Vat refund co to jest i kto może z niego skorzystać?

VAT refund to procedura umożliwiająca polskim przedsiębiorcom odzyskanie podatku VAT zapłaconego przy zakupach w innych krajach Unii Europejskiej. Dzięki mechanizmowi VAT-REF polscy podatnicy VAT mogą ubiegać się o zwrot tego podatku, gdyż nie mają możliwości jego odliczenia na terenie Polski^[1][3][6]. Poniżej szczegółowo wyjaśniamy, co to jest VAT refund, kto może z niego skorzystać oraz jakie są wymagania i terminy dotyczące procedury.

Na czym polega VAT refund?

VAT refund, określany jako procedura VAT-REF, pozwala na odzyskanie podatku VAT zapłaconego od towarów i usług nabytych przez polskiego przedsiębiorcę w innym kraju Unii Europejskiej^[1][3]. Formularz VAT-REF składany jest wyłącznie elektronicznie poprzez system e-Deklaracje, co umożliwia szybkie i efektywne przekazanie żądania zwrotu do właściwych urzędów skarbowych w krajach członkowskich UE^[5].

Od 1 kwietnia 2025 roku obowiązuje nowa, szósta wersja formularza VAT-REF, dostosowana do potrzeb polskich podatników UE^[1]. Procedura dotyczy wyłącznie zakupów związanych z działalnością gospodarczą oraz rozliczanych przez czynnych podatników VAT^[1][3]. Warunkiem jest brak siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności poza Polską^[1].

Kto może skorzystać z VAT refund?

Do złożenia wniosku VAT-REF uprawnieni są:

• Czynni podatnicy VAT będący polskimi przedsiębiorcami^[1]
• Podatnicy, którzy nie mają siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności, stałego miejsca zamieszkania ani zwykłego miejsca pobytu poza Polską^[1]
• Przedsiębiorcy dokonujący zakupów towarów i usług w krajach UE, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą^[3]

Nieuprawnione do procedury są podmioty posiadające miejsce prowadzenia działalności poza Polską lub niezarejestrowane jako czynni podatnicy VAT^[1].

Jakie są wymagania i limity przy VAT-REF?

Prawidłowość ubiegania się o VAT refund zależy od spełnienia kilku kluczowych warunków. Wszystkie zakupy muszą być udokumentowane fakturami lub dokumentami importowymi, przy czym dla transakcji o wyższej wartości wymagane jest dołączenie kopii tych dokumentów^[3].

Minimalna kwota zwrotu zależy od okresu rozliczeniowego:

• 400 euro dla wniosków obejmujących okres krótszy niż rok, ale nie krótszy niż trzy miesiące^[1][6]
• 50 euro dla wniosków za okres przekraczający rok kalendarzowy^[1]

Wniosek VAT-REF można składać raz na rok lub za okresy kwartalne, jeśli spełnione są wskazane limity^[1].

Terminy składania i zwrotu podatku VAT

Wniosek VAT-REF należy złożyć do 30 września roku następującego po tym, w którym dokonano zagranicznych zakupów objętych wnioskiem^[8]. Niedotrzymanie tego terminu skutkuje utratą prawa do zwrotu za dany okres rozliczeniowy.

Terminy zwrotu VAT prezentują się następująco:

• 40 dni – podstawowy termin realizacji zwrotu dla okresów rozliczeniowych przypadających od 1 lutego 2026 roku^[4]
• 25 dni – skrócony termin w przypadku spełnienia określonych warunków formalnych^[2]
• 180 dni – wydłużony termin dla podatników wykazujących wyłącznie zakupy bez sprzedaży opodatkowanej w Polsce, którzy nie dokonali czynności wymienionej w art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT^[4][7]

Zwrot VAT przekazywany jest na rachunek bankowy wskazany przez przedsiębiorcę w dokumentacji rejestracyjnej spółki^[2].

Etapy procesu VAT-REF

Procedura ubiegania się o zwrot VAT obejmuje następujące kroki:

1. Sporządzenie i zebranie niezbędnej dokumentacji – faktur i dokumentów celnych dotyczących zakupów w UE^[3]
2. Wypełnienie elektronicznego formularza VAT-REF i określenie szczegółów zakupów: rodzaj towarów/usług, ceny, kraj zakupu^[5]
3. Złożenie wniosku przez system e-Deklaracje do naczelnika właściwego urzędu skarbowego w Polsce^[1][3]
4. Automatyczne przekazanie wniosku do międzynarodowego systemu VAT-REFUND oraz do urzędu skarbowego w kraju zakupu^[5]
5. Decyzja właściwego urzędu zagranicznego, ewentualna konieczność uzupełnienia dokumentacji, zatwierdzenie i przekazanie informacji zwrotnej do polskiego systemu VAT Refund^[5]

Po otrzymaniu decyzji o zwrocie, środki transferowane są bezpośrednio na konto bankowe przedsiębiorcy^[2].

Odrzucenie wniosku i odwołanie

W przypadku odrzucenia wniosku przez urząd podatkowy w innym kraju UE podatnik otrzymuje decyzję wraz z uzasadnieniem^[3]. Przedsiębiorca może wtedy skorzystać z procedur odwoławczych właściwych zgodnie z przepisami tego państwa. Polskie organy podatkowe nie uczestniczą w trybie odwołań przeciwko decyzjom zagranicznych urzędów skarbowych^[3].

Znaczenie VAT refund dla przedsiębiorców

Korzystanie z procedury VAT-REF jest jedyną drogą dla polskich podatników do odzyskania należnego zwrotu podatku VAT od transakcji dokonanych w innych krajach Unii Europejskiej^[6]. Proces ten wymaga skrupulatnego prowadzenia dokumentacji oraz terminowego składania wniosków, ale umożliwia istotne ograniczenie kosztów operacyjnych przedsiębiorstw prowadzących działalność międzynarodową.

Źródła:

1. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-co-to-jest-vat-ref-i-jak-uzyskac-zwrot-podatku-z-ue
2. https://dudkowiak.pl/prawo-podatkowe/przewodnik-po-vat/
3. https://www.ifirma.pl/blog/vat-ref-co-to-jest-na-czym-to-polega-kto-i-jak-moze-to-rozliczyc/
4. http://www.podatki.gov.pl/vat/abc-vat/odliczenie-podatku-naliczonego-i-zwrot-podatku
5. https://www.podatnik.info/publikacje/zwrot-nadplaconego-podatku-vat-z-krajow-ue-jak-wypelnic-wniosek-vat-ref,65332a
6. https://www.pit.pl/aktualnosci/odzyskanie-podatku-vat-zaplaconego-w-innym-kraju-ue-1011103
7. https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000007488064,W-jakim-terminie-organ-podatkowy-dokona-zwrotu-VAT-przy-braku-sprzedazy.html
8. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zasady-zwrotu-podatku-naliczonego-w-innym-kraju-podatek-vat