Czy można wystawić refakturę za energię elektryczną po zmianie stawki VAT?

Czy można wystawić refakturę za energię elektryczną po zmianie stawki VAT? Odpowiedź brzmi: tak, ale stawka VAT na refakturze musi odpowiadać aktualnej stawce z faktury dostawcy energii elektrycznej na moment dostawy tego medium lub w okresie jego rozliczenia. Refaktura nie daje możliwości dowolnego doboru stawki VAT – warunkiem jest odtworzenie kosztu według aktualnych przepisów fiskalnych i pierwotnych rachunków[2].

Definicja i zasady wystawienia refaktury

Refaktura to dokument księgowy potwierdzający odsprzedaż nabytej usługi po kosztach, bez doliczania marży czy zysku[5]. Wystawiający refakturę musi nabyć usługę na rzecz innego podmiotu, nie wykorzystując jej dla własnych potrzeb. Jeżeli marża zostałaby doliczona – nie jest to już refaktura, a odrębna sprzedaż usługi[4][5]. Refakturowanie rozlicza się po kosztach wykazanych na fakturze pierwotnej.

Do wystawienia refaktury niezbędne jest spełnienie określonych warunków: nabycie usługi przez podmiot refakturujący wyłącznie na rzecz odbiorcy końcowego, brak wykorzystania na własny użytek oraz odsprzedaż po tej samej cenie, jaka wynikała z zakupu usługi[5]. Brak spełnienia powyższych przesłanek powoduje konieczność rozliczenia odrębnej sprzedaży z właściwą dokumentacją i VAT.

Zastosowanie właściwej stawki VAT na refakturze za energię elektryczną

Podstawowa zasada głosi, że stawka VAT na refakturze za energię elektryczną zawsze musi być taka sama jak na fakturze od dostawcy[2]. Każdorazowa zmiana przepisów w zakresie wysokości podatku VAT – np. z chwilą wejścia w życie nowelizacji ustawy – sprawia, że na refakturze należy stosować aktualną stawkę VAT wskazaną przez pierwotnego sprzedawcę energii. Oznacza to, że jeśli faktura za energię elektryczną za dany okres została wystawiona z nową stawką VAT, to refaktura za ten sam okres musi również odzwierciedlać tę stawkę. Wybór odmiennej taryfy nie jest dopuszczalny[2].

Wyjątek od tej zasady występuje, gdy występują szczególne podstawy zwolnienia konkretnego medium z VAT. Dotyczy to jednak specyficznych sytuacji, nieobejmujących z reguły energii elektrycznej. Refakturowanie gazu bądź innego medium może podlegać innym zasadom[2]. Warto pamiętać, że refakturowanie energii elektrycznej stanowi dwie niezależne transakcje podlegające podatkowi VAT, a każda z nich musi być rozliczana według właściwej stawki[1][2].

Ważna pozostaje kwestia wynajmu nieruchomości – wtedy również stosuje się aktualną stawkę VAT z faktury dostawcy energii, niezależnie od charakteru najmu[2].

Obowiązek podatkowy VAT przy refakturowaniu energii

Obowiązek podatkowy powstaje w dacie faktycznej dostawy energii elektrycznej lub według przyjętego okresu rozliczeniowego, a nie w momencie otrzymania faktury od dostawcy ani sporządzenia refaktury. Zasada ta odnosi się do ogólnych przepisów o VAT i jest jednolicie stosowana przez organy podatkowe[4]. Zarówno przy nabyciu, jak i refakturowaniu energii, podatnik powinien przyjąć datę dostawy jako kluczowy moment powstania obowiązku podatkowego[2][4].

Wynika z tego, że przy zmianie stawki VAT okresem granicznym stanowi dzień lub okres dostawy energii. Jeśli zmiana stawki nastąpiła w trakcie okresu rozliczenia, to każda część dostaw powinna być rozliczona według aktualnej stawki obowiązującej w danym okresie[2].

