Czy nowe zasady wystawiania korekt faktur wpłyną na prowadzenie księgowości? Od 1 lutego 2026 roku faktury korygujące VAT muszą być wystawiane w formie ustrukturyzowanej i obowiązkowo przesyłane przez Krajowy System e-Faktur (KSeF), co diametralnie zmienia dotychczasowe procedury prowadzenia księgowości oraz rozliczania podatku VAT[2][9]. W artykule przedstawiamy, jak te zmiany przełożą się na codzienną praktykę księgową, jakie są wymogi i skutki nowych regulacji oraz które obszary będą podlegać największym zmianom.
Charakterystyka nowej faktury korygującej i wymogi formalne
Faktura korygująca to dokument wystawiany w celu poprawienia błędów lub zmiany danych pierwotnej faktury VAT, zgodnie z art. 106j ustawy o VAT[1]. Od 2026 roku korekty te muszą przyjmować postać dokumentu ustrukturyzowanego, przesyłanego wyłącznie przez KSeF[2][3]. Zmiany te obejmują zarówno korekty zwiększające (in plus), jak i obniżające (in minus) podstawę opodatkowania lub kwotę podatku[1][2].
Każda korekta musi być powiązana z fakturą pierwotną przy użyciu jej unikalnego numeru nadanego przez KSeF (gdy dokument pierwotny powstał w systemie) lub numeru faktury papierowej/elektronicznej (gdy powstała poza KSeF)[2][3][5]. Korekty muszą spełniać rozszerzone wymogi: zawierać numer korygowanej faktury, datę wystawienia, powód korekty i inne szczegółowe dane[1][5].
Proces wystawiania i przesyłania korekty w KSeF
Nowy proces rozpoczyna się od przygotowania korekty w formacie ustrukturyzowanym i jej przesłania do KSeF. System nadaje dokumentowi unikalny numer identyfikacyjny i automatycznie rejestruje jego przesłanie oraz powiązanie z fakturą pierwotną[2][5]. Dopiero w momencie nadania numeru w systemie korekta uznawana jest za doręczoną – ta data jest kluczowa dla celów rozliczania VAT[4][5].
Jednoczesne przesyłanie i archiwizacja w KSeF eliminuje możliwość dowolnych korekt lub manipulacji treścią dokumentu po jego akceptacji przez system, co przekłada się na transparentność i kontrolę procesów podatkowych[2][8].
Wpływ nowych zasad na rozliczanie VAT
Największą zmianę odczują rozliczenia dotyczące faktur korygujących in minus. Kluczowym momentem uznania korekty będzie data nadania jej numeru w KSeF, a nie tradycyjnie moment podpisania czy wysłania do kontrahenta[4][6]. Oznacza to, że dopiero od tej chwili można uwzględnić korektę w deklaracji VAT i rozliczeniach podatkowych.
Dla faktur korygujących in plus zasady pozostają bez większych zmian – ich rozliczanie odbywa się na wcześniejszych zasadach i nie jest uzależnione od nowych terminów uznania w KSeF[6]. Jednak i one muszą być wystawiane oraz przechowywane w systemie KSeF, jeżeli dotyczą faktur pierwotnych z systemu lub podlegają obowiązkowi ustrukturyzowania[5][9].
Konieczność dokumentowania powiązań i formalności w praktyce
Faktury korygujące muszą być jednoznacznie powiązane z fakturą pierwotną, a nie z kolejnymi korektami do tego samego dokumentu[2][8]. System KSeF rejestruje każde przesłanie faktury korygującej i pozwala na weryfikację powiązania oraz zgodności danych.
W przypadku korekt in minus wyeliminowano jednocześnie obowiązek dodatkowego dokumentowania uzgodnień z nabywcą towarów lub usług, ponieważ potwierdzenie przesłania dokumentu w KSeF uznaje się za równoznaczne z doręczeniem[3][4][7]. Dla księgowości oznacza to ułatwienie, lecz jednocześnie konieczność rygorystycznej kontroli jakości danych oraz poprawności ustrukturyzowania każdej korekty.
Wpływ na praktyczne prowadzenie księgowości i rozliczeń
Wprowadzenie obowiązkowej digitalizacji korekt poprzez KSeF oznacza zmianę procesów w codziennej księgowości. Zwiększa się wymaganie na poprawność powiązania dokumentów, konieczność pracy na jednolitych formatach i eliminację korekt w formie PDF czy papierowej[2][4][9].
Automatyzacja procesu doręczenia i rozliczenia, poparta jednoznacznym dokumentem elektronicznym, zmniejsza ryzyko błędów formalnych, ale też podnosi wymagania dla systemów księgowych. W przypadku opóźnienia lub błędów w korekcie niemożliwe jest skuteczne rozliczenie podatku lub zwrot VAT, co może przynosić istotne konsekwencje podatkowe[2][4].
Każda zbiorcza korekta dla wielu dokumentów jednego odbiorcy wymaga szczególnej precyzji – KSeF wymusza ścisłe ustrukturyzowanie i rejestrację danych, co wymaga zmian w narzędziach księgowych i procedurach dokumentacyjnych[2].
Podsumowanie – najważniejsze skutki dla księgowości
Od 2026 roku prowadzenie księgowości z korektami VAT będzie w pełni zinformatyzowane i oparte na ustrukturyzowanych dokumentach elektronicznych przesyłanych przez KSeF[2][9]. Nowe procedury eliminują dowolność, minimalizują ryzyko błędów, a przez transparentność zapewniają podatkowe bezpieczeństwo. Jednocześnie jednak nakładają na księgowych obowiązek ścisłego przestrzegania zasad ustrukturyzowania i poprawności formalnej dokumentów.
W praktyce oznacza to konieczność aktualizacji systemów finansowo-księgowych, bieżące monitorowanie doręczeń w KSeF i wzmożoną dbałość o dokumentację powiązań. Prawidłowość wystawienia i przesłania korekty w nowym systemie bezpośrednio rzutuje na możliwość rozliczenia VAT i uniknięcia problemów podatkowych.
Źródła:
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-faktura-korygujaca-zasady-rozliczania
- https://www.fakturowo.pl/blog/ksef-a-faktury-korygujace
- https://altoadvisory.pl/baza-wiedzy/faktury-korygujace-w-ksef-jak-zrobic-to-poprawnie/
- https://portal.faktura.pl/podatki/alarm-podatkowy/ksef-zmiany-sposobu-rozliczania-faktur-korygujacych-in-minus/
- https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/faktura/7419105,faktury-korygujace-w-ksef-jak-powinny-byc-wystawiane-od-lutego-2026-roku.html
- https://podatki.gazetaprawna.pl/artykuly/9885957,dyrektor-kis-wyjasnil-zasady-korygowania-faktur-po-wejsciu-w-zycie-kse.html
- https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000007037620,ksef-zmieni-zasady-rozliczania-faktur-korygujacych-in-minus.html
- https://jpk.info.pl/aktualnosci/2025/dane-na-fakturze-korygujacej-drugi-raz-fakture-pierwrotna/
- https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20
KontrolaVATwFirmie.pl to portal dla polskich przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić biznes zgodnie z prawem bez zbędnego stresu. Publikujemy praktyczne treści o VAT-ie, księgowości, kadrach, płacach i prawie gospodarczym – sprawdzone przez ekspertów, napisane językiem zrozumiałym dla każdego.