Faktura bez VAT to dokument sprzedaży wystawiany przez przedsiębiorców zwolnionych z obowiązku naliczania podatku VAT. Prawidłowe ustalenie, kiedy wystawić taką fakturę oraz zrozumienie wynikających z tego konsekwencji jest kluczowe dla każdej osoby prowadzącej działalność gospodarczą. W artykule wyjaśniamy, w jakich sytuacjach można wystawić fakturę bez VAT, jakie są tego skutki prawne i księgowe oraz jakie elementy musi zawierać taki dokument.
Kiedy można wystawić fakturę bez VAT?
Prawo do wystawienia faktury bez VAT przysługuje przedsiębiorcom, którzy korzystają ze zwolnienia z podatku VAT. Zwolnienie to może mieć charakter podmiotowy (np. w przypadku obrotu do 200 tys. zł rocznie) lub przedmiotowy (ze względu na określony rodzaj działalności) [4][5]. Możliwość ta dotyczy także wybranych specyficznych sytuacji, takich jak eksport towarów, świadczenie usług dla podmiotów zagranicznych czy rozliczanie w ramach mechanizmu odwrotnego obciążenia [3][4][6].
Faktura bez VAT może być wystawiona również przez czynnych podatników VAT, jeśli transakcja nie podlega opodatkowaniu VAT (np. eksport, odwrotne obciążenie) [4]. W większości przypadków przedsiębiorca zwolniony z VAT nie ma obowiązku wystawiania faktury, lecz jeśli nabywca zgłosi takie żądanie – faktura musi zostać wystawiona [3][7].
Wymagane elementy faktury bez VAT
Faktura bez VAT różni się od faktury VAT brakiem stawki i kwoty podatku VAT. Podstawowe dane, które musi zawierać, to: data i numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, nazwa towaru lub usługi, ilość, miara, cena jednostkowa oraz wartość całkowita. Kwota netto jest równa kwocie brutto, ponieważ podatek nie jest naliczany [1][5].
W przypadku zwolnienia przedmiotowego konieczne jest zamieszczenie podstawy prawnej zwolnienia na fakturze. Dla zwolnienia podmiotowego nie jest to wymagane [1]. Dodatkowo, w opisie można użyć skrótów: „zw.” dla zwolnienia podmiotowego lub „np.” dla usług niepodlegających opodatkowaniu VAT [1].
Proces wystawiania faktury bez VAT
Przedsiębiorca chcący wystawić fakturę bez VAT powinien najpierw ustalić, czy przysługuje mu zwolnienie podmiotowe (obrót do 200 tys. zł rocznie) lub zwolnienie przedmiotowe (ze względu na profil działalności) [4][5]. Po potwierdzeniu prawa do zwolnienia, fakturę można wystawić przede wszystkim na żądanie nabywcy, zwłaszcza w przypadku świadczenia usług [3][7].
Nabywca ma czas do trzech miesięcy od daty wykonania usługi, dostawy towaru lub otrzymania zapłaty na złożenie żądania wystawienia faktury bez VAT [3].
W przypadku, kiedy klient nie zażąda faktury, transakcję można udokumentować rachunkiem [7].
Konsekwencje wystawienia faktury bez VAT
Główną konsekwencją jest brak obowiązku naliczania i odprowadzania podatku VAT przez sprzedawcę. Oznacza to, że całkowita wartość transakcji jest równa wartości netto [1][5]. Nabywca nie ma prawa do odliczenia VAT, ponieważ faktura nie dokumentuje podatku należnego [4][6].
Dla przedsiębiorcy oznacza to uproszczenie rozliczeń z urzędem skarbowym i brak obowiązku przekazywania podatku VAT do fiskusa. Dla nabywcy brak możliwości odliczenia podatku może wpływać na kosztowność zakupu [4][6].
Faktura bez VAT pozostaje pełnoprawnym dokumentem księgowym, który może być wykorzystywany do ewidencji przychodów, jednak wymaga prawidłowego oznaczenia oraz umieszczenia wszystkich wymaganych danych [1][5].
Specjalne przypadki wystawiania faktury bez VAT
W określonych sytuacjach nawet czynni podatnicy VAT mogą wystawiać faktury bez VAT, na przykład w przypadku transakcji niepodlegających opodatkowaniu, eksportu towarów czy mechanizmu odwrotnego obciążenia [4][7]. W takich przypadkach na dokumencie również brak jest stawki i kwoty VAT.
Szczególną uwagę należy zwrócić na prawidłowe oznaczenie podstawy prawnej zwolnienia lub braku opodatkowania. Jest to wymagane zwłaszcza przy zwolnieniu przedmiotowym oraz przy transakcjach zagranicznych [1].
Faktura bez VAT w praktyce księgowej
Faktura bez VAT zachowuje taką samą wartość dowodową i księgową jak standardowa faktura VAT, pod warunkiem, że zawiera wszystkie wymagane elementy oraz odpowiednie oznaczenie („zw.” lub „np.”). Dokument ten stanowi podstawę do ujęcia przychodu w ewidencji podatkowej przedsiębiorcy [1][4][6].
Prawidłowa archiwizacja faktur bez VAT ma znaczenie dla rozliczeń podatkowych i kontroli urzędowych. Należy również pamiętać, że wszelkie błędy w oznaczeniach mogą skutkować konsekwencjami podatkowymi w razie kontroli [1][5].
Podsumowanie
Wystawienie faktury bez VAT jest dopuszczalne dla przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego, a także w specyficznych sytuacjach wymienionych w przepisach. Dokument ten różni się od typowej faktury VAT brakiem stawki podatku, co powoduje, że cena netto i brutto są równe. Decyzja o wystawieniu takiej faktury wiąże się z konsekwencjami – sprzedawca nie odprowadza podatku VAT, a nabywca nie ma prawa do jego odliczenia. Dla prawidłowości dokumentacji należy zachować odpowiednie oznaczenia i kompletność danych na fakturze.
Źródła:
- [1] https://www.infakt.pl/blog/faktura-bez-vat-co-zawiera-kto-moze-ja-wystawic/
- [3] https://kadromierz.pl/blog/faktura-bez-vat-wzory/
- [4] https://seo-www.pl/blog/faktura-bez-vat-co-to-jest-i-kiedy-ja-wystawic-kompletny-przewodnik/
- [5] https://biurospolki.pl/blog/faktura-bez-vat-kto-gdzie-kiedy/
- [6] https://podatkomat.pl/faktura-bez-vat-czym-jest-i-jak-ja-wystawic
- [7] https://symfonia.pl/blog/finanse-i-ksiegowosc/finanse-na-co-dzien/faktura-bez-vat-co-to-jest-i-kto-moze-ja-wystawic/
KontrolaVATwFirmie.pl to portal dla polskich przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić biznes zgodnie z prawem bez zbędnego stresu. Publikujemy praktyczne treści o VAT-ie, księgowości, kadrach, płacach i prawie gospodarczym – sprawdzone przez ekspertów, napisane językiem zrozumiałym dla każdego.