Ile kosztuje pracodawcę pracownik na umowę zlecenie?

Ile kosztuje pracodawcę pracownik na umowę zlecenie? W 2025 roku kluczowe znaczenie ma minimalna stawka godzinowa oraz obowiązek odprowadzenia składek ZUS przez zleceniodawcę, zależny od statusu zleceniobiorcy. Poniżej znajdziesz kompletne podsumowanie składników kosztów oraz zasady ich kalkulacji – zgodnie z aktualnymi przepisami i trendami.

Podstawowe składniki kosztów pracodawcy przy umowie zlecenie

Całkowity koszt zatrudnienia na umowę zlecenie w 2025 roku to suma wynagrodzenia brutto oraz składek ZUS finansowanych przez zleceniodawcę, jeśli zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom społecznym [1][2][3]. W praktyce zawiera się tu także ewentualna składka na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK), jeżeli przedsiębiorstwo wdraża ten program [1][6].

Minimalna stawka godzinowa w 2025 roku wynosi 30,50 zł brutto i jest nienaruszalnym poziomem – przy każdej liczbie przepracowanych godzin zleceniobiorca musi otrzymać wynagrodzenie nie niższe, nawet jeśli stawka uzgodniona jest na kwotę miesięczną [1][2][3][4][5].

Rola składek ZUS i ich wpływ na koszt pracodawcy

Status ubezpieczeniowy zleceniobiorcy wpływa bezpośrednio na koszt zatrudnienia. Jeśli jest to student do 26. roku życia, pracodawca jest całkowicie zwolniony z opłacania składek ZUS – w takim przypadku kosztem jest wyłącznie wynagrodzenie brutto [1][3][6]. Z kolei emeryci, renciści oraz osoby mające inną umowę o pracę z wynagrodzeniem nie niższym niż minimalna krajowa (4666 zł brutto od 2025 r.) również nie powodują powstania obowiązku opłacania pełnych składek – konieczna jest wyłącznie składka zdrowotna i podatek PIT [1][3][6].

Dla pozostałych przypadków pełne składki ZUS finansowane przez pracodawcę to: emerytalna 9,76%, rentowa 1,5%, wypadkowa 1,67%, chorobowa 2,45%, FP/FGŚP ok. 2,45% (procenty naliczane od podstawy, jaką jest wynagrodzenie brutto) [1][3]. Składka zdrowotna (9%) oraz podatek PIT finansowane są przez zleceniobiorcę i nie powiększają kosztu pracodawcy [1][6].

Elementy i proces kalkulacji kosztów zleceniodawcy

Proces obliczania kosztów pracodawcy obejmuje kilka głównych etapów [1][3][5]:

• Określenie statusu zleceniobiorcy – wpływa to na obowiązek składek.
• Ustalenie wynagrodzenia brutto (nie niższego niż minimalna stawka godzinowa).
• Wyliczenie składek ZUS – według wymienionych stawek procentowych.
• Uwzględnienie opcjonalnych kosztów (np. PPK).

Przykładowo, dla większości zleceniobiorców pełne składki społeczne powodują, że koszt dla pracodawcy stanowi 13-20% więcej niż ustalone wynagrodzenie brutto [1][6]. Najczęściej, jeśli wynagrodzenie brutto zleceniobiorcy wynosi 4300 zł, to całkowity koszt pracodawcy to ponad 5075 zł. W przypadku studentów koszt w pełni ogranicza się do wynagrodzenia brutto [1][6].

Dla pierwszej umowy zlecenia danej osoby obowiązują pełne składki ZUS, a dla kolejnych – obowiązek ubezpieczeń ustala się w odniesieniu do minimalnej krajowej (brak dodatkowych składek jeśli jedna z umów opiewa na minimum 4666 zł brutto) [1][3][6].

Zależności od statusu zleceniobiorcy i trendy na rynku pracy

Status studenta oraz osiągnięcie progu minimalnej krajowej przy innej umowie przewidują znacznie niższy koszt pracodawcy. To powoduje, że coraz większą popularność zyskują umowy zlecenie dla studentów, gdzie po stronie pracodawcy nie pojawia się ani jedna składka ZUS [1][6].

Z kolei planowane podwyżki minimalnej stawki godzinowej od 2026 r. będą dalej zwiększać koszt pozapłacowy zleceniodawcy [1][5][6]. Pracodawcy powinni śledzić zmiany, aby prawidłowo budżetować koszty oraz unikać błędów podczas rozliczania [1][2][6].

Minimalna stawka godzinowa i kalkulatory kosztów

W 2025 roku minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie to 30,50 zł brutto. Pracodawca nie może zapłacić mniej, bez względu na sposób wynagradzania [1][2][3][4][5].

Do precyzyjnych wyliczeń całkowitego kosztu służą kalkulatory online, które uwzględniają wszystkie zmienne: status zleceniobiorcy, składki, PPK i inne elementy związane z daną osobą oraz umową [5][7].

Porównanie kosztów umowy zlecenie i umowy o pracę

Umowa zlecenie – zwłaszcza realizowana przez studentów – oznacza niższy koszt pracodawcy niż umowa o pracę na najniższej krajowej. Dla umowy o pracę przy wynagrodzeniu minimalnym 4666 zł brutto od 2025 r. koszt całkowity z PPK to aż 5691,59 zł miesięcznie [2]. Analogiczny koszt dla zleceniobiorcy-studenta to nadal tylko ustalone wynagrodzenie brutto [1][3][6].

Podsumowanie: ile faktycznie kosztuje pracodawcę pracownik na umowę zlecenie?

Koszt całkowity pracodawcy przy umowie zlecenie w 2025 roku to wynagrodzenie brutto powiększone o składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę – nawet 775 zł miesięcznie przy wynagrodzeniu 4300 zł [1][3][6]. Student do 26. roku życia to koszt równy wyłącznie wynagrodzeniu brutto [1][3][6]. Koszt minimalny nie może być niższy niż wynikający z obowiązkowej stawki godzinowej – 30,50 zł brutto za godzinę [1][2][5]. Każdy przypadek warto zweryfikować indywidualnie, korzystając z kalkulatorów kosztów online [5][7].

Źródła:

• [1] https://kadromierz.pl/blog/koszty-pracodawcy-przy-umowie-zlecenie-w-2025-roku/
• [2] https://inewi.pl/blog/ile-pracodawca-placi-za-pracownika-przy-najnizszej-krajowej
• [3] https://www.streamsoft.pl/poradnik-przedsiebiorcy/koszt-calkowity-zatrudnienia-pracownika-w-2023-roku/
• [4] https://mk.rp.pl/blog/umowa-zlecenie-2025-wynagrodzenie-brutto-i-netto-skladka-zus/
• [5] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/kalkulator-umow-zlecenie
• [6] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-skladki-zus-od-wszystkich-umow-zlecenia-jak-wplyna-na-kondycje-gospodarcza-w-kraju
• [7] https://antal.pl/wiedza/kalkulator-umowa-zlecenie