Jak dołączyć sprawozdanie z działalności do KRS?

Aby dołączyć sprawozdanie z działalności do KRS, zaloguj się do eKRS lub Repozytorium Dokumentów Finansowych, wybierz Składanie sprawozdań finansowych, wskaż okres i dodaj plik PDF ze sprawozdaniem z działalności oraz pozostałe wymagane dokumenty. Podpisz elektronicznie, złóż oświadczenie o oryginalnych podpisach i wyślij w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Proces jest w pełni elektroniczny i wymaga profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu. Każdy dokument dodajesz jako odrębny plik, z zachowaniem limitów wielkości. Poniżej znajdziesz kompletne instrukcje, terminy i wymagania techniczne, które pozwolą bezbłędnie przeprowadzić zgłoszenie do KRS.

Sprawozdanie z działalności to obowiązkowy dokument składany do KRS razem ze sprawozdaniem finansowym. Opisuje aktywność firmy w danym okresie, a w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością podpisują je członkowie zarządu.

Dokument jest wymagany przy dorocznym pakiecie sprawozdawczym. Złożenie odbywa się wyłącznie elektronicznie, a zestaw dokumentów musi być kompletny i zgodny z wymogami technicznymi.

Do rocznego zgłoszenia do KRS dołączasz komplet plików, każdy w osobnym dokumencie i podpisany elektronicznie:

• sprawozdanie finansowe w formacie XML, obejmujące bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową
• sprawozdanie z działalności w PDF
• uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego w PDF
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty w PDF
• opinię biegłego rewidenta w PDF, jeżeli badanie było wymagane

Po dodaniu plików składasz oświadczenie o posiadaniu oryginalnych podpisów kierownika jednostki i osoby prowadzącej księgi. Brak któregoś podpisu musi zostać uzasadniony w systemie.

Sprawozdanie finansowe przygotuj w schemie XML. Sprawozdanie z działalności wygeneruj jako odrębny plik PDF. Uchwały i opinia biegłego również w PDF. Każdy dokument dodajesz oddzielnie, z właściwą datą sporządzenia.

Wszystkie pliki podpisujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Jeżeli wiele osób podpisuje dokument, wszystkie podpisy muszą znaleźć się na tym samym pliku. Po wgraniu całości składasz oświadczenie o dysponowaniu oryginalnymi podpisami kierownika jednostki i księgowego.

Przestrzegaj limitów technicznych. Maksymalny rozmiar jednego pliku to 5 MB, a łącznie wszystkich plików 35 MB. W razie potrzeby optymalizuj rozdzielczość PDF i usuń elementy zwiększające wagę pliku.

1. Załóż i potwierdź konto w eKRS, korzystając z profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu. Możesz też przejść bezpośrednio do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
2. Zaloguj się i wyszukaj spółkę po numerze KRS.
3. Wybierz rodzaj zgłoszenia Składanie sprawozdań finansowych oraz właściwy okres sprawozdawczy.
4. Dodaj dokumenty. Wgraj sprawozdanie finansowe w XML, a następnie sprawozdanie z działalności, uchwały i ewentualną opinię biegłego w PDF. Do każdego pliku wskaż datę sporządzenia.
5. Podpisz dokumenty elektronicznie zgodnie z wymogami reprezentacji i skorzystaj z profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
6. Złóż oświadczenie o posiadaniu oryginalnych podpisów kierownika jednostki i osoby prowadzącej księgi rachunkowe. Jeżeli któryś podpis nie został złożony, dodaj uzasadnienie w systemie.
7. Zweryfikuj kompletność i poprawność danych, następnie wyślij zgłoszenie do KRS.

Podmioty posiadające numer PESEL w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością mogą złożyć wniosek bez opłat w ramach bezpłatnego Repozytorium Dokumentów Finansowych. Cała procedura przebiega online.

