Ile lat trzeba przechowywać faktury w firmie? – To jedno z najczęściej pojawiających się pytań wśród przedsiębiorców w Polsce. Kluczowa odpowiedź brzmi: faktury w firmie należy przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku związanego z daną fakturą [1][2][3]. W tym artykule szczegółowo wyjaśniamy, czego dotyczy ten obowiązek, jak prawidłowo przechowywać dokumenty i jakie są najnowsze trendy w tym zakresie.
Obowiązek przechowywania faktur – podstawa prawna
Obowiązek przechowywania faktur wynika bezpośrednio z przepisów polskiego prawa podatkowego. Najważniejsze akty prawne to ustawa o podatku od towarów i usług (VAT), ustawa o rachunkowości oraz Ordynacja podatkowa [1][2][3]. Przedsiębiorca musi posiadać i archiwizować faktury dokumentujące sprzedaż towarów i usług, ponieważ są one podstawą rozliczeń podatkowych oraz kontroli skarbowej [3]. Przepisy jednoznacznie określają długość tego obowiązku oraz zasady, których należy przestrzegać podczas przechowywania dokumentów.
Jaki jest okres przechowywania faktur?
Standardowy okres przechowywania faktur wynosi 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związany z daną fakturą [1][2][3]. Po upływie tego czasu przedsiębiorca może legalnie zniszczyć dokumenty, o ile nie toczy się żadne postępowanie podatkowe lub inne postępowanie wyjaśniające [5][6].
Okres ten, ujednolicony z terminem przedawnienia zobowiązań podatkowych, ma kluczowe znaczenie dla zarządzania firmową dokumentacją i pozwala precyzyjnie określić ramy przechowywania dokumentów księgowych [5][6]. Odstępstwa od tej reguły dotyczą niektórych typów dokumentacji, jak na przykład dokumentacja pracownicza, którą należy przechowywać dłużej.
Forma przechowywania faktur – papier czy elektronika?
Obowiązek przechowywania faktur dotyczy zarówno faktur papierowych, jak i elektronicznych [1][6]. Niezależnie od formy wszystkie dokumenty muszą być dostępne, czytelne, a ich treść nie może być zmieniona podczas całego okresu archiwizacji [1][6]. Przechowywanie elektroniczne wiąże się z koniecznością spełnienia dodatkowych wymogów technicznych, takich jak stosowanie odpowiednich systemów zarządzania dokumentami (DMS), zabezpieczenie dostępu do dokumentów i stosowanie rozwiązań zapewniających trwałość oraz integralność danych.
Popularność cyfrowych systemów księgowych i rozwiązań chmurowych stale rośnie, ponieważ zaawansowane technologie umożliwiają szybki dostęp do dokumentacji i spełnienie wymogów prawnych dotyczących przechowywania [1][6]. W przypadku wyboru formy elektronicznej przedsiębiorca powinien jednak zadbać o pełne bezpieczeństwo przechowywanych danych.
Znaczenie przechowywania faktur dla przedsiębiorcy
Przechowywanie faktur jest niezbędne przede wszystkim dla celów kontroli skarbowej i weryfikacji poprawności rozliczeń podatkowych firmy [3]. W przypadku sporu z organami podatkowymi lub konieczności wyjaśniania rozliczeń, kopie faktur umożliwiają udokumentowanie wszystkich transakcji [3]. Ponadto dokumenty księgowe są podstawą do dochodzenia roszczeń i reklamacji w kontaktach biznesowych.
Brak przechowywanych faktur może skutkować sankcjami finansowymi oraz utrudnieniem w dowodzeniu poprawnego rozliczania się z fiskusem. Obowiązek obejmuje również konieczność posiadania i przechowywania innych dowodów księgowych, takich jak rachunki, ewidencje czy deklaracje podatkowe [4][5].
Czy wszystkie dokumenty muszą być przechowywane tak samo długo?
