Jak złożyć elektroniczne sprawozdanie finansowe do KRS? Obowiązek ten dotyczy wszystkich jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS od 1 października 2018 r. i polega na przygotowaniu oraz przesłaniu e-sprawozdania finansowego w formie pliku XML o strukturze określonej przez Ministerstwo Finansów, opatrzonego podpisem elektronicznym, wyłącznie za pośrednictwem systemu eKRS do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) [1][4][5].
Co to jest e-sprawozdanie finansowe?
E-sprawozdanie finansowe to roczne sprawozdanie finansowe sporządzane jedynie w formie elektronicznej, w specjalnym formacie XML, zgodnym z opublikowaną przez Ministerstwo Finansów strukturą logiczną [1][2][5][6]. Taki dokument musi być podpisany przez właściwe osoby uprawnione, czyli osobę prowadzącą księgi rachunkowe i kierownika jednostki (lub wszystkich członków zarządu, jeśli organ jest wieloosobowy) [4][5][6]. Elektroniczny podpis może mieć postać kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego (Profil Zaufany ePUAP) lub podpisu osobistego [1][2][5][6].
Plik XML musi obligatoryjnie zawierać wszystkie wymagane elementy, m.in. bilans, rachunek zysków i strat, noty objaśniające, informacje o liczbie etatów, formie prawnej, obowiązku badania oraz kodzie PKD [3][5][6].
Kogo dotyczy obowiązek składania e-sprawozdania do KRS?
Obowiązek ten od 1 października 2018 r. spoczywa na wszystkich jednostkach wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS [1][4][5]. Dotyczy sprawozdania finansowego za każdy rok obrotowy. Warto podkreślić, że obowiązek składania e-sprawozdania do KRS nie dotyczy bezpośrednio urzędu skarbowego – przesłanie następuje wyłącznie elektronicznie przez eKRS do RDF, które przekazuje dokument do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (CRDP) [1][5].
Inne podmioty, takie jak fundacje czy stowarzyszenia, które podlegają CIT, lecz nie są wpisane do KRS, przesyłają swoje sprawozdania inną drogą – bezpośrednio do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) [2][3][5].
Terminy sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia e-sprawozdania
Osoby odpowiedzialne za przygotowanie e-sprawozdania finansowego muszą przestrzegać ściśle określonych terminów. Za rok obrotowy zakończony 31 grudnia 2025 r. sprawozdanie sporządza się do 31 marca 2026 r. (w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego), a zatwierdza nie później niż do 30 czerwca 2026 r. (6 miesięcy od dnia bilansowego) [2][4].
Po zatwierdzeniu, sprawozdanie należy przesłać do KRS w terminie nie dłuższym niż 15 dni liczonych od dnia jego zatwierdzenia [2][4]. Nieprzestrzeganie tych terminów może wiązać się z sankcjami administracyjnymi.
Jak przygotować e-sprawozdanie finansowe?
Przygotowanie e-sprawozdania finansowego do KRS obejmuje kilka etapów:
- Sporządzenie pliku XML zgodnie ze schematem logicznym udostępnionym przez Ministerstwo Finansów na BIP [1][3][5].
- Podpisanie całości sprawozdania wymaganym podpisem elektronicznym przez właściwe osoby [4][5][6].
Nie istnieje możliwość automatycznej konwersji plików PDF ani arkuszy Excel do wymaganego formatu XML, zatem dokument należy stworzyć bezpośrednio w dedykowanych aplikacjach zgodnych ze schematem MF lub skorzystać z aplikacji eSprawozdania [1][5].
Od 2025 r. obowiązują nowe, zaktualizowane schemy struktur (tzw. wariant 2) z 5 maja 2025 r., dostępne w CRWDE od sierpnia 2025 r., jednak ich pełne wykorzystanie umożliwią aplikacje zaktualizowane najpóźniej do końca I kwartału 2026 r. Zmiany obejmują między innymi nowe pola dotyczące liczby etatów, formy prawnej, obowiązku badania sprawozdania czy wyboru odpowiedniego PKD [3][7][8].
Procedura składania elektronicznego sprawozdania finansowego do KRS
Cała procedura składania e-sprawozdania finansowego do KRS odbywa się wyłącznie za pośrednictwem systemu eKRS (zwanego także Repozytorium Dokumentów Finansowych) [1][3]. W pierwszej kolejności należy posiadać konto w eKRS, którego rejestracja wymaga podania adresu e-mail oraz nadania hasła, a następnie autoryzacji za pomocą jednego z dozwolonych rodzajów podpisu [1]. Rejestracja jest bezpłatna dla osób uprawnionych, które mają numer PESEL wpisany w KRS [1].
