Jak wystawić fakturę PKP za zakup biletów kolejowych?

Jak wystawić fakturę PKP za zakup biletów kolejowych? To pytanie pojawia się często w kontekście podróży służbowych oraz rozliczeń firmowych. W praktyce bilet PKP może pełnić funkcję faktury VAT, jednak tylko wtedy, gdy spełnia wszystkie wymagania prawne. W niniejszym artykule wyjaśniamy krok po kroku, kiedy bilet spełnia wymogi faktury VAT oraz jak samodzielnie uzyskać fakturę za bilet kolejowy – zarówno elektroniczny, jak i kupiony w sposób tradycyjny.

Podstawowe zasady rozliczania faktury PKP za bilety kolejowe

Rozliczenie zakupu biletu kolejowego w kosztach podatkowych wymaga potwierdzenia, że dokument zawiera wszystkie elementy wymagane przez prawo. Od 1 lipca 2021 roku jednorazowy bilet PKP może być traktowany jak faktura VAT, gdy zawiera: numer i datę wystawienia, dane pasażera (nazwa, imię i nazwisko, ewentualnie NIP), dane przewoźnika (nazwa i NIP), rodzaj usługi, kwoty netto, VAT i brutto. Dzięki tym regulacjom możliwe jest uznanie biletu za fakturę niezależnie od trasy[2][3][4].

Faktura PKP umożliwia następnie odliczenie podatku VAT, o ile bilety są wykorzystywane do działalności gospodarczej[1][2][3]. Kluczowe jest, aby bilet lub faktura odpowiadały wymogom wynikającym z przepisów o podatku VAT oraz rozporządzeń Ministerstwa Finansów[3][4].

Jak uzyskać fakturę PKP za bilet kupiony online?

Dla biletów nabytych przez oficjalny serwis internetowy lub aplikację mobilną PKP Intercity dostępna jest możliwość samodzielnego wystawienia faktury online. Po zakupie użytkownik otrzymuje e-mail z numerem transakcji oraz biletem. Następnie należy:

• Wejść na portal faktura.intercity.pl.
• Wprowadzić numer transakcji oraz adres e-mail użyty przy zakupie.
• Podczas generowania faktury wpisać dane firmy: NIP, nazwę i adres.
• Pobrać gotową fakturę w formacie PDF.

Ten proces jest szybki i nie wymaga kontaktu z kasą ani przesyłania wniosków[1]. Użytkownicy mają pełną kontrolę nad danymi podanymi na fakturze, jeśli zgłoszenie wystawienia dokumentu nastąpi tuż po zakupie biletu elektronicznego[1].

Jak otrzymać fakturę za bilet kupiony tradycyjnie?

Osoby, które nabyły bilety PKP w kasie stacjonarnej lub u konduktora, otrzymają paragon, który co do zasady sam w sobie nie zawsze pełni rolę faktury VAT. W takim wypadku konieczne jest zgłoszenie się po fakturę w terminie do 14 dni od daty zakupu. Są dwie możliwości:

• Zgłoszenie osobiste w dowolnej kasie PKP Intercity – należy przedłożyć paragon oraz dane firmy (NIP, nazwę, adres).
• Wysłanie zgłoszenia listownie lub przez formularz online – należy dołączyć paragon oraz podać wymagane dane firmy[1].

Po pozytywnej weryfikacji zgłoszenia, faktura zostaje wystawiona i przekazana klientowi w preferowanej formie. Niedopełnienie 14-dniowego terminu powoduje niemożność uzyskania faktury VAT za dany bilet[1].

Kiedy bilet PKP zastępuje fakturę VAT?

Zastosowanie uproszczeń podatkowych od 1 lipca 2021 roku pozwoliło, aby jednorazowy bilet kolejowy został uznany za fakturę VAT, jeśli zostaną na nim zawarte: numer i data wydania, imię i nazwisko lub nazwa pasażera, NIP przewoźnika (PKP Intercity S.A.: 526-25-44-737), informacje o usłudze przewozu, wartość podatku i kwota brutto. Brak któregokolwiek z tych elementów wymaga uzyskania standardowej faktury VAT według zasad opisanych wyżej[2][3][4].

Dzięki tym przepisom podróż służbowa rozliczana na podstawie jednorazowego biletu może pozwalać na odliczenie VAT, bez konieczności generowania dodatkowego dokumentu, o ile bilet spełnia wymienione kryteria[2][3][4].

Jak księgować bilet PKP jako koszt firmowy?

Bilet PKP traktowany jako faktura VAT może być zaliczony do kosztów firmowych poprzez standardową księgowość. W systemach księgowych należy wybrać jako rodzaj wydatku przejazd koleją i wpisać wartości netto, VAT oraz brutto wskazane na bilecie lub fakturze[5]. Jeśli dokument nie spełnia wszystkich formalnych wymogów faktury VAT – na przykład brakuje numeru NIP pasażera lub sprzedawcy – rozliczenie biletu następuje jako wydatek bez prawa do odliczenia VAT[5].

Zgodność danych oraz prawidłowe przyporządkowanie kwoty są niezbędne zarówno w przypadku faktury wystawionej elektronicznie, jak i tradycyjnej. Ważne jest, aby do rozliczeń firmowych dołączać pełną dokumentację[5].

Podsumowanie

Uzyskanie faktury PKP za zakup biletu kolejowego możliwe jest zarówno online jak i w sposób tradycyjny, przy czym często sam bilet może pełnić funkcję faktury VAT, jeśli spełnia ustawowe wymogi. Podstawą prawną są aktualne przepisy podatkowe oraz rozporządzenia Ministerstwa Finansów, które jednoznacznie określają, jakie elementy musi zawierać bilet, aby mógł zostać uznany za fakturę VAT. Termin 14 dni od zakupu dotyczy sytuacji, gdy konieczne jest wystawienie odrębnej faktury na podstawie paragonu.

Źródła:

• [1] https://coffeebiznes.pl/pkp-intercity-jak-otrzymac-fakture-za-bilet/
• [2] https://www.fakturaxl.pl/jak-zaksiegowac-bilet-kolejowy-pkp-w-kosztach-firmy
• [3] http://www.podatekvat.pl/artykul,1630,21774,dokument-uprawniajacy-do-odliczenia-vat-z-tytulu-przejazdu.html
• [4] https://kolejowyportal.pl/kiedy-mozna-uznac-bilet-kolejowy-za-fakture-vat/
• [5] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jak-zaksiegowac-bilet-za-przejazd-pkp