Terminy przechowywania dokumentów

Terminy przechowywania dokumentów na potrzeby podatku VAT

Podatnik ma obowiązek przechowywania wszelkich dokumentów, w szczególności faktur oraz ewidencji prowadzonych dla celów rozliczenia podatku VAT. Co do zasady, dokumenty te należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Do określenia jakie dokumenty, jak długo je przechowywać oraz jakie przewidziane są kary za naruszenie tego obowiązku konieczny jest wgląd w ustawę o VAT, ordynację podatkową oraz kodeks karny skarbowy.

Przyjrzyjmy się zatem temu tematowi.

Przechowywanie faktur

Jako podatnik podatku VAT obowiązany jesteś przede wszystkim do przechowywania wystawionych przez siebie lub w swoim imieniu faktur. Dotyczy to również faktur wystawionych ponownie oraz faktur otrzymanych. Co istotne ustawa narzuca sposób w jaki powinno się je przechowywać.

Konieczne bowiem jest ich przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe. Musisz to robić w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Obowiązek trwa do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, powinieneś przechowywać faktury powinieneś na terytorium kraju w którym prowadzisz działalność. Wydaje się to oczywiste. A co jeśli jednak faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej?

Musisz pilnować, aby były przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego dostęp online, za pomocą środków elektronicznyc. Warto sprawdzić gdzie właściciel licencji programu do wystawiania faktur trzyma swoją bazę danych. 🙂

Faktury do wglądu na już!

Podatnicy mają obowiązek zapewnić organom podatkowy na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

W przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak długo przechowywać faktury?

Tak jak wspomniałem na początku, faktury oraz wszelkie dokumenty związane z rozliczeniami podatku VAT musisz przechowywać aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Termin ten to 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku wynikającego ze zobowiązania podatkowego. (art. 70 § 1 ordynacji podatkowej). Termin ten może jednak ulec przedłużeniu. Bieg terminu przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu:

• od dnia wydania decyzji:

1. a) odraczającej termin płatności podatku lub rozkładającej zapłatę podatku na raty,
2. b) odraczającej lub rozkładającej na raty zapłatę zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę lub odsetki od nieuregulowanych w terminie zaliczek na podatek

– do dnia terminu płatności odroczonego podatku lub zaległości podatkowej, ostatniej raty podatku lub ostatniej raty zaległości podatkowej;

• od dnia wejścia w życie rozporządzenia w sprawie przedłużenia terminu płatności podatku, wydanego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, do dnia upływu przedłużonego terminu.

Jak sam widzisz terminy przechowywania dokumentów wcale nie są takie jasne. 🙂

Przechowuj albo dostaniesz karę

Kodeks karny skarbowy przewiduje sankcje za naruszenie obowiązku przechowywania w/w dokumentów. Za nie prowadzenie ksiąg, których obowiązek ciąży na podatniku jest to kara grzywny w wysokości do 240 stawek dziennych.

Pamiętaj, że za niewystawienie faktury lub rachunki bądź też wystawienie ich w sposób wadliwy możesz zostać ukarany karą grzywny w wysokości do 180 stawek dziennych. Sprawdź na czym polega odpowiedzialność.

Wysokość stawek dziennych ustala sąd biorąc pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe. Stawka dzienna nie może być niższa od jednej trzydziestej części minimalnego wynagrodzenia ani też przekraczać jej czterystukrotności.