Jak rozliczyć samochody w działalności gospodarczej?

Rozliczenie samochodu w działalności gospodarczej to jeden z kluczowych obszarów rachunkowości oraz podatków w każdej firmie. Sposób ujęcia samochodu wpływa zarówno na wysokość kosztów uzyskania przychodu, jak i na zakres odliczeń VAT oraz amortyzacji. Obecne i przyszłe zmiany legislacyjne systematycznie podnoszą znaczenie właściwego rozliczenia pojazdu, szczególnie w kontekście nowych limitów i trendów proekologicznych. Poniżej znajdziesz kompendium praktycznych informacji opartych na aktualnych regulacjach i rzetelnych źródłach, niezbędnych do poprawnego rozliczenia samochodów firmowych.

Definicja rozliczania samochodów w działalności gospodarczej

Samochód rozliczany w działalności gospodarczej to każdy pojazd wykorzystywany przez przedsiębiorcę do celów firmowych – niezależnie, czy został nabyty, wydzierżawiony, wynajęty czy wzięty w leasing. Aby móc dokonywać rozliczeń podatkowych i zaliczać koszty z nim związane do kosztów uzyskania przychodu, samochód musi spełniać określone kryteria i podlega szczegółowej ewidencji[2][5]. Należy odróżnić zakres użytkowania – wyłącznie firmowy, mieszany lub prywatny, ponieważ decyduje on o wysokości odliczanych kosztów oraz VAT[2][5].

Formalne procedury i obowiązkowe ewidencje

Rozliczenie samochodu w działalności gospodarczej wymaga przeprowadzenia określonych procedur formalnych. Najważniejszym krokiem jest wpisanie pojazdu do ewidencji środków trwałych, co warunkuje możliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości pojazdu[3]. Niezbędne jest także systematyczne prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz kosztów eksploatacyjnych, zwłaszcza jeżeli użytkowanie samochodu obejmuje również cele prywatne[3][4]. W przypadku odliczenia pełnego VAT przedsiębiorca musi dostarczyć regulamin korzystania z auta, wykazujący brak użytku prywatnego oraz zgłoszenie pojazdu na formularzu VAT-26 do urzędu skarbowego[4]. Wszystkie te działania muszą być odpowiednio udokumentowane i archiwizowane na potrzeby ewentualnej kontroli podatkowej[3][4].

Amortyzacja samochodu w działalności – limity i zmiany w przepisach

Jednym z kluczowych mechanizmów rozliczania samochodów w działalności jest amortyzacja, która polega na stopniowym zaliczaniu wartości pojazdu do kosztów uzyskania przychodu poprzez miesięczne lub roczne odpisy amortyzacyjne. Standardowa stawka amortyzacyjna dla samochodów osobowych wynosi 20% rocznie (KŚT 741), co oznacza pięcioletni okres amortyzacji[8]. Jednak istnieją limity amortyzacyjne, czyli maksymalna kwota, od której można naliczać te odpisy[1][8]. Od 2025 roku limit ten wynosi 225 000 zł dla aut elektrycznych i wodorowych oraz 150 000 zł dla pozostałych pojazdów[1]. Od 2026 roku dla samochodów spalinowych nastąpi dalsze ograniczenie – limit zostanie obniżony do 100 000 zł, przy czym odpisy będą naliczane tylko od 75% tej wartości, co daje efektywny limit 75 000 zł[6][7]. Zmiana ta wyraźnie ograniczy korzyści podatkowe dla właścicieli spalinowych samochodów firmowych. Warto zaznaczyć, że zmiany limitów przekładają się bezpośrednio na wysokość kosztów uzyskania przychodu i należnego podatku PIT[1][7].

Rozliczanie kosztów eksploatacyjnych i wpływ sposobu użytkowania

Wydatki na utrzymanie samochodu – takie jak paliwo, serwis, ubezpieczenie, naprawy – mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jednak zakres rozliczenia zależy od aplikowanego modelu użytkowania pojazdu. Jeżeli samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych, wówczas 100% wydatków eksploatacyjnych może być rozliczone w kosztach podatkowych[5]. Dla użytkowania mieszanego (służbowo-prywatnego) limit ten spada do 75%, natomiast w przypadku użytku prywatnego do 20%[5].

Wybór odpowiedniego sposobu ewidencji – czy będzie to pełna ewidencja przebiegu, czy stosowanie ryczałtu lub tzw. kilometrówki – zależy od okoliczności korzystania z pojazdu i przyjętej metody rozliczenia[2][5]. Warto podkreślić, że procentowe ograniczenia dotyczą nie tylko kosztów paliwa, lecz także wszystkich innych wydatków eksploatacyjnych powiązanych z użytkowaniem pojazdu[5].

