Jak zaksięgować płatność PayPal w firmowej księgowości?

PayPal to jedna z najpopularniejszych platform płatniczych używanych przez firmy do rozliczania transakcji międzynarodowych. Prawidłowe zaksięgowanie płatności PayPal w firmowej księgowości wymaga znajomości specyficznych zasad ewidencji przychodów, kosztów oraz dokumentowania operacji. Kluczowe jest, że przychód należy zaksięgować w momencie realizacji płatności na konto PayPal, bez pomniejszania o prowizje[2][7]. W poniższym artykule znajdziesz szczegółowe wytyczne pozwalające na poprawne rozliczenie płatności PayPal w księgowości firmy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Czym jest PayPal w kontekście księgowości firmowej?

PayPal stanowi wyłącznie platformę płatniczą, a nie rachunek bankowy. W związku z tym nie ma obowiązku jego rejestracji w CEIDG[6]. Przedsiębiorca otrzymujący zapłatę przez PayPal nie traktuje tej usługi jako dodatkowego konta firmowego, lecz jako osobny kanał obsługi płatności online. Opłaty związane z korzystaniem z PayPal ponosi wyłącznie sprzedawca, podczas gdy kupujący dokonuje płatności bez dodatkowych kosztów[1].

Jedną z kluczowych cech transakcji PayPal są prowizje pobierane przez platformę. Zwykle mogą one wynosić nawet do 5% wartości przekazywanej kwoty, zależnie od kraju pochodzenia oraz charakteru przelewu[1]. Jednak zgodnie z przepisami, usługi świadczone przez PayPal są zwolnione z VAT, co oznacza, że prowizje tej platformy nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług[1][3].

Jak ewidencjonować przychody z PayPal?

Podstawową zasadą jest, że przychód z PayPal ewidencjonuje się w momencie wpływu środków na konto PayPal, niezależnie od tego, kiedy nastąpi przelew z tego konta do banku[2]. Oznacza to, że w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) cała kwota wpłacona przez klienta powinna zostać zaksięgowana w kolumnie 7 (sprzedaż towarów i usług)[3]. Przychód ten obejmuje całą sumę otrzymaną od kontrahenta, bez odliczania prowizji pobieranych przez PayPal[7].

Dla przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem, przychód z PayPal należy ująć w ewidencji przychodów według stawki ryczałtu właściwej dla prowadzonej działalności[3]. W przypadku transakcji w walucie obcej, kwotę przelicza się na złote polskie po kursie NBP z dnia roboczego poprzedzającego wpływ środków na rachunek PayPal[7].

Księgowanie kosztów związanych z prowizjami PayPal

Prowizje pobierane przez PayPal stanowią koszt uzyskania przychodu i powinny być ewidencjonowane w księgach firmy w kolumnie 13 KPiR (pozostałe wydatki)[4]. Wysokość tej prowizji zależy od charakteru transakcji oraz kraju nadania i może wynosić nawet do 5% jej wartości[1].

Podstawą księgowania kosztów są wyciągi z konta PayPal udostępniane w formacie PDF lub wydruki z historii rachunku, które należy starannie przechowywać na wypadek ewentualnej kontroli[1][6]. Prowizje i opłaty związane z obsługą płatności walutowych muszą być odpowiednio przeliczone na złotówki – stosuje się kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego pobranie opłaty[1]. Data księgowania kosztu to dzień faktycznego pobrania prowizji przez PayPal[6].

Dokumentacja transakcji PayPal

W przypadku obsługi płatności przez PayPal, dokumentem księgowym jest wyciąg z konta PayPal, który powinien być drukowany oraz archiwizowany. Taki wyciąg stanowi podstawę do ujęcia zarówno przychodów jak i kosztów w księgowości[1].

Dla transakcji z kontrahentami zagranicznymi często wymagana jest dołączenie dokumentu wewnętrznego opodatkowania, który nie zawsze jest obowiązkowy, ale warto go przygotować w celu prawidłowego udokumentowania rozliczenia podatkowego[3][5]. Do każdego dokumentu wewnętrznego należy załączyć wyciąg PayPal oraz kopie faktur dokumentujących sprzedaż bądź zakup[7].

Księgowanie transakcji w walutach obcych

Przesyłanie środków w walucie obcej przez PayPal wymaga przeliczenia transakcji na PLN po kursie NBP z dnia roboczego poprzedzającego wpływ środków na rachunek PayPal[3][7]. Należy mieć świadomość, że PayPal stosuje własny kurs przewalutowania, który często różni się od oficjalnych kursów bankowych[6].

W związku z powyższym, jeśli kwota przeliczona przez PayPal różni się od wartości wykazanej po kursie NBP, różnicę tę należy zaksięgować jako dodatkowy przychód bądź koszt uzyskania przychodu, w zależności od tego, czy jest na korzyść czy niekorzyść firmy[3].

Metody rozliczania i rekomendacje dla przedsiębiorców

Przedsiębiorcy posiadający płatności przez PayPal mogą stosować metodę memoriałową przy księgowaniu przychodów i kosztów, co oznacza, że zdarzenia gospodarcze ewidencjonuje się w momencie ich powstania, a nie w chwili zapłaty[2]. Prowizje oraz opłaty pobierane przez PayPal zawsze powinny być ujmowane w kosztach zgodnie z datą ich pobrania[4][6].

Zachowanie kompletnej dokumentacji wyciągów z PayPal, faktur oraz dokumentów wewnętrznych umożliwia pełną kontrolę nad prawidłowością rozliczeń i może stanowić zabezpieczenie podczas ewentualnych czynności kontrolnych ze strony urzędu skarbowego[3].

Podsumowanie

Księgowanie płatności PayPal w firmowej księgowości opiera się na kilku podstawowych zasadach: przychód księguje się w momencie wpływu całości kwoty od klienta bez pomniejszania o prowizje[2][7], prowizje stanowią koszt uzyskania przychodu[4], a wszelkie transakcje w walutach obcych wymagają przeliczeń po kursie NBP oraz ewidencji ewentualnych różnic kursowych[3][7]. Podstawą dokumentowania jest wyciąg z konta PayPal uzupełniany odpowiednimi fakturami i dokumentami wewnętrznymi. Przestrzeganie powyższych wytycznych pozwoli na prawidłowe i bezpieczne rozliczenie firmowych transakcji PayPal.

Źródła:

1. https://www.infakt.pl/blog/koszty-paypala-firmie-rozliczac/
2. https://rachmat.pl/jak-rozliczac-platnosci-paypal-przewodnik-dla-przedsiebiorcow-i-uzytkownikow/
3. https://www.fakturaxl.pl/paypal-jak-ksiegowac-przychody-koszty
4. https://www.fakturowo.pl/blog/jak-rozliczac-platnosci-paypal-i-inne-systemy-platnicze
5. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-oplaty-prowizyjne-od-uslug-paypal
6. https://mamstartup.pl/jak-rozliczac-koszty-paypala-w-firmie/
7. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-paypal