Leasing operacyjny jest jedną z najczęściej wybieranych form finansowania środków trwałych przez przedsiębiorców. Już w pierwszych zdaniach warto podkreślić, że w przypadku tej umowy kluczową zasadą księgowania w firmie jest ujmowanie wszystkich ponoszonych rat leasingowych oraz opłaty wstępnej bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu, bez konieczności wprowadzania przedmiotu leasingu do własnych środków trwałych i bez dokonywania odpisów amortyzacyjnych[2][4][9].
Czym jest leasing operacyjny?
Leasing operacyjny, nazywany także operating leasing, to typ umowy, w której leasingodawca przekazuje prawo do użytkowania danego przedmiotu na czas oznaczony, zawsze krótszy niż okres gospodarczej używalności tego przedmiotu[1][2][5][7]. Najistotniejsze cechy tej formy finansowania to fakt, że to leasingodawca pozostaje właścicielem oraz podmiotem amortyzującym przedmiot, ponoszącym również większość kosztów eksploatacyjnych, takich jak ubezpieczenie, podatki czy serwisowanie[2][3][4][5][6][8][9].
Leasing operacyjny różni się od leasingu finansowego brakiem przeniesienia praw własności na leasingobiorcę po zakończeniu umowy oraz specyficznym sposobem rozliczania podatkowego i księgowania opłat za leasing[3][5][8][10].
Księgowanie leasingu operacyjnego w firmie
Najważniejszą informacją dotyczącą księgowania leasingu operacyjnego jest to, że wszelkie opłaty wynikające z umowy, w tym raty miesięczne oraz opłata wstępna, traktowane są u leasingobiorcy jako koszty uzyskania przychodu[2][4][9]. Przedmiot leasingu nie pojawia się w ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa – nie jest więc przez leasingobiorcę amortyzowany[4][8][9].
W praktyce w księgach rachunkowych leasingobiorcy ujmuje się każdą ratę netto oraz opłatę wstępną na odpowiednim koncie kosztowym, najczęściej jako „Koszty usług obcych”[4][9]. Do każdej raty doliczany jest VAT, podatnik prowadzący działalność gospodarczą ma możliwość jego odliczenia[4][9].
Całość procesu sprowadza się do prostego schematu: zawarcie umowy leasingowej, uiszczenie opłaty inicjalnej, następnie regularne opłacanie miesięcznych rat, a każda z tych operacji jest księgowana wyłącznie na podstawie kosztów usług obcych i odliczanego VAT[4][8][9].
Podstawowe warunki umowy i obowiązki stron
Umowa leasingu operacyjnego musi określać czas użytkowania przedmiotu oraz sumę opłat netto, która nie może być niższa niż wartość początkowa lub rynkowa leasingowanego składnika majątku[4][9]. Właścicielem przedmiotu przez cały okres jest leasingodawca – amortyzacja dokonywana jest wyłącznie przez niego zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego[2][4][8][9].
Leasingobiorca nie ponosi ekonomicznego ryzyka związanego z wartością przedmiotu ani konieczności jego serwisowania czy opłacania ubezpieczenia – za te elementy zazwyczaj odpowiada leasingodawca[2][3][4][5][6][8][9]. Często już w umowie wymaga się, by przeglądy techniczne lub naprawy były wykonywane u wskazanego dostawcy[1][2][7].
Specyfika rozliczania i proces księgowy
W rozliczeniach podatkowych leasing operacyjny pozwala na ujęcie całej raty leasingowej oraz ewentualnych innych opłat (np. ubezpieczenie jeśli jest refakturowane), jako pełnoprawnych kosztów uzyskania przychodu w danym okresie rozliczeniowym[2][4][9].
Z perspektywy rachunkowości nie trzeba prowadzić dodatkowych ewidencji środków trwałych ani dokonywać odpisów amortyzacyjnych – koszty dotyczą wyłącznie rat leasingowych i opłat początkowych, a VAT od tych kosztów jest uwzględniany w rejestrze zakupów VAT jako kwota podlegająca odliczeniu[4][9].
Proces rozliczania sprowadza się więc do cyklicznego księgowania faktur od leasingodawcy w części netto do kosztów, VAT do odliczenia – bez wykazywania leasingowanego przedmiotu na kontach środków trwałych[4][9].