Zgromadzenie wspólników zatwierdza sprawozdanie finansowe nie później niż w ciągu 6 miesięcy od końca roku obrotowego. Od dnia zatwierdzenia biegnie 15 dni na złożenie kompletu dokumentów do KRS.

Jeżeli zatwierdzenie nastąpiło po terminie, 15 dni liczy się od faktycznej daty zatwierdzenia. Termin dotyczy pełnego pakietu, w tym sprawozdania z działalności i wymaganych uchwał.

RDF to bezpłatna platforma przeznaczona do składania dokumentów finansowych, w tym sprawozdania z działalności. eKRS umożliwia zarówno bezpłatne zgłoszenia w RDF, jak i obsługuje sprawy płatne. Oba kanały wymagają logowania i podpisu elektronicznego.

Od 2022 roku proces jest w pełni zdigitalizowany. Nie składa się papierowych wydruków. Sprawozdanie finansowe przekazuje się w XML, a raport z działalności w PDF jako osobny plik.

• Brak jednego z obowiązkowych dokumentów. Zawsze dołącz komplet: XML sprawozdania finansowego, PDF sprawozdania z działalności, uchwały, ewentualną opinię biegłego.
• Błędny format plików. Raport finansowy wyłącznie w XML, pozostałe dokumenty w PDF.
• Przekroczone limity rozmiaru. Pojedynczy plik do 5 MB i łącznie do 35 MB.
• Wgrywanie kilku dokumentów w jednym pliku. Każdy dokument musi być oddzielnie dodany i podpisany.
• Brak oświadczenia o oryginalnych podpisach lub nieuzasadniony brak podpisu. Dodaj oświadczenie i uzasadnienie, jeżeli wymagany podpis nie został złożony.
• Nieprawidłowe daty sporządzenia dokumentów. Wskaż poprawne daty dla każdego pliku.
• Przekroczenie terminu. Pilnuj 6 miesięcy na zatwierdzenie i 15 dni na złożenie do KRS.

Sprawozdanie finansowe w XML obejmuje bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową zgodnie z obowiązującym schematem. Sprawozdanie z działalności jest opisem działalności firmy w danym okresie i jako odrębny dokument PDF dołącza się je do pakietu składanych plików.

Oba dokumenty są ze sobą powiązane na etapie zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników, a następnie składane łącznie w systemie.

Zgłoszenia dokonuje osoba uprawniona po zalogowaniu i uwierzytelnieniu profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością osoby posiadające numer PESEL mogą złożyć dokumenty bezpłatnie w RDF.

Przed złożeniem pakietu wymagane jest zatwierdzenie sprawozdania przez zgromadzenie wspólników. W przypadku braku podpisu którejś z wymaganych osób należy wskazać przyczynę w systemie i podtrzymać oświadczenie o dysponowaniu oryginalnymi podpisami kierownika jednostki i księgowego.

• Sprawdź ważność certyfikatu podpisu kwalifikowanego lub dostęp do profilu zaufanego.
• Zweryfikuj poprawność struktury XML sprawozdania finansowego.
• Wygeneruj sprawozdanie z działalności w czytelnym PDF jako oddzielny plik.
• Oznacz poprawnie daty sporządzenia wszystkich dokumentów.
• Upewnij się, że każdy plik nie przekracza 5 MB, a całość nie przekracza 35 MB.

Zaloguj się do eKRS lub RDF, wybierz Składanie sprawozdań finansowych, wskaż okres i wgraj komplet dokumentów. Dodaj sprawozdanie finansowe w XML oraz sprawozdanie z działalności, uchwały i ewentualną opinię biegłego w PDF. Podpisz elektronicznie, złóż oświadczenie o oryginalnych podpisach i wyślij w terminie 15 dni od zatwierdzenia. Przestrzegaj limitów 5 MB na plik i 35 MB łącznie oraz pamiętaj o pełnej elektronizacji procesu od 2022 roku.

Tak przygotowany i złożony pakiet zapewnia zgodność z przepisami i sprawne dołączenie dokumentów do KRS.