Elektroniczne sprawozdanie finansowe to obowiązek, który każda firma prowadząca księgi rachunkowe w Polsce musi spełnić od 1 października 2018 r. Dokument ten musi być przygotowany, podpisany oraz złożony wyłącznie w formie cyfrowej. Poniżej znajdziesz szczegółowe informacje, jak krok po kroku przeprowadzić proces sporządzenia i wysyłki elektronicznego sprawozdania finansowego dla swojej firmy, zgodnie z najnowszymi przepisami i obowiązującymi standardami.
Najważniejsze zasady i wymogi dotyczące elektronicznego sprawozdania finansowego
Kluczowym wymogiem dotyczącym sprawozdań finansowych w firmach jest obowiązek ich sporządzenia w postaci elektronicznej. Od 1 października 2018 r. każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zobowiązana jest do przygotowania dokumentu wyłącznie w formie cyfrowej i podpisania go elektronicznym podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Nie ma już możliwości przekazania sprawozdania w formie papierowej[2][3].
Podstawą techniczną jest wygenerowanie pliku XML zgodnego ze schematami XSD opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów, właściwymi dla danej kategorii i roku sprawozdawczego. Plik ten musi obejmować wszystkie wymagane części sprawozdania: bilans, rachunek zysków i strat, informacje dodatkowe oraz wszelkie zestawienia charakterystyczne dla danego rodzaju jednostki. Kompletność i poprawność danych zapewniają kontrolę walidacyjną na etapie wysyłki[3][4].
Proces sporządzania i podpisywania sprawozdania finansowego
Tworzenie elektronicznego sprawozdania finansowego rozpoczyna się od zebrania i przygotowania danych w używanym przez firmę systemie księgowym. W dalszym kroku należy wyeksportować dane do formatu XML, dokładnie zgodnie z aktualnym schematem XSD, co zapewnia zgodność strukturalną oraz merytoryczną wymaganych elementów sprawozdania[3][4].
Po skompletowaniu dokumentów, plik XML musi być podpisany elektronicznie przez osoby do tego uprawnione. Z reguły podpisywane jest najpierw przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe, następnie przez kierownika jednostki (lub wszystkich członków zarządu, jeżeli tak określają przepisy). Dozwolone są trzy formy podpisu elektronicznego: kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany (Profil Zaufany) lub podpis osobisty, z których każdy jest prawnie uznany przy składaniu sprawozdań finansowych[2][5].
Proces podpisu musi być wykonany w kolejności przewidzianej przepisami, przy czym systemy większości portali umożliwiają dołączenie wymaganych podpisów cyfrowych przed etapem ostatecznej wysyłki[5][2].
Wysyłka i potwierdzenie złożenia elektronicznego sprawozdania finansowego
Elektroniczne sprawozdanie finansowe podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) wysyłają do Repozytorium Dokumentów Finansowych (eKRS). W tym celu należy zalogować się na odpowiedni portal, załadować podpisany dokument XML oraz ewentualne załączniki do Repozytorium. Jednostki niewpisane do KRS składają e-sprawozdania poprzez system e-Sprawozdania/Krajowej Administracji Skarbowej, wykorzystując narzędzia dostarczane przez Ministerstwo Finansów[1][2][6].
Podczas przesyłania dokumentu systemy portali przeprowadzają automatyczną walidację pliku — weryfikując poprawność schematów, kompletność danych i zgodność ze strukturą logiczną określoną przez schematy XSD. Po pozytywnym przejściu kontroli plik zostaje przyjęty, a użytkownik otrzymuje oficjalne potwierdzenie złożenia dokumentu. Jeśli zostaną wskazane błędy formalne lub walidacyjne, należy poprawić plik, ponownie zebrać podpisy i powtórzyć proces składania sprawozdania[6][9].
Termin na złożenie sprawozdania do KRS wynosi maksymalnie 15 dni od dnia zatwierdzenia przez organ. Dla jednostek niewpisanych do KRS obowiązują odrębne terminy określone ustawą, najczęściej do 30 kwietnia roku następującego po zakończeniu danego roku obrotowego[1][8].