Chociaż okres przechowywania faktur i większości dokumentów księgowych wynosi 5 lat, są również dokumenty podlegające dłuższym okresom przechowywania. Przykładem jest dokumentacja pracownicza, którą należy archiwizować przez 10 lat od końca roku, w którym zakończył się stosunek pracy [4][5]. Umowy handlowe z kontrahentami i inne dokumenty mogą wymagać przechowywania nawet przez 10 lat od momentu zakończenia obowiązywania umowy [8]. Warto odpowiednio zarządzać dokumentami, aby spełnić wszystkie obowiązki wynikające z przepisów prawa.
Proces i wymogi prawidłowego przechowywania faktur
Proces przechowywania faktur rozpoczyna się od momentu ich wystawienia bądź otrzymania i trwa do końca przewidzianego okresu archiwizacji [1][6]. Przez cały ten czas faktury muszą pozostawać czytelne, dostępne i niezmienione. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien korzystać z bezpiecznych systemów archiwizacji oraz podzielić dokumenty według lat podatkowych, co ułatwi ich wyszukiwanie i udostępnianie podczas kontroli [6]. Mechanizmy zabezpieczające dotyczą przede wszystkim trwałości i integralności danych, zwłaszcza w przypadku dokumentów elektronicznych.
Nieprzestrzeganie tych wymogów, zarówno pod względem czasu archiwizacji, jak i czytelności dokumentów, może prowadzić do nałożenia kar oraz poważnych trudności w razie kontroli skarbowej [1][5].
Trendy w archiwizacji dokumentów firmowych
Rosnące znaczenie przywiązujące do rozwiązań cyfrowych i automatyzacji procesów księgowych wpływa bezpośrednio na sposoby przechowywania dokumentów w firmach [1][6]. Przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z chmurowych systemów zarządzania dokumentami zapewniających trwałość, dostępność oraz integralność nawet dużych wolumenów danych. Upowszechnienie dokumentacji elektronicznej wynika zarówno z wygody obsługi, jak i z rosnących wymogów stawianych przez prawo. Jednoczesne ujednolicenie terminów przedawnień zobowiązań podatkowych na poziomie 5 lat znacząco uprościło zarządzanie archiwizacją faktur i innych dokumentów księgowych [5][6].
Podsumowanie – ile lat przechowywać faktury w firmie?
Faktury w firmie należy przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z dokumentem [1][2][3]. Obowiązek ten obejmuje zarówno faktury papierowe, jak i elektroniczne. Przepisy prawne wymagają, aby dokumenty archiwizować w sposób zapewniający ich trwałość, integralność i pełną dostępność przez cały okres przechowywania. Przedsiębiorcy powinni mieć świadomość odrębnych zasad dotyczących dokumentacji pracowniczej (10 lat) oraz niektórych umów handlowych (również do 10 lat) [4][5][8]. Efektywne zarządzanie dokumentacją księgową stanowi ważny element ochrony firmy i minimalizacji ryzyka podatkowego.
Źródła:
- https://www.ekoakta.pl/baza-wiedzy/jak-dlugo-nalezy-przechowywac-faktury-sprzedazy-towarow-i-uslug-zgodnie-z-przepisami/
- https://vindicat.pl/baza-wiedzy/jak-dlugo-przechowywac-dokumenty-potwierdzajace-wspolprace-z-kontrahentem-oraz-wykonanie-uslugi/
- https://www.fakturowo.pl/blog/jak-dlugo-przechowywac-faktury.pdf
- https://www.big.pl/poradnik-przedsiebiorcy/jak-dlugo-przechowywac-dokumenty-firmowe-i-faktury
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-przechowywanie-dokumentow-firmowych
- https://www.ifirma.pl/blog/jak-dlugo-trzeba-przechowywac-dokumentacje-w-firmie/
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-dokumenty-ktore-musi-przechowywac-przedsiebiorca
- https://www.ironmountain.com/pl-pl/services/secure-shredding/what-to-shred
KontrolaVATwFirmie.pl to portal dla polskich przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić biznes zgodnie z prawem bez zbędnego stresu. Publikujemy praktyczne treści o VAT-ie, księgowości, kadrach, płacach i prawie gospodarczym – sprawdzone przez ekspertów, napisane językiem zrozumiałym dla każdego.