Czy odesłanie faktury bez księgowania ma konsekwencje prawne? To pytanie zyskuje na znaczeniu w obrocie gospodarczym ze względu na praktykę przedsiębiorców, którzy w razie wątpliwości co do zasadności otrzymanego dokumentu, decydują się na zwrot faktury bez jej zaksięgowania. Już na początku należy podkreślić, że odesłanie faktury bez księgowania nie eliminuje obowiązków podatkowych wynikających z faktu jej wystawienia oraz może skutkować określonymi następstwami prawnymi zarówno podatkowymi, jak i cywilnoprawnymi#zrodlo1.
Charakter prawny faktury i jej rola w rozliczeniach podatkowych
Faktura jest dokumentem księgowym i podatkowym, który potwierdza rzeczywistość przeprowadzonej transakcji. Odpowiednie wystawienie i zaksięgowanie faktury stanowi fundament rzetelnych rozliczeń zarówno w zakresie VAT, jak i podatku dochodowego#zrodlo1. Dokument ten zamienia ustalenia między stronami w zobowiązanie podatkowe oraz może stanowić podstawę do roszczeń na drodze postępowania cywilnego, zwłaszcza jeśli zostanie zaakceptowany przez kontrahenta#zrodlo4.
Wystawienie faktury bez realnej transakcji powoduje powstanie obowiązku podatkowego oraz naraża na kary finansowe – nawet wtedy, gdy faktura zostaje przez odbiorcę zwrócona i nieszaksięgowana#zrodlo1.
Odesłanie faktury bez księgowania – skutki podatkowe i prawne
Odesłanie faktury polega na zwróceniu jej do wystawcy wraz z adnotacją o braku księgowania przez odbiorcę. Jest to praktyka niedozwolona zamiast przeprowadzenia prawidłowej procedury korekty dokumentu. Taki zwrot nie zwalnia wystawcy z obowiązku rozliczenia podatku VAT wykazanego na fakturze. Zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT – podatek wykazany na fakturze musi być odprowadzony niezależnie od dalszego obiegu dokumentu czy decyzji kontrahenta#zrodlo1.
Pod względem prawnym odbiorca, choć nie tworzy po swojej stronie obowiązku podatkowego, pozostaje z dokumentem wymagającym uregulowania przez wystawcę. Odmowa księgowania nie zabezpiecza przed konsekwencjami podatkowymi dla wystawcy, a w praktyce – organy podatkowe nie uwzględniają odesłania jako rozwiązania eliminującego zobowiązanie VAT-owskie#zrodlo2.
Postępowanie w przypadku błędnej lub spornej faktury
W sytuacji otrzymania faktury niezgodnej z rzeczywistością – np. za transakcję niewykonaną – właściwym i rekomendowanym środkiem jest skierowanie wezwania do wystawienia faktury korygującej dokumentującej prawdziwy przebieg zdarzenia gospodarczego lub nawet „korygującej do zera”#zrodlo2.
Odsyłanie faktury bez księgowania stanowi błąd proceduralny i nie powinno zastępować formalnej korekty. W braku reakcji ze strony wystawcy, dokument nie jest księgowany, lecz pozostaje w dokumentacji – nie powoduje to wygaśnięcia obowiązków po stronie wystawcy podatku VAT#zrodlo1.
Alternatywą jest możliwość zaksięgowania tylko tej części faktury, która odpowiada faktycznie wykonanej usłudze lub dostawie. Pozostała część wymaga korekty. Postępowanie takie jest popierane przez praktyków oraz potwierdzane w analizach prawnych#zrodlo2.
Anulowanie faktury – kiedy jest możliwe?
Anulowanie faktury nie jest tożsame z jej odesłaniem i dotyczy wyłącznie przypadków, w których dokument nie wszedł do obrotu prawnego oraz nie potwierdza faktycznego zdarzenia gospodarczego#zrodlo3. Tylko wtedy można ją ostatecznie przekreślić, oznaczyć jako anulowaną i umieścić odpowiednią adnotację w dokumentacji przedsiębiorstwa#zrodlo6.
