Jak uniknąć problemów z przeterminowanymi płatnościami faktur?

Przeterminowane płatności faktur to jedno z najczęściej wskazywanych źródeł problemów z płynnością finansową firm w Polsce. Według dostępnych analiz nawet 40-50% małych i średnich przedsiębiorstw regularnie doświadcza problemów z opóźnionymi płatnościami, a średni czas oczekiwania na zapłatę wynosi od 60 do 90 dni, choć nierzadko jest dłuższy[1][2][5]. Unikanie problemów z przeterminowanymi płatnościami wymaga konsekwentnego podejścia oraz wdrożenia sprawdzonych mechanizmów kontroli i windykacji. Odpowiednia organizacja rozliczeń i szybka reakcja pozwala wyeliminować ryzyko przedawnienia i realnych strat finansowych.

Definicja i skutki przeterminowanych płatności

Faktura uznawana jest za przeterminowaną, jeśli nie została opłacona w wyznaczonym terminie wskazanym na dokumencie lub w zawartej umowie między stronami[1][2][5]. Przeterminowane należności prowadzą do zatorów płatniczych i bezpośrednio wpływają na pogorszenie płynności finansowej firmy, a także generują ryzyko utraty możliwości formalnego odzyskania pieniędzy w wyniku przedawnienia roszczenia[1][5].

Konsekwencje nieterminowych płatności są szerokie i obejmują:

• Pogorszenie relacji biznesowych oraz wizerunku przedsiębiorcy
• Zwiększone koszty prowadzenia windykacji i częstsze angażowanie zasobów kadrowych
• Powstawanie łańcucha zatorów płatniczych pomiędzy firmami, które wzajemnie się blokują finansowo[1]
• Możliwość całkowitego przedawnienia roszczenia i utraty pieniędzy[2][3][4]

Skuteczne zarządzanie płatnościami faktur

Kluczem do unikania problemów jest jasne określenie i egzekwowanie terminów płatności, stałe monitorowanie statusu zapłaty oraz natychmiastowe reagowanie na każde opóźnienie[1][5]. Zalecane jest wdrożenie polityki, która umożliwi automatyczne przypominanie o zbliżającym się terminie płatności oraz bieżący podgląd stanu rozliczeń.

W praktyce oznacza to:

• Wyznaczenie konkretnych, możliwych do egzekwowania terminów zapłaty na fakturze lub w umowie
• Wprowadzenie automatycznych narzędzi (systemy ERP/CRM) do monitorowania należności
• Tworzenie raportów o przeterminowanych fakturach i regularna kontrola rozrachunków[1][5]
• Ustalenie jasnych procedur co do terminu podejmowania działań windykacyjnych

Przedawnienie i windykacja należności

Przedawnienie roszczenia następuje zazwyczaj po upływie trzech lat dla roszczeń z działalności gospodarczej lub sześciu lat dla roszczeń cywilnych, liczonych przeważnie do końca roku kalendarzowego, w którym upływa termin płatności[2][3][4]. Po tym okresie kontrahent może zgodnie z prawem uchylić się od zapłaty nawet uzasadnionej należności.

Z tego względu kluczowe jest szybkie podejmowanie działań windykacyjnych. Windykacja obejmuje zarówno czynności polubowne (przypomnienia, monity, negocjacje), jak i formalne (pozew sądowy, egzekucja komornicza)[1][5]. Odkładanie windykacji na później może prowadzić do nieodwracalnych strat finansowych[1][4][5].

Dobre praktyki w kontroli przeterminowanych faktur

Profilaktyka to połączenie stałego wdrażania dobrych praktyk i szkoleń załogi:

• Systematyczne przeglądanie i raportowanie przeterminowanych należności
• Wyznaczanie jasnego planu działań zaraz po przekroczeniu terminu płatności
• Doprecyzowanie w umowie zasad opóźnień i kar umownych
• Dbanie o terminowe wystawianie faktur i unikanie błędów formalnych
• Szkolenie personelu odpowiedzialnego za obsługę płatności i windykację

Stosowanie rabatów za wcześniejszą zapłatę lub przewidywanie kar za opóźnienia mogą skutecznie zmotywować kontrahentów do terminowego regulowania zobowiązań.

Mechanizmy i narzędzia wspierające rozliczenia

Nowoczesne systemy ERP/CRM pozwalają na bieżący monitoring terminów płatności, automatyczne generowanie powiadomień oraz przeprowadzanie analiz historycznych zatorów płatniczych. Dzięki temu unika się opóźnionych reakcji i możliwe jest szybkie wdrożenie działań windykacyjnych[1][5].

Równie ważne są dobrze sformułowane umowy, które pozwalają precyzyjnie określić warunki płatności, konsekwencje nieterminowych rozliczeń oraz procedury windykacyjne.

W przypadku braku zapłaty podatnik zobowiązany jest do korekty podstawy opodatkowania VAT po upływie 90 dni od terminu płatności lub po upływie 60 dni od daty otrzymania faktury, gdy termin na zapłatę był dłuższy niż 90 dni[6]. Takie działania powinny być również zautomatyzowane, by zapobiegać błędom.

Zależności między terminowością a kondycją firmy

Płynność finansowa firmy bezpośrednio zależy od terminowości płatności otrzymywanych od kontrahentów. Nawet krótkotrwałe opóźnienie może zaburzyć wewnętrzny przepływ środków, prowadząc do niemożności regulowania bieżących zobowiązań i utraty wiarygodności biznesowej[1][5].

Nadmierne przeciąganie procesu windykacyjnego wynika często z obawy przed pogorszeniem relacji handlowych. Jednak brak reakcji na opóźnienia skutkuje powstawaniem zatorów płatniczych, których wartość w skali kraju sięga dziesiątek miliardów złotych rocznie. Każde opóźnienie generuje koszt zarówno pośredni (czas pracownika), jak i bezpośredni (opłaty sądowe, windykacyjne).

Podsumowanie

Unikanie problemów z przeterminowanymi płatnościami faktur wymaga konsekwencji w egzekwowaniu i kontrolowaniu terminów płatności, szybkich działań windykacyjnych oraz stosowania nowoczesnych narzędzi monitorujących. Kluczowa jest także świadomość prawnych konsekwencji opóźnień, w tym ryzyka przedawnienia należności, co prowadzi do nieodwracalnej straty dla przedsiębiorstwa. Kompleksowa dbałość o rozliczenia umożliwia ochronę płynności finansowej i minimalizuje ryzyko strat wynikających z nieuregulowanych należności[1][2][3][4][5][6].

Źródła:

1. https://polskabezgotowkowa.pl/dla-firm/akademia-przedsiebiorcy/windykacja-czyli-co-zrobic-gdy-kontrahent-zalega-z-platnoscia/
2. https://pragmago.pl/porada/jak-wykorzystac-przeterminowane-faktury-i-poprawic-plynnosc-finansowa/
3. https://mikroporady.pl/slownik-pojec/naleznosc-przeterminowana
4. https://marcinchowaniec.pl/przedawnienie-faktur-w-2023-r-co-to-oznacza/
5. https://www.fakturaxl.pl/przeterminowana-faktura-jak-do-kiedy-mozna-windykowac-naleznosc
6. https://www.pitax.pl/wiedza/przepisy-i-wskazniki/nowe-zasady-korekty-kosztow-przy-braku-zaplaty-za-towar-lub-usluge/