Czy PKWiU na fakturze jest zawsze obowiązkowe?

Czy PKWiU na fakturze jest zawsze obowiązkowe? Odpowiedź brzmi: nie – w większości przypadków przedsiębiorca nie ma obowiązku wpisywania PKWiU na fakturze. Natomiast istnieją sytuacje, gdy jego obecność jest zalecana lub wymagana przez przepisy związane ze zwolnieniem z VAT oraz różnicami w stawkach podatku od towarów i usług[1][2][6].

PKWiU – czym jest i jakie ma znaczenie?

PKWiU (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług) stanowi oficjalny system klasyfikowy, który ma na celu uporządkowanie ewidencji oraz kontrolę obrotu gospodarczego poprzez precyzyjne określanie towarów i usług w Polsce. Stosowanie PKWiU umożliwia prawidłowe przypisanie przedmiotów sprzedaży do właściwych stawek podatkowych oraz ułatwia sporządzanie statystyk gospodarczych. Kod PKWiU jest obligatoryjny m.in. w dokumentacji wykorzystywanej do prowadzenia statystyki publicznej i fiskalnej[1][2][9]. System ten jest odrębny od PKD, które opisuje rodzaj prowadzonej działalności, natomiast PKWiU określa same produkty i usługi sprzedawane przez przedsiębiorcę[1].

Od 1 lipca 2020 r. obowiązuje aktualnie PKWiU 2015, a już od 1 stycznia 2026 r. rozpocznie się wdrażanie nowej klasyfikacji PKWiU 2025, początkowo do celów statystycznych, później – do celów VAT (2028 r.) i podatków dochodowych oraz ryczałtu (2029 r.)[3][5][7].

Obowiązkowość PKWiU na fakturze – regulacje prawne

Zasadniczo symbol PKWiU nie jest wymagany na fakturze, zgodnie z art. 106e ustawy o VAT. Przepisy określają obowiązkowe elementy faktury, jednak PKWiU do nich nie należy. Wyjątkiem są transakcje objęte zwolnieniem z VAT lub zastosowaniem preferencyjnych stawek VAT – w takich sytuacjach wpisanie kodu PKWiU może być niezbędne w celu uzasadnienia zwolnienia lub zastosowania niższej stawki podatku podczas kontroli skarbowych[1][2][6].

W przypadku faktur wystawianych dla transakcji innych niż te objęte podstawową stawką VAT (23% w 2025 roku w Polsce), PKWiU pozwala precyzyjnie uzasadnić zastosowanie odpowiedniej stawki lub zwolnienia podatkowego, co jest istotne zarówno na gruncie rozliczeń VAT, jak i w kontekście kontroli podatkowych[2][8].

Kiedy podanie PKWiU na fakturze jest zalecane?

Brak obowiązku nie oznacza braku zasadności stosowania PKWiU na fakturze. Zalecane jest uwzględnianie tego kodu szczególnie w przypadku:

• Sprzedaży towarów lub usług objętych zwolnieniem z VAT (dla uzasadnienia zwolnienia)
• Stosowania stawek VAT innych niż podstawowa, dla zabezpieczenia poprawności rozliczenia podatku
• Rozliczeń ryczałtu ewidencjonowanego, gdzie stawki podatku uzależnione są od konkretnego oznaczenia PKWiU i mogą wynosić od 2% do 17%

Umieszczenie PKWiU w dokumentach sprzedaży zapewnia przejrzystość transakcji, usprawnia ewidencję księgową i chroni przed wątpliwościami, które mogą pojawić się podczas kontroli fiskalnych[1][2][6][10].

Znaczenie PKWiU w praktyce przedsiębiorcy

Korzystanie z numerów PKWiU na fakturach, nawet w sytuacjach niewymaganych prawem, może skutkować łatwiejszym uzasadnieniem stosowanych stawek podatkowych, a także zabezpieczyć przedsiębiorcę podczas ewentualnych kontroli. PKWiU poprawia precyzję dokumentacji i ułatwia ewidencję podatkową oraz pomoże w uniknięciu błędów, które mogłyby prowadzić do zakwestionowania rozliczenia podatku[2][6].

Kodu PKWiU można używać samodzielnie, konfigurując odpowiednio system fakturowy firmy i wpisując go w odpowiedniej rubryce w każdej fakturze. Nie stanowi to błędu formalnego, a niewpisanie PKWiU na fakturze nie jest traktowane jako uchybienie wobec przepisów o dokumentowaniu sprzedaży, chyba że zachodzi ustawowy obowiązek jego podania[4][6].

Konsekwencją braku PKWiU może być konieczność udzielania wyjaśnień organom podatkowym podczas kontroli, zwłaszcza jeśli dotyczy to czynności opodatkowanych inaczej niż według podstawowej stawki VAT lub objętych zwolnieniami[1][2].

Zmiany w klasyfikacji PKWiU – co czeka przedsiębiorców?

Zbliżająca się nowelizacja przepisów PKWiU ma na celu dostosowanie polskich standardów do rozwiązań międzynarodowych wypracowanych przez ONZ i Unię Europejską oraz ułatwienie gromadzenia i przekazywania danych gospodarczych. PKWiU 2025 zostanie wdrożona najpierw do statystyki i ewidencji (1 stycznia 2026 r.), później do celów VAT (2028 r.), a jeszcze potem do podatków dochodowych i ryