Jak zaksięgować pożyczkę od kontrahenta w firmowej księgowości?

Pożyczka od kontrahenta to zobowiązanie finansowe, które firma zaciąga u innego przedsiębiorcy, z którym współpracuje. Prawidłowe zaksięgowanie tej operacji jest kluczowe dla przejrzystości finansów firmy, poprawności rozliczeń podatkowych i zgodności z przepisami rachunkowości. Odpowiedź na pytanie „Jak zaksięgować pożyczkę od kontrahenta w firmowej księgowości?” można przedstawić już na wstępie – tego rodzaju zobowiązanie ujmuje się na koncie 24 „Pozostałe rozrachunki” w analityce kontrahenta oraz wykazuje według wartości nominalnej na dzień jej powstania [3][5]. Szczegóły ewidencji zależą od terminu spłaty i niezbędnych obowiązków podatkowych.

Charakterystyka pożyczki od kontrahenta

Pożyczka od kontrahenta to transakcja finansowa, w ramach której przedsiębiorstwo otrzymuje środki pieniężne od innego podmiotu gospodarczego, traktowanego jako kontrahent [3][5]. Taka pożyczka stanowi jednoznacznie zobowiązanie firmy – po stronie przyjmującego środki – i powinna znaleźć odzwierciedlenie w księgach rachunkowych na odpowiednich kontach [1][3].

Firma ma obowiązek zaksięgować pożyczkę zgodnie z jej wartością nominalną na dzień powstania, a miejscem ewidencji dla najczęstszych przypadków jest konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, w analityce szczegółowo oznaczone jako „pożyczka od kontrahenta” [3][5]. Zasadniczo, pożyczki dzieli się na krótkoterminowe (spłata do 12 miesięcy) i długoterminowe (spłata powyżej 12 miesięcy), co wyznacza również wybór kont księgowych [4].

Proces księgowania pożyczki: krok po kroku

Prawidłowe zaksięgowanie pożyczki od kontrahenta obejmuje kilka kluczowych etapów:

Ujęcie pożyczki w księgach następuje w momencie faktycznego otrzymania środków pieniężnych – kwota wpływu zostaje zaksięgowana na:

• winien (Wn) konta 13-0 „Rachunek bieżący”
• ma (Ma) konta 24 „Pozostałe rozrachunki” (pożyczka od kontrahenta)

Ta operacja wyraża powstanie zobowiązania. Spłata pożyczki skutkuje zapisem odwrotnym, czyli zmniejszeniem salda konta 24 przez obciążenie jego winna i przeciwstawne ujęcie na koncie 13-0 po stronie „ma” [3][5].

W przypadku transakcji z zagranicznym kontrahentem, zwłaszcza z krajów UE, mogą pojawić się dodatkowe obowiązki dotyczące podatków oraz rozliczeń importu usług [7].

Kluczowe kwestie ewidencyjne i podatkowe

Podstawowe aspekty ewidencji obejmują rozróżnienie, czy pożyczka ma charakter krótko- czy długoterminowy. Pożyczki krótkoterminowe księguje się na koncie 24, natomiast długoterminowe – w zależności od polityki rachunkowości i potrzeb analitycznych – mogą być ujęte także na kontach 14 lub 03, gdy są traktowane jako aktywa finansowe [4].

Ważny jest termin spłaty – to on rozstrzyga o klasyfikacji pożyczki i jej miejscu w bilansie [4]. Każda pożyczka, niezależnie od terminu spłaty, powinna być szczegółowo udokumentowana (m.in. umową pożyczki) i wyceniana na dzień bilansowy według wartości nominalnej lub – w przypadkach uzasadnionych przepisami – wartości godziwej [1][4].

Kolejnym istotnym elementem jest ewidencja odsetek, jeśli występują – u pożyczkodawcy stanowią one przychody finansowe wykazywane na koncie 750 „Przychody finansowe” [2].

Warto podkreślić, że otrzymanie pożyczki od kontrahenta wiąże się czasem z obowiązkiem podatkowym PCC (podatek od czynności cywilnoprawnych) w wysokości 0,5% wartości pożyczki, jeśli umowa zawierana jest okazjonalnie, a pożyczkodawca nie zajmuje się działalnością finansową [6]. Dodatkowo, usługi finansowe powiązane z pożyczkami standardowo korzystają ze zwolnienia z podatku VAT [8].

Wymogi dokumentacyjne i ewidencja analityczna

Każda pożyczka udzielona przez kontrahenta powinna być dokumentowana umową, w której określa się strony, przedmiot, kwotę, termin spłaty i warunki naliczania odsetek. Wyodrębnienie pożyczki w ewidencji analitycznej jest niezbędne dla zachowania przejrzystości finansów i udokumentowania powiązań z konkretnym kontrahentem [3][5].

Zaleca się prowadzenie analityki na koncie 24 nie tylko według kontrahentów, ale również według szczególnych rodzajów transakcji, ponieważ ułatwia to sporządzenie sprawozdań finansowych i kontrolę terminów spłat [1][2].

Podsumowanie

Prawidłowe ujęcie pożyczki od kontrahenta w księgowości polega na zaksięgowaniu jej na koncie 24 „Pozostałe rozrachunki” w analityce dedykowanej pożyczkodawcy już w dniu otrzymania środków. Kluczowe jest określenie, czy pożyczka jest krótkoterminowa, czy długoterminowa, ponieważ wpływa to na klasyfikację bilansową. Wszelkie odsetki związane z pożyczką rozlicza się osobno jako przychody finansowe po stronie pożyczkodawcy. Ważnym aspektem jest realizacja obowiązków podatkowych, w tym podatku PCC, oraz prowadzenie kompletnej dokumentacji umów i rozliczeń. Dzięki skrupulatnej ewidencji i prawidłowemu zaksięgowaniu, firma zachowuje pełną transparentność finansową i zgodność z wymaganiami prawa rachunkowego [1][2][3][4][5][6][7][8].

Źródła:

1. http://www.vademecumksiegowego.pl/artykul_narzedziowa,1267,0,21250,pozyczka-udzielona-kontrahentowi.html
2. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ewidencja-pozyczki-i-odsetek-w-ksiegach-pozyczkodawcy
3. http://www.poradnikksiegowego.pl/artykul,182,18872,otrzymane-pozyczki-w-ewidencji-ksiegowej.html
4. http://www.plankont.pl/artykul,2110,20683,konta-sluzace-do-ewidencji-pozyczki-oraz-zasady-jej-wyceny.html
5. http://www.vademecumksiegowego.pl/artykul_narzedziowa,1130,0,18836,ujecie-w-ksiegach-pozyczki-otrzymanej-od-udzialowca.html
6. https://g.infor.pl/p/_files/37315000/1-podatkowe-aspekty-udzielania-i-splacania-pozyczek-i-kredytow-37314829.pdf
7. https://ksiegowego.pl/artykul/pozyczka-od-kontrahenta-zagranicznego-z-kraju-unijnego-a-rozliczenie-importu-uslug
8. https://www.mddp-outsourcing.pl/rozliczenie-podatku-vat-od-pozyczki-udzielonej-lub-otrzymanej/