Dokumentacja i zawartość refaktury za energię elektryczną

Refaktura, poza odzwierciedleniem kosztu oraz stawki VAT z pierwotnego dokumentu, musi spełniać formalne wymagania określone dla faktur VAT. Jej zawartość obejmuje: unikalny numer, datę wystawienia, dane obu stron transakcji, nazwę usługi („Refaktura za energię elektryczną”), wartość netto, aktualną stawkę VAT, kwotę podatku, wartość brutto oraz okres świadczenia usługi[5].

Każda refaktura powinna być dokumentowana w ewidencji księgowej obydwu stron podobnie jak standardowa faktura VAT. Niezgodne wystawienie refaktury – np. zawarcie na niej innej stawki VAT niż na fakturze dostawcy – może prowadzić do błędów w rozliczeniu podatku od towarów i usług[2][5].

Proces refakturowania energii elektrycznej po zmianie stawki VAT

Refakturowanie energii elektrycznej rozpoczyna się od otrzymania przez podmiot faktury VAT od dostawcy energii, zawierającej aktualnie obowiązującą stawkę podatku VAT. Refakturujący, przekazując koszt energii innemu odbiorcy, zobowiązany jest wystawić refakturę z identyczną stawką VAT, odzwierciedloną w fakturze pierwotnej[2]. Obejmuje to również sytuacje, w których w trakcie roku nastąpiła zmiana podatku VAT – każdorazowo istotna jest data świadczenia usługi i zawarta na dokumencie dostawcy informacja o obowiązującej stawce.

Zmiana stawki VAT na energię elektryczną, np. obowiązująca od października 2025 roku, zostanie od razu zastosowana przy refakturowaniu usług za ten właśnie okres[2]. Zarówno podmioty komercyjne, jak i jednostki gminne oraz administracyjne muszą kierować się aktualnymi przepisami o VAT i bezwzględnie stosować obowiązujące stawki na refakturze[2][3].

Znaczenie prawidłowego rozliczenia i skutki nieprawidłowości

Prawidłowe refakturowanie pozwala na poprawne rozliczenie podatku VAT i uniknięcie sporów z organami skarbowymi. Niezgodne zastosowanie stawki VAT, brak wymaganych danych lub nieprawidłowa data powstania obowiązku podatkowego może skutkować sankcjami podatkowymi lub korektą rozliczeń[2][4][5]. Stosowanie się do zasad odzwierciedlania kosztów oraz bieżących stawek VAT na refakturach jest warunkiem poprawnego wywiązania się z obowiązków podatkowych niezależnie od charakteru działalności wystawiającego.

Wynajem nieruchomości, działalność samorządowa czy relacja najemca-najemca w obrębie przedsiębiorstw – wszędzie tam reguły refaktury pozostają identyczne. Odpowiednie udokumentowanie oraz stosowanie aktualnych stawek VAT pozwala na uniknięcie negatywnych konsekwencji oraz poprawne i czytelne rozliczanie kosztów energii elektrycznej w obrocie gospodarczym[2][3][5].

Podsumowanie

Refakturę za energię elektryczną można i należy wystawić po zmianie stawki VAT, jednak refaktura musi zawierać nową, aktualną stawkę podatku zgodnie z dokumentem pierwotnym od dostawcy energii. Warunki, mechanizm i dokumentacja refakturowania są jasno określone w polskich przepisach podatkowych. Stosowanie się do powyższych zasad zabezpiecza obie strony transakcji pod względem podatkowym i księgowym oraz umożliwia transparentne rozliczenie kosztów energii elektrycznej[2][4][5].

Źródła:

• [1] https://taxadvisorypoland.com/2025/02/25/aktualnosci-vat-a-refakturowanie-mediow/
• [2] https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/stawki-vat/6648706,refakturowanie-mediow-woda-prad-gaz-scieki-wywoz-smieci-a-vat-przy-wynajmie-jak-ustalic-stawke-vat-i-moment-powstania-obowiazku-podatkowego.html
• [3] https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000007062333,Refakturowanie-energii-przez-gmine-wewnatrz-i-na-zewnatrz-skutki-w-VAT.html
• [4] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-refaktura-jakie-dane-musi-zawierac
• [5] https://www.upbonus.pl/blog/refaktura-co-to-jest-i-kiedy-sie-ja-stosuje