Struktura, format i kompletność pliku XML sprawozdania finansowego
Jednolity plik XML stanowi kompletną postać elektronicznego sprawozdania finansowego. Musi on zawierać następujące części: bilans, rachunek zysków i strat, informację dodatkową, wymagane zestawienia dla danej kategorii jednostki oraz metadane identyfikujące jednostkę, okres sprawozdawczy i wersję schematu XSD wykorzystanego przy eksporcie[3][4].
Wymagane elementy pliku XML oraz metadane muszą być zgodne z oficjalną strukturą udostępnianą na stronach Ministerstwa Finansów. Dodatkowe dokumenty, jak uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania lub rejestr właścicieli, mogą być dołączone jako skany lub pliki pomocnicze, jednak sam dokument sprawozdania musi mieć postać certyfikowanego pliku XML[3][5].
Integracje pomiędzy oprogramowaniem księgowym a systemami ministerialnymi istotnie usprawniają proces sporządzania i składania sprawozdań, zmniejszając ryzyko błędów formalnych[6][4].
Aktualne trendy i kierunki rozwoju e-sprawozdań finansowych
Sektor cyfryzacji dokumentów finansowych wykazuje silną tendencję do centralizacji oraz automatyzacji procesów raportowania. Z roku na rok rośnie liczba rozwiązań pozwalających na szybkie przygotowanie, podpisanie i wysyłkę elektronicznego sprawozdania finansowego za pomocą dedykowanych aplikacji Ministerstwa Finansów, a także integracji z systemami księgowymi oraz repozytoriami KRS[6][1].
Jednolite struktury logiczne w postaci plików XML/XSD umożliwiają coraz szerszy zakres automatycznej analizy i przetwarzania danych przez instytucje publiczne. Portale rejestracyjne stale rozwijają swoje funkcje walidacyjne, weryfikując poprawność techniczną już na etapie przesyłania, przez co proces obsługi sprawozdań jest sprawniejszy i mniej podatny na błędy proceduralne[3][4]. Coraz większe znaczenie mają także zaawansowane powiązania między portalami państwowymi a narzędziami do zarządzania księgowością, co usprawnia cały cykl składania e-sprawozdań[6][1].
Podsumowanie: kluczowe kroki składania elektronicznego sprawozdania finansowego
Podsumowując, składanie elektronicznego sprawozdania finansowego w firmie obejmuje następujące kroki:
- Przygotowanie danych księgowych zgodnie z przepisami oraz wyeksportowanie ich do pliku XML zgodnego ze schematem XSD odpowiednim dla danej jednostki i roku obrotowego[3][4].
- Podpisanie dokumentu przez osobę prowadzącą księgi i kierownika jednostki lub wszystkich członków zarządu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym[2][5].
- Przesłanie podpisanego pliku XML za pośrednictwem właściwego portalu: eKRS dla jednostek wpisanych do KRS lub systemu e-Sprawozdania / KAS dla pozostałych[1][2][6].
- Zweryfikowanie poprawności technicznej sprawozdania przez system, poprawa ewentualnych błędów oraz uzyskanie elektronicznego potwierdzenia złożenia[6][9].
- Respektowanie wymaganych terminów złożenia: do 15 dni od zatwierdzenia dla KRS lub zgodnie z terminami ustawowymi dla pozostałych kategorii[1][8].
Staranna realizacja każdego z powyższych etapów pozwala uniknąć problemów i spełnić obowiązki wobec ustawodawcy w zakresie sprawozdawczości finansowej firmy.
Źródła:
- [1] https://podpisano.pl/podpis-elektroniczny-a-sprawozdanie-finansowe-najnowsze-przepisy-i-obowiazki/
- [2] https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/
- [3] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-elektroniczne-sprawozdanie-finansowe-wymagania-i-zasady
- [4] https://cit-8.pl/e-sprawozdania-finansowe-e-krs/
- [5] https://www.infakt.pl/podpisanie-sprawozdania-jak-nalezy-to-zrobic-zeby-bylo-dobrze/
- [6] https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/
- [8] https://gf24.pl/40731/e-sprawozdanie-finansowe-jakie-procedury-obowiazuja-i-kiedy-nalezy-je-przeslac/
- [9] https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/
KontrolaVATwFirmie.pl to portal dla polskich przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić biznes zgodnie z prawem bez zbędnego stresu. Publikujemy praktyczne treści o VAT-ie, księgowości, kadrach, płacach i prawie gospodarczym – sprawdzone przez ekspertów, napisane językiem zrozumiałym dla każdego.