Po zalogowaniu do systemu użytkownik dokonuje załadunku przygotowanego i podpisanego pliku XML. Po złożeniu sprawozdanie trafia do Repozytorium Dokumentów Finansowych, a następnie automatycznie przekazywane jest do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Celowo zrezygnowano z konieczności równoległego przesyłania do urzędu skarbowego [1][4][5].
Najważniejsze elementy składowe pliku e-sprawozdania
Przekazywany do KRS plik e-sprawozdania finansowego musi być jednym plikiem XML zawierającym wszystkie części dokumentacji: wprowadzenie z podstawowymi metadanymi (liczba etatów, forma prawna, obowiązek badania, kod PKD), bilans, rachunek zysków i strat, noty objaśniające oraz – w przypadku jednostek zobowiązanych – sprawozdanie z działalności w formie elektronicznej, również podpisane podpisem elektronicznym [3][5][6].
Złożenie niekompletnego lub niezgodnego z aktualnym schematem pliku uniemożliwia przyjęcie dokumentu przez system eKRS i RDF [3][5].
Nowe schematy i trendy dotyczące e-sprawozdań od 2025 roku
Od 2025 r. weszły w życie nowe wersje schematów struktur logicznych e-sprawozdań finansowych, zapowiedziane komunikatem Ministerstwa Finansów z 5 maja 2025 r. Stają się one dostępne w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) od sierpnia 2025 r. [3]. Wszystkie systemy informatyczne do sporządzania i przesyłania e-sprawozdań muszą zostać zaktualizowane do końca I kwartału 2026 r. [3][7].
Do kluczowych zmian należy m.in. wprowadzenie nowych pól do raportowania takich jak liczba etatów, forma prawna, informacje o obowiązku badania sprawozdania i wybór odpowiedniej wersji PKD (2025 lub 2007). Wariant 2 nowych schematów obejmuje również wersje dostosowane do jednostek mikro, małych i innych [3][4]. Brak aktualizacji aplikacji uniemożliwi skuteczną wysyłkę sprawozdań za rok 2025 w przewidzianych terminach [3][7][8].
Podsumowanie najważniejszych kroków i wymagań
Aby skutecznie złożyć elektroniczne sprawozdanie finansowe do KRS należy:
- sporządzić kompletne sprawozdanie finansowe w wymaganym formacie XML według aktualnego schematu ogłoszonego przez Ministerstwo Finansów
- podpisać dokument jednym z dozwolonych podpisów elektronicznych
- zarejestrować i zalogować się do systemu eKRS
- przekazać sprawozdanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) w terminie 15 dni od zatwierdzenia
- pamiętać o konieczności śledzenia zmian schematów i aktualizacji narzędzi do sporządzania plików XML, które obowiązują od 2025 r.
Opisane kroki oraz przestrzeganie wszystkich wymogów formalnych pozwalają skutecznie wywiązać się z obowiązku ustawowego wobec KRS i uniknąć konsekwencji związanych z niedopełnieniem obowiązków [1][2][3][4][5][6][7][8].
Źródła:
- [1] https://www.podatnik.info/publikacje/e-sprawozdania-finansowe-kto-i-kiedy-musi-wysylac,63431b
- [2] https://cgolegal.pl/baza-wiedzy/biezace-doradztwo-prawne/sprawozdanie-finansowe-2026/
- [3] https://www.tpa-group.pl/pl/news/e-sprawozdania-finansowe-2026-prawidlowa-schema/
- [4] https://cit-8.pl/e-sprawozdania-finansowe-e-krs/
- [5] https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/
- [6] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-elektroniczne-sprawozdanie-finansowe-wymagania-i-zasady
- [7] https://rachunkowosc.com.pl/co-nowego-w-prawie-styczen-2026
- [8] https://partner-gospodarczy.pl/sprawozdania-finansowe-2025-wszystko-co-musisz-wiedziec/
KontrolaVATwFirmie.pl to portal dla polskich przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić biznes zgodnie z prawem bez zbędnego stresu. Publikujemy praktyczne treści o VAT-ie, księgowości, kadrach, płacach i prawie gospodarczym – sprawdzone przez ekspertów, napisane językiem zrozumiałym dla każdego.