Rozliczenie VAT od samochodów firmowych

Rozliczanie podatku VAT od samochodów wykorzystywanych w działalności gospodarczej podlega szczegółowym przepisom i formalnym restrykcjom. Pełne odliczenie VAT (100%) przysługuje wyłącznie wtedy, gdy pojazd użytkowany jest tylko na cele firmowe, potwierdzone szczegółową ewidencją przebiegu oraz odpowiednią dokumentacją (regulamin zakazujący użytku prywatnego, zgłoszenie VAT-26)[4]. Przy zastosowaniu użytku mieszanego, przedsiębiorca może odliczyć jedynie 50% VAT naliczonego przy wydatkach związanych z samochodem[4]. Regulacje dotyczące odliczeń VAT wynikają zarówno z przepisów krajowych, jak i czasowej derogacji unijnej, która pozwala Polsce utrzymać obecne zasady co najmniej do końca 2028 roku[1][4].

Aktualne trendy i kierunki zmian w rozliczaniu samochodów firmowych

Obecne trendy legislacyjne wyraźnie promują elektromobilność oraz ograniczają korzyści związane z używaniem samochodów spalinowych w działalnościach gospodarczych. Od 2026 roku znacznie zostaną obniżone limity amortyzacyjne dla aut spalinowych, co przekłada się na wyższe opodatkowanie i mniejsze możliwości rozliczania kosztów w podatku PIT oraz CIT[1][6][7]. Jednocześnie ustawodawca utrzymuje wyższe limity dla samochodów elektrycznych i wodorowych, faworyzując ich zakup[1][6][9]. Dynamiczny wzrost kosztów eksploatacji aut spalinowych oraz przewidywane dalsze zaostrzenia przepisów powodują coraz większe zainteresowanie pojazdami elektrycznymi oraz zwiększają wartość rynku wtórnego starszych pojazdów[9]. Spodziewany paraliż inwestycji w nowe floty pojazdów firmowych może dodatkowo przyspieszyć transformację branży transportowej i flotowej w kierunku ekologicznych rozwiązań[1][6][9].

Podsumowanie kluczowych obowiązków i mechanizmów

Prawidłowe rozliczenie samochodu w działalności gospodarczej wymaga wpisu do ewidencji środków trwałych, prowadzenia rzetelnej ewidencji przebiegu i, w razie konieczności, sporządzenia dokumentacji wykluczającej użytek prywatny. Rozliczenie kosztów eksploatacyjnych i amortyzacji zależy od limitu wartości oraz sposobu użytkowania pojazdu. VAT potrącany jest w pełni wyłącznie w ściśle określonych przypadkach, a zmiany w przepisach sukcesywnie ograniczają możliwość korzystania z korzystnych rozliczeń dla samochodów spalinowych. Monitorowanie najnowszych regulacji i trendów na rynku motoryzacyjnym staje się niezbędne dla każdego przedsiębiorcy wykorzystującego samochody w swojej działalności.

Źródła:

1. https://motofocus.pl/po-godzinach/134217/zmiany-w-rozliczaniu-samochodow-firmowych-co-sie-zmieni-od-stycznia
2. https://fakturownia.pl/prowadzeniefirmy/zasady-rozliczania-samochodow-w-firmie-w-2025-roku-zmiany-i-funkcjonowanie-przepisow
3. https://www.krotoski.com/blog/poradnik/najczestsze-bledy-przy-rozliczaniu-samochodu-w-dzialalnosci-gospodarczej-poradnik-dla-przedsiebiorcow-20252026-89
4. https://khg.pl/zmiany-vat-od-aut-osobowych-co-dalej-po-2025-roku/
5. https://www.ifirma.pl/blog/samochod-osobowy-w-firmie-jak-rozliczyc-koszty-oraz-podatek-vat-w-2025/
6. https://www.pit.pl/aktualnosci/od-stycznia-2026-nowe-zasady-rozliczania-aut-w-firmie-wielu-przedsiebiorcow-straci-1011445
7. https://solidnaksiegowa.com/nowe-limity-amortyzacji-samochodow-od-2026-r-spada-limit-odliczenia-dla-samochodow/
8. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-amortyzacja-samochodu-osobowego-firmowego
9. https://crido.pl/blog-taxes/koszty-samochodow-osobowych-od-2026-r-zmiany-pomoga-ekologii-ale-nie-podatnikom/
10. https://podatki.gazetaprawna.pl/artykuly/10550730,rozliczenie-aut-firmowych-rzecznik-msp-postuluje-o-zmiany.html