Jak wystawić fakturę za zakupy na AliExpress i rozliczyć VAT w firmie?

AliExpress to jedna z najpopularniejszych platform do zakupów zagranicznych, również dla polskich przedsiębiorców. Wystawienie faktury za zakupy na AliExpress oraz prawidłowe rozliczenie VAT w firmie budzi jednak wiele wątpliwości. Już na wstępie należy podkreślić, że brak faktury nie wyklucza możliwości ujęcia wydatku w kosztach firmy, jeżeli dysponujemy inną dokumentacją potwierdzającą zakup, taką jak potwierdzenie płatności czy dokument celny[4][6].

Dokumenty wymagane do rozliczenia zakupu na AliExpress

Aby rozliczyć zakupy na AliExpress w firmie, kluczowe jest skompletowanie odpowiedniej dokumentacji. Najważniejsze dokumenty to faktura lub potwierdzenie zakupu, dokument celny SAD lub PZC oraz potwierdzenie płatności[6]. Z uwagi na fakt, że sprzedawca najczęściej jest podmiotem z tzw. kraju trzeciego, istotne jest, aby szczególnie zadbać o poprawność danych zawartych na dokumentach celnych oraz potwierdzeniach transakcji[1][2]. Organizacja tych dokumentów jest warunkiem skutecznego rozliczenia kosztu i podatku VAT w firmie.

Wystawienie i pozyskanie faktury za zakup na AliExpress

W praktyce przedsiębiorcy często otrzymują jedynie paragon zamiast faktury. Nowe interpretacje podatkowe wskazują, że nie jest to przeszkodą dla poniesienia kosztu podatkowego pod warunkiem posiadania innych wiarygodnych dowodów zakupu, takich jak potwierdzenie płatności oraz dokument celny[4][6]. W związku z tym brak formalnej faktury z AliExpress nie zamyka drogi do uwzględnienia wydatku w ewidencji kosztów firmy.

Rozliczenie VAT od zakupów na AliExpress

Rozliczenie VAT z tytułu zakupów na AliExpress opiera się głównie na dokumencie celnym SAD lub PZC, który pełni funkcję dokumentu uprawniającego do odliczenia podatku[1][2]. VAT można odliczyć w dacie otrzymania dokumentu celnego, a kwota podatku powinna zostać zaokrąglona do pełnych złotych[1][2]. W praktyce oznacza to, że decydującym momentem będzie niekoniecznie data poniesienia wydatku, lecz data otrzymania dokumentacji celnej.

Księgowanie kosztów zakupów z AliExpress w KPiR

Koszty zakupu wraz z opłatami celnymi ujmuje się w kolumnie 10 KPiR, czyli jako zakup towarów handlowych i materiałów[1][2]. Faktury wystawione w walucie obcej należy przeliczać po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury[1][2]. W przypadku opłat celnych, przedsiębiorca wystawia dowód wewnętrzny, na podstawie którego wpisuje koszt do KPiR[1][2]. To rozwiązanie umożliwia ujęcie pełnej wartości zakupionych towarów oraz wszystkich dodatkowych wydatków związanych z importem.

Istotne zmiany w interpretacji podatkowej przy zakupach zagranicznych

W ostatnich latach nastąpiły znaczące zmiany w podejściu fiskusa do kwestii rozliczania zagranicznych zakupów, w tym wydatków dokumentowanych inaczej niż fakturą. Coraz częściej uznaje się, że koszt uzyskania przychodu można ująć również na podstawie innej dokumentacji, co korzystnie wpływa na rozliczenia przedsiębiorców korzystających z AliExpress[4].

Podsumowanie: Jak prawidłowo rozliczyć VAT i koszty zakupów na AliExpress w firmie

Podsumowując, do rozliczenia kosztów zakupów z AliExpress w firmie niezbędne są: dokument zakupu (faktura lub potwierdzenie), dokument celny oraz potwierdzenie płatności[6]. VAT odlicza się w dacie otrzymania dokumentu celnego, a całość kosztów księguje się w KPiR w odpowiedniej kolumnie, uwzględniając także opłaty celne. Zmiana interpretacji podatkowej umożliwia rozliczanie nawet tych wydatków, które nie są formalnie potwierdzone fakturą, co jest szczególnie ważne przy zakupach na zagranicznych platformach, takich jak AliExpress[4].

Źródła:

• [1] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-rozliczenie-zakupow-z-aliexpress-co-warto-wiedziec
• [2] https://www.fakturaxl.pl/jak-rozliczyc-zakupy-na-aliexpress
• [4] https://akademialtca.pl/blog/faktury-z-chin-czy-moga-byc-kosztem
• [6] https://www.biuro-rachunkowe-bielsko.pl/post/rozliczenie-zakup%C3%B3w-z-aliexpress-wszystko-co-powiniene%C5%9B-wiedzie%C4%87