Jak przeprowadzić korekę faktury WDT i poprawić dokument bez błędów?

Korekta faktury WDT jest niezbędna zawsze wtedy, gdy zachodzi potrzeba zmiany pierwotnej faktury dokumentującej wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, wynikająca z błędu formalnego, udzielenia rabatu, zwrotu towaru lub anulowania sprzedaży. Aby poprawić dokument bez błędów oraz przeprowadzić korektę zgodnie z przepisami, należy postępować według jasno określonych zasad ustawowych i ewidencyjnych [1][4].

Podstawy prawne i ogólne zasady korekty faktury WDT

Podstawą korekty faktury WDT jest art. 29a ustawy o VAT, który nakazuje wystawienie faktury korygującej zawsze wtedy, gdy po dokonaniu dostawy powstają okoliczności zmniejszające lub zwiększające podstawę opodatkowania (np. rabaty, zwroty, reklamacje)[4]. Faktura korygująca WDT jest obowiązkowa także przy popełnieniu błędu w pierwotnym dokumencie, zmieniając dane kontrahenta lub stawkę VAT[1][4][6]. WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów – podlega stawce 0% VAT tylko przy spełnieniu warunków art. 42 ust. 1 ustawy o VAT[6].

Korekta WDT nie wymaga potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez kontrahenta. Wystawienie i rozliczenie korekty odbywa się podobnie jak przy standardowych fakturach VAT, zazwyczaj w systemie ERP[1].

Rodzaje korekt i ich skutki podatkowe

W praktyce korekta faktury WDT przyjmuje formę faktury korygującej in minus (obniżenie podstawy opodatkowania, np. zwrot, rabat) lub in plus (zwiększenie podstawy, np. dodanie usługi, korekta formalna)[1][5]. Wybór sposobu rozliczenia zależy od przyczyny korekty:

• Korekta wynikająca z błędów formalnych (np. nieprawidłowa stawka VAT, błędne dane kontrahenta) – rozlicza się wstecz, czyli w okresie, w którym wykazano pierwotną fakturę, bez cofania się dalej, niż do deklaracji za ten okres[2][5].
• Korekta ze zdarzeń po dostawie (np. zwrot, rabat, reklamacja) – rozlicza się na bieżąco, w okresie wystawienia faktury korygującej[3].

Sposób ujęcia korekt jest zgodny z jednolitymi plikami kontrolnymi JPK. Korekty zmian formalnych ujmuje się przez storno oraz dopisanie nowego zapisu w JPK za okres pierwotnej transakcji[2].

Etapy i wymagania procesu korekty WDT

Procesowi korekty faktury WDT towarzyszy kilka obowiązkowych etapów:

1. Identyfikacja potrzeby korekty – błąd formalny, zwrot, rabat lub anulowanie sprzedaży[1].
2. Wystawienie faktury korygującej – z uwzględnieniem pełnych danych, a także odniesienia do dokumentu pierwotnego i przyczyny korekty. Najczęściej odbywa się to w profesjonalnym systemie ERP[1].
3. Określenie prawidłowego okresu rozliczeniowego i zaksięgowanie korekty w ewidencjach VAT oraz JPK, zgodnie z powodem korekty (wstecz lub bieżąco)[2][3][5].
4. Przeprowadzenie korekty podatku CIT/PIT, jeśli wymaga tego zmiana przychodów lub kosztów oraz raportowanie zgodnie z obowiązującymi zasadami księgowymi[3].

Do prawidłowego rozliczenia niezbędne są: pierwotna faktura WDT, faktura korygująca, sprawny system księgowy oraz prawidłowe wdrożenie korekty w JPK

Korekty WDT w systemach księgowych i dokumentacyjnych

Automatyzacja oraz korzystanie z elektronicznych systemów ERP staje się standardem przy wystawianiu i rozliczaniu korekt WDT. Takie podejście skraca czas potrzebny na wystawienie faktury korygującej, zapewnia zgodność z aktualnymi przepisami oraz znacznie minimalizuje ryzyko popełnienia błędów rachunkowych[1]. Dokumentacja elektroniczna umożliwia szybkie wykrycie i wyeliminowanie niezgodności, a nowoczesne systemy rutynowo integrują się z rejestrami VAT oraz plikami JPK, co pozwala na natychmiastowe ujęcie korekty w odpowiedniej deklaracji podatkowej[1].

Najczęstsze błędy i aktualne wymogi prawne dotyczące korekty WDT

Spośród najczęstszych błędów pojawiają się niewłaściwa stawka VAT (najczęściej wpisanie 23% zamiast 0%), błędne dane kontrahenta oraz zbyt późne wystawienie faktury korygującej[1][6]. Od 2023 roku zmieniły się zasady dokumentowania i stosowania stawki 0% VAT – do korekt należy stosować nowe wymogi dotyczące kompletnej dokumentacji potwierdzającej prawo do stosowania preferencyjnej stawki VAT[9].

Błędy w rozliczeniu WDT niosą za sobą istotne skutki podatkowe – mogą prowadzić do konieczności zapłaty zaległych podatków lub utraty prawa do zwolnień podatkowych, a także skutkować kontrolą organów podatkowych[1].

Kiedy i jak prawidłowo poprawiać dokumenty przy korekcie WDT

Aby poprawić dokument bez błędów podczas korekty faktury WDT kluczowe jest:

• precyzyjne zidentyfikowanie przyczyny korekty
• niezwłoczne wygenerowanie faktury korygującej z pełnymi danymi i uzasadnieniem korekty
• ujęcie korekty w okresie właściwym dla przyczyny zmiany (wstecz lub na bieżąco)
• zapewnienie zgodności z JPK oraz nowymi wymogami dokumentacyjnymi od 2023 r.[2][9]

Systemowe podejście i korzystanie z aktualnych wersji oprogramowania księgowego dodatkowo zwiększa prawdopodobieństwo prawidłowego rozliczenia i unikania sankcji podatkowych[1].

Podsumowanie

Korekta faktury WDT wymaga dokładnego przestrzegania przepisów ustawy o VAT oraz przemyślanego podejścia do dokumentacji i rozliczeń. Właściwa identyfikacja przyczyny, zastosowanie się do odpowiednich okresów rozliczeniowych i wdrożenie korekty w systemach księgowych gwarantuje poprawność i bezpieczeństwo podatkowe przedsiębiorcy[1][2][3][4][5][6][9].

Źródła:

• [1] https://www.enova.pl/blog/poradnik-przedsiebiorcy/korekta-wdt-jak-zrobic-ja-prawidlowo/
• [2] https://zrozumvat.pl/korekta-wdt/
• [3] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-korekta-wdt-rozliczenie-w-podatku-vat-i-pit
• [4] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-faktura-korygujaca-wdt-w-swietle-przepisow-ustawy-vat
• [5] https://dc-finanse.pl/korekta-wdt-in-plus-i-in-minus/
• [6] http://www.podatekvat.pl/artykul,17,5943,korekta-faktury-dokumentujacej-wdt.html
• [9] https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/transakcje-zagraniczne/5631653,korekta-wdt-po-otrzymanie-przez-podatnika-dokumentacji-zmiany-2023.html