Jak zaksięgować wynagrodzenie przy zwolnieniu z ZUS?

Jak zaksięgować wynagrodzenie przy zwolnieniu z ZUS? W przypadku zwolnienia ze składek ZUS wynagrodzenia należy ująć w księgach rachunkowych według zasad wynikających z obowiązujących przepisów oraz wytycznych ZUS. Kluczowe jest, że nawet w okresie zwolnienia generuje się i przekazuje deklarację ZUS DRA, co jest warunkiem formalnego zwolnienia ze składek [1]. Poniżej znajdziesz szczegółowe i użyteczne informacje dotyczące prawidłowego księgowania wynagrodzeń w takiej sytuacji.

Konieczność rozliczania deklaracji ZUS DRA

Składaj deklaracje ZUS DRA również w okresie zwolnienia. Zwolnienie ze składek ZUS oznacza ulgę, jednak nie zwalnia z comiesięcznego generowania oraz przekazywania deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA [1]. To właśnie ta deklaracja stanowi potwierdzenie prawidłowego zadeklarowania wynagrodzeń oraz podstaw do zwolnienia ze składek ZUS.

Brak przekazania deklaracji ZUS DRA skutkuje brakiem zastosowania zwolnienia, zatem jest to czynność obligatoryjna [1].

Księgowanie wynagrodzenia brutto w kosztach

Wynagrodzenia pracowników ujmuje się w księgach w kwocie brutto, obejmującej składki ZUS społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy (PIT) [1]. Cała kwota brutto stanowi koszt operacyjny firmy, zgodnie z zasadą memoriałową ewidencjonowania kosztów, co oznacza, że wykazuje się je w okresie, którego dotyczą, niezależnie od faktycznego terminu zapłaty [2].

Nie uwzględnia się kontrahenta przy tym księgowaniu. W opisie dokumentu wskazuje się numer listy płac lub rachunku oraz np. „księgowanie wynagrodzenia za MM/RRRR” [1].

Ujęcie w KPiR w przypadku zwolnienia z ZUS

W przypadku pełnego zwolnienia ze składek w Kolumnie 12 KPiR „wynagrodzenia w gotówce i naturze” wpisuje się wartość netto wynagrodzenia powiększoną o zaliczkę na PIT [1]. Składki ZUS, które w danym miesiącu nie są opłacane, nie zwiększają kosztów uzyskania przychodu.

Mechanizm ten dotyczy również umów cywilnoprawnych. Dla tych umów data faktycznej wypłaty stanowi podstawę wpisu do KPiR [1].

Data księgowania wynagrodzenia – kluczowy termin

Data księgowania wynagrodzenia zależy od rzeczywistego terminu jego wypłaty:

• Wypłata do 10. dnia kolejnego miesiąca – jako datę księgowania należy przyjąć ostatni dzień miesiąca, za który wynagrodzenie przysługuje (np. za marzec – 31.03) [1].
• Wypłata po 10. dniu miesiąca następnego – księgujemy na dzień rzeczywistej wypłaty [1].

Wszystko to pozostaje w zgodzie z zasadą memoriałową, która nakazuje wykazywać koszty w okresie, którego one rzeczywiście dotyczą, niezależnie od terminu zapłaty [2].

Zapisy księgowe wynagrodzeń i składek ZUS

W systemie księgowym wynagrodzenie pracownika ewidencjonuje się z wykorzystaniem następujących kont księgowych:

• Wn 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” – ewidencja kwoty brutto wynagrodzenia [2].
• Ma 22 „Rozrachunki publicznoprawne” – analityka ZUS, księgowana nawet w przypadku zwolnienia, jako element deklaracyjny [1][2].

Składki finansowane przez pracodawcę, nawet jeśli są objęte zwolnieniem, podlegają ewidencji na koncie rozrachunków z ZUS, aby urealnić deklarację rozliczeniową ZUS DRA [1].

Techniczne aspekty księgowania wynagrodzeń przy zwolnieniu z ZUS

Proces księgowy w praktyce zaczyna się od wygenerowania zbiorczej listy płac w module Kadry (podmoduł LISTY PŁAC – ZBIORCZE, opcja MODYFIKUJ), a następnie deklaracji ZUS DRA za wskazany okres [1]. Na tej podstawie dokonuje się zapisów księgowych zgodnie z powyższymi regułami.

Ważne jest uzupełnienie odpowiednich pól opisowych – brak kontrahenta, numer listy płac oraz precyzyjna data księgowania uzależniona od terminu wypłaty [1][2].

Najważniejsze zasady – podsumowanie

• Przy zwolnieniu ze składek ZUS zawsze składaj deklaracje ZUS DRA oraz sporządzaj odpowiednie zapisy w księgach [1].
• Wynagrodzenie ujmuj w kosztach w kwocie brutto, ewidencjonowane na kontach rozrachunkowych wynagrodzeń i ZUS [1][2].
• Do KPiR wpisujesz wartość netto plus zaliczkę na PIT, pomijając nieopłacone składki ZUS [1].
• Koszty ujmuj memoriałowo, a datę wpisu uzależnij od terminu wypłaty [1][2].

Źródła:

1. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ksiegowanie-zwolnienia-ze-skladek-zus-warto-wiedziec
2. http://www.vademecumksiegowego.pl/artykul_narzedziowa,945,0,15502,ewidencja-ksiegowa-wynagrodzen-i-skladek-zus.html