Czy podczas zawieszenia działalności można wystawiać faktury?

Czy podczas zawieszenia działalności można wystawiać faktury?
Odpowiedź brzmi: tak, ale tylko w określonych okolicznościach – dotyczy to czynności wynikających z umów zawartych przed dniem zawieszenia działalności gospodarczej, takich jak np. najem czy sprzedaż składników majątkowych. Przedsiębiorca nie traci statusu podatnika VAT nawet w okresie zawieszenia i jest zobowiązany do rozliczania podatku VAT od wykonanych czynności opodatkowanych [2][3][4][6].

Kiedy można wystawiać faktury podczas zawieszenia działalności?

Zawieszenie działalności gospodarczej regulowane jest przez Prawo przedsiębiorców i polega na czasowym wstrzymaniu wykonywania działalności, przy zachowaniu statusu przedsiębiorcy oraz podatnika VAT [2]. Mimo zawieszenia działalności, wystawianie faktur jest możliwe w ściśle określonych sytuacjach.

Przepisy dopuszczają wystawianie faktur w okresie zawieszenia wtedy, gdy przychód pochodzi z umów zawartych przed zawieszeniem. Dotyczy to m.in. takich czynności jak regularnie realizowany najem, sprzedaż składników majątku lub inne zobowiązania kontraktowe. Wszelkie nowe kontrakty nie mogą być już podstawą do fakturowania w okresie zawieszenia [2][3][6].

Sprzedaż składników majątku podczas zawieszenia traktowana jest jako odpłatna dostawa towarów. W związku z tym przedsiębiorca zobowiązany jest do wystawienia faktury na żądanie nabywcy lub zawsze, jeśli odbiorcą faktury jest inny podatnik VAT albo osoba prawna [3].

Obowiązki podatkowe i fakturowe w okresie zawieszenia

Zawieszenie działalności nie oznacza utraty statusu podatnika VAT. Przedsiębiorca pozostaje podatnikiem VAT przez cały okres zawieszenia i ma obowiązek rozliczania podatku VAT od czynności opodatkowanych dokonanych w tym okresie [3][4].

Obowiązek ten obejmuje nie tylko samą sprzedaż, ale także odpowiednie dokumentowanie VAT w rejestrach. Co istotne, podatnik nie ma obowiązku składania deklaracji VAT za pełne okresy rozliczeniowe, w których działalność była całkowicie nieaktywna, chyba że doszło do czynności opodatkowanej wymagającej rozliczenia podatku [4].

Faktury wystawiane podczas zawieszenia muszą być zgodne z przepisami ustawy o VAT – mają zawierać wszystkie wymagane dane i wystawiane są w terminach wynikających z danej umowy. Dotyczy to zarówno czynności sprzed zawieszenia, jak i sprzedaży majątku trwałego w trakcie zawieszenia. Należy również prowadzić ewidencje podatkowe zgodnie z wymogami [1][2][3].

Granice uprawnień przedsiębiorcy w okresie zawieszenia

Podczas zawieszenia działalności przedsiębiorca nie może prowadzić bieżącej działalności gospodarczej, nie wolno mu więc wystawiać faktur związanych z nowymi transakcjami czy usługami, których umowy z klientami powstały po zawieszeniu [2][3].

Dopuszczalne są jedynie czynności, które dotyczą realizacji zobowiązań sprzed zawieszenia działalności, takich jak wystawianie faktur z tytułu wynajmu nieruchomości, sprzedaży środków trwałych czy obsługi długoterminowych kontraktów zawartych wcześniej [2][6].

Wystawianie i ewidencjonowanie faktur – praktyczne aspekty

W czasie zawieszenia działalności gospodarczej wystawianie faktur jest procesem objętym koniecznością zachowania prawidłowej dokumentacji podatkowej. Każda faktura powinna być wystawiona z odpowiednią datą, wynikającą z terminu umowy, przy jednoczesnym utrzymaniu pełnych rejestrów VAT i księgowania kosztów oraz przychodów [1][2][3].

Nowoczesne rozwiązania księgowe, w tym automatyzacja i digitalizacja procesów, ułatwiają kontrolę nad rozliczaniem faktur oraz podatków zarówno w okresie zawieszenia, jak i w momencie odwieszenia działalności [1]. Umożliwia to szybkie i rzetelne wypełnienie wszystkich formalności przewidzianych przepisami.

Podsumowanie najważniejszych informacji

Podczas zawieszenia działalności gospodarczej można wystawiać faktury wyłącznie w zakresie czynności wynikających z umów zawartych przed zawieszeniem, w tym z tytułu najmu, sprzedaży składników majątku i innych zobowiązań powstałych wcześniej. Zawieszenie działalności nie powoduje utraty statusu podatnika VAT, dlatego przedsiębiorca jest zobowiązany do rozliczania podatku VAT od tych czynności. Z kolei dla nowych transakcji powstałych po zawieszeniu działalności wystawianie faktur nie jest dopuszczalne. W każdym przypadku niezbędne jest zachowanie pełnej dokumentacji księgowej i podatkowej oraz prowadzenie ewidencji zgodnie z wymogami prawa [2][3][4][6].

Źródła:

• [1] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zawieszenie-wykonywania-dzialalnosci-gospodarczej-a-koszty
• [2] https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000006954261,Wystawianie-faktur-przychodowych-podczas-zawieszenia-dzialalnosci-gospodarczej-dotyczacych-umow-zawartych-przed-zawieszeniem-Interpretacja-indywidualna-z-dnia-13-maja-2025-r-Dyrektor-Krajowej.html
• [3] https://ikidp.pl/blog/zawieszona-dzialalnosc-gospodarcza-czy-moge-wystawiac-faktury/
• [4] http://www.vademecumpodatnika.pl/artykul_narzedziowa,1384,0,23437,nabycie-towaru-w-trakcie-zawieszenia-dzialalnosci.html
• [6] https://jpk.info.pl/aktualnosci/2025/faktury-za-okres-zawieszenia-dzialalnosci-gospodarczej/