Jak rozliczyć fakturę z USA w polskiej księgowości?

Jak rozliczyć fakturę z USA w polskiej księgowości? Proces rozliczenia faktury z USA rozpoczyna się od identyfikacji, czy nabywana usługa stanowi import usług z państwa trzeciego. Oznacza to, że polska firma korzysta z usług podmiotu spoza Unii Europejskiej, a więc również ze Stanów Zjednoczonych. Taka transakcja wymaga zachowania odmiennych reguł niż zakupy wewnątrz UE – zarówno w zakresie podatku dochodowego, jak i VAT, nie ma natomiast obowiązku rozliczania cła w przypadku usług. W tym artykule kompleksowo wyjaśniamy, jak prawidłowo przeprowadzić rozliczenie faktury z USA w polskiej księgowości, z uwzględnieniem międzynarodowych przepisów podatkowych.

Definicja importu usług z USA

Import usług obejmuje nabycie usług od podmiotu mającego siedzibę poza terytorium Unii Europejskiej, w tym przez polskie firmy od kontrahentów ze Stanów Zjednoczonych[1][3]. W praktyce oznacza to, że jeśli usługodawca z USA wykonuje usługę na rzecz podmiotu polskiego, to właśnie polski nabywca jest odpowiedzialny za prawidłowe rozliczenie podatków w kraju. Warunki te wynikają wprost z przepisów podatku VAT oraz podatku dochodowego. W konsekwencji polski przedsiębiorca musi prawidłowo ująć taką transakcję zarówno w księgach rachunkowych, jak i odpowiednich deklaracjach podatkowych[1][3].

Obowiązki podatkowe związane z importem usług

Kluczowe dla rozliczenia jest ustalenie momentu powstania obowiązku podatkowego. W przypadku importu usług z USA obowiązek ten pojawia się z chwilą wykonania usługi lub wcześniej, jeśli dokonano zapłaty przed jej zrealizowaniem[1][2]. Dla celów podatku dochodowego przychód z tytułu usługi nabytej z USA jest rozpoznawany zgodnie z datą otrzymania faktury lub dokumentu potwierdzającego wykonanie usługi[1][2].

Szczególną uwagę należy zwrócić na VAT. Import usług z USA co do zasady podlega odwrotnemu obciążeniu, a więc to odbiorca usługi (polska firma) zobligowana jest do wykazania i rozliczenia podatku VAT w odpowiedniej deklaracji JPK_V7[3][8]. Warto zaznaczyć, że import usług nie podlega cłom – nawet aktualizowane w 2025 roku taryfy celne dotyczą wyłącznie towarów[5].

Kurs walutowy i przeliczenie wartości faktury

Faktura z USA może być wystawiona w dowolnej walucie, najczęściej w dolarach amerykańskich. Polskie przepisy nakładają obowiązek przeliczenia kwoty na złote polskie według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (tj. najczęściej dzień wykonania usługi lub wcześniejszej zapłaty)[2]. Na fakturze nie musi być wskazany kurs walutowy – jego ustalenie oraz przeliczenie spoczywa na nabywcy usługi[2].

Obowiązki ewidencyjne, księgowe i deklaracyjne

Transakcja importu usług z USA musi być rzetelnie wykazana w księgach rachunkowych lub podatkowej książce przychodów i rozchodów (KPIR) oraz ujęta w rejestrze VAT. Księgowanie odbywa się zgodnie z przepisami rachunkowości, z zachowaniem poprawności dat i kursów walutowych[1][2][3]. Każdą usługę należy także właściwie wykazać w deklaracjach podatkowych: VAT-7 lub JPK_V7, a także w deklaracjach rocznych CIT lub PIT, w zależności od formy opodatkowania firmy. Ewentualne korzyści podatkowe lub wyłączenia mogą wynikać także z przepisów o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a USA[4].

Dokumentacja, jaką należy gromadzić, obejmuje przede wszystkim otrzymaną fakturę, potwierdzenie wykonania usługi (jeśli występuje) oraz przeliczenia kursowe z dnia powstania obowiązku podatkowego. Prawidłowy obieg i archiwizacja takich dokumentów są istotne w razie ew. kontroli skarbowej.

Zależności – kurs, data wykonania usługi, status VAT

Wartość przychodu lub kosztu oraz podstawa wyliczenia podatku VAT wprost zależy od kursu walutowego (kurs NBP z określonego dnia). Data wykonania usługi determinuje moment przeliczenia wartości na złote, co wpływa jednocześnie na rejestrację podatkową. Status podatnika VAT decyduje o tym, czy dana transakcja zostanie rozliczona w trybie odwrotnego obciążenia – rozliczenia te każdorazowo wykazuje się w JPK_V7[3][8]. Warunki międzynarodowe, jak umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, minimalizują ryzyko podwójnego opodatkowania tych samych usług[4].

Podsumowanie – kluczowe kroki rozliczenia faktury z USA

Aby prawidłowo rozliczyć fakturę z USA, należy w pierwszej kolejności ustalić, czy dana transakcja to import usług, następnie przeliczyć wartość usługi na złote wg właściwego kursu NBP, zastosować właściwe deklaracje podatkowe (JPK_V7, VAT-7, PIT, CIT) oraz zadbać o kompletną dokumentację księgową. Import usług nie podlega cłom niezależnie od zmian taryf celnych obowiązujących od sierpnia 2025 roku – zmiany te dotyczą wyłącznie towarów importowanych do USA z UE. Wzrost udziału usług globalnych w gospodarce wymaga od przedsiębiorców bieżącej znajomości przepisów oraz precyzyjnego prowadzenia rozliczeń.

Źródła:

• [1] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-import-uslug-spoza-ue-kiedy-powstaje-obowiazek-podatkowy
• [2] https://pomoc.ifirma.pl/pomoc-artykul/faktura-za-swiadczenie-uslug-poza-terytorium-kraju/
• [3] https://www.ifirma.pl/blog/faktura-wystawiona-na-firme-z-siedziba-glowna-na-terenie-ue-lub-w-usa-jak-rozliczyc-transakcje-i-wykazac-w-deklaracji-vat-i-jpk_vat/
• [4] https://usinfo.pl/jak-rozliczyc-dochody-z-usa-za-2025-rok-przewodnik-po-ulgach-i-unikaniu-podwojnego-opodatkowania/
• [5] https://www.ey.com/pl_pl/insights/tax/nowe-cla-usa-porozumienie-usa-ue
• [6] https://fakturtax.pl/sprzedaz-zagraniczna-i-vat-oss-%E2%80%93-co-musi-wiedziec-e-sprzedawca
• [7] https://www.ey.com/pl_pl/technical/biuletyn-podatkowy-i-prawny/taxowka/2025/07/taxowka-30-07-2025
• [8] https://biz.legalis.pl/nabycie-licencji-od-podmiotu-z-usa-a-powstanie-obowiazku-podatkowego-na-gruncie-vat/