Uregulowania prawne oraz orzecznictwo wskazują, że anulowanie faktury jest czynnością wyjątkową – stosowaną w przypadku błędów wykrytych przed przekazaniem dokumentu kontrahentowi. Po przekazaniu faktura podlega już obiegowi i co do zasady powinna być skorygowana, nie anulowana#zrodlo3.
Konsekwencje cywilne oraz podatkowe wynikające z odesłania faktury
Faktura, która została zaakceptowana przez kontrahenta i opatrzona podpisem, może być podstawą do wydania sądowego nakazu zapłaty. Odesłanie faktury uniemożliwia bezpośrednio taką procedurę, wymaga wtedy dodatkowych działań ze strony wierzyciela, m.in. wezwania do zapłaty przed skierowaniem sprawy do sądu#zrodlo4#zrodlo5.
Pod kątem podatkowym brak księgowania przez odbiorcę nie ma wpływu na obowiązek rozliczenia podatku VAT przez wystawcę, o ile faktura została formalnie wystawiona oraz przekazana kontrahentowi. Uchybienie temu obowiązkowi grozi nałożeniem kar skarbowych, odsetek oraz konsekwencji administracyjnych#zrodlo1.
Podsumowując – nieścisłości dotyczące faktur zawsze wymagają formalnego postępowania korekcyjnego zamiast odesłania dokumentu. Prawidłowość rozliczeń VAT oraz ewentualnych roszczeń cywilnych zależy od zgodności z rzeczywistymi zdarzeniami gospodarczymi, a samo odesłanie faktury nie powinno być traktowane jako skuteczne wyeliminowanie ryzyka odpowiedzialności podatkowej czy prawnej#zrodlo4.
Podsumowanie – rekomendacje dla przedsiębiorców
Praktyka odsyłania faktur bez księgowania powinna być eliminowana na rzecz formalnych korekt lub anulowania wyłącznie w wyjątkowych okolicznościach. Każda otrzymana faktura powinna zostać zweryfikowana pod kątem zgodności z rzeczywistością, a wszelkie nieprawidłowości dokumentowane poprzez oficjalną korektę. Samo odesłanie faktury bez księgowania nie znosi obowiązków podatkowych i naraża strony na konsekwencje podatkowe oraz cywilnoprawne#zrodlo1#zrodlo2.
Należy szczególnie pamiętać, że rozliczenia z tytułu VAT i podatku dochodowego muszą być prowadzone zgodnie z rzeczywistymi zdarzeniami gospodarczymi i dokumentowane z należytą starannością, co ogranicza ryzyko sporów finansowych i podatkowych w przyszłości#zrodlo3.
Źródła:
- https://marcinrusinek.pl/blog/odeslanie-faktury-bez-ksiegowania-a-konsekwencje-podatkowe-dla-przedsiebiorcy/
- https://durajreck.com/blog/co-zrobic-gdy-nie-zgadzamy-sie-z-doreczona-faktura/
- https://rachunkowosc.com.pl/kiedy-i-jak-mozna-anulowac-fakture
- https://kwartalnikradcaprawny.kirp.pl/2020/06/29/faktura-w-prawie-i-postepowaniu-cywilnym-uwagi-na-tle-orzecznictwa-sadowego/
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-odmowa-przyjecia-faktury-przez-kontrahenta-co-zrobic
- https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000006982759,W-jakich-przypadkach-mozna-anulowac-wystawiona-fakture.html
KontrolaVATwFirmie.pl to portal dla polskich przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić biznes zgodnie z prawem bez zbędnego stresu. Publikujemy praktyczne treści o VAT-ie, księgowości, kadrach, płacach i prawie gospodarczym – sprawdzone przez ekspertów, napisane językiem zrozumiałym dla każdego.