumowanie: Kluczowe kroki w wypełnianiu faktury VAT z marżą

Aby prawidłowo wypełnić fakturę VAT z marżą należy: precyzyjnie rozpoznać kategorię sprzedawanego towaru lub usługi, zastosować wybraną procedurę marżową, wprowadzić wymagane dane stron transakcji, w tym daty, numery NIP, nazwę oraz wartość towaru lub usługi, dodać obowiązkową adnotację dotyczącą procedury marży, nie ujawniać wysokości marży i wartości podatku na fakturze, a marżę oraz VAT rozliczyć wyłącznie w dokumentacji wewnętrznej oraz rejestrach podatkowych. Takie podejście pozwala na spełnienie wszystkich wymogów prawnych oraz zachowanie zgodności z przepisami [1][2][3][4][5][6].

Źródła:

• [1] https://pomoc.infakt.pl/hc/pl/articles/115001055650-Jak-wystawi%C4%87-faktur%C4%99-VAT-mar%C5%BCa
• [2] https://subiekt123.pl/porady/faktura-vat-marza-wzor-zbior-informacji/
• [3] https://www.fakturaxl.pl/faktura_marza
• [4] https://www.ifirma.pl/blog/faktura-vat-marza-kiedy-ma-zastosowanie-jak-wyglada-rozliczenie-kluczowe-informacje-2025/
• [5] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-faktura-wzor-z-omowieniem
• [6] https://www.onlinefakturowanie.pl/wzory-faktur/faktura-vat-marza