Różnice wobec leasingu finansowego
W przeciwieństwie do leasingu finansowego, w którym po zakończeniu umowy występuje możliwość przejęcia własności przedmiotu oraz obowiązek jego amortyzowania przez leasingobiorcę, leasing operacyjny traktowany jest pod względem podatkowym i rachunkowym jak usługa najmu[3][5][8][10]. Leasingobiorca nigdy nie amortyzuje środków trwałych wynikających z tego typu kontraktu, ograniczając formalności i upraszczając rozliczenia księgowe[4][8][9].
Kluczowe parametry różnicują także okres trwania umowy – w leasingu operacyjnym jest on wyraźnie krótszy niż faktyczny okres ekonomicznego zużycia przedmiotu, podczas gdy leasing finansowy wiąże się z dłuższym okresem bliskim pełnej żywotności leasingowanego składnika majątku[8].
Kto odpowiada za majątek i ryzyko?
W leasingu operacyjnym to leasingodawca przez cały czas ponosi większość ryzyka związanego z użytkowaniem majątku – obejmuje to serwis, naprawy usterki, a także ubezpieczenie przedmiotu[2][3][4][5][6][8][9]. Leasingobiorca ma do dyspozycji pełnię funkcji użytkowych rzeczy, natomiast wszelkie odpisy amortyzacyjne i ryzyka wartości pozostają po stronie leasingodawcy[2][4][8][9].
Ponadto po wygaśnięciu umowy przedmiot leasingu zwykle wraca do leasingodawcy, a leasingobiorca może ewentualnie zawrzeć nową umowę lub korzystać z oferty wymiany sprzętu czy pojazdu na nowszy model[3][4][5].
Najczęstsze przedmioty leasingu operacyjnego
Leasing operacyjny jest powszechnie wykorzystywany do finansowania samochodów osobowych i ciężarowych, specjalistycznych maszyn, linii produkcyjnych i urządzeń wykorzystywanych w działalności gospodarczej[3][5]. Usługa ta adresowana jest zarówno do małych firm, jak i dużych przedsiębiorstw, które cenią sobie możliwość korzystania z niezbędnych środków trwałych bez konieczności ich nabywania na własność.
Podsumowanie
Leasing operacyjny jest rozwiązaniem, które w znaczny sposób upraszcza proces ewidencji i księgowania kosztów w firmie. Pozwala na szybkie rozliczanie rat leasingowych jako kosztów uzyskania przychodów i uniknięcie złożonych procedur amortyzacji środków trwałych. Kluczowe znaczenie ma tutaj poprawne księgowanie wyłącznie rat netto oraz opłaty wstępnej jako kosztów, z możliwością regularnego odliczania VAT, bez ujmowania leasingowanego majątku w majątku własnym przedsiębiorstwa[2][4][8][9].
Źródła:
- [1] https://expander.pl/slownik/leasing-operacyjny/
- [2] https://pl.wikipedia.org/wiki/Leasing_operacyjny
- [3] https://www.uniqa.pl/porady-komunikacja/leasing-operacyjny-czym-jest-co-go-wyroznia/
- [4] https://www.santanderconsumer.pl/blog/podstawy-finansow/leasing-operacyjny-na-czym-polega-i-jakie-sa-jego-atuty
- [5] https://automarket.pl/blog/leasing-samochodu/leasing-operacyjny-a-leasing-finansowy-roznice
- [6] https://star-fleet.pl/leasing-operacyjny-na-czym-polega-i-jakie-przynosi-korzysci-podatkowe-firmie/
- [7] https://stat.gov.pl/metainformacje/slownik-pojec/pojecia-stosowane-w-statystyce-publicznej/1617,pojecie.html
- [8] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-leasing-operacyjny-a-leasing-finansowy-podstawowe-roznice
- [9] https://sklep.infor.pl/artykul-opodatkowanie-stron-umowy-leasingu-definicja-leasingu-co-mowi-przepis-art-23a-ustawy-o-pit
- [10] https://mleasing.pl/blog/leasing-operacyjny-a-finansowy/
KontrolaVATwFirmie.pl to portal dla polskich przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić biznes zgodnie z prawem bez zbędnego stresu. Publikujemy praktyczne treści o VAT-ie, księgowości, kadrach, płacach i prawie gospodarczym – sprawdzone przez ekspertów, napisane językiem zrozumiałym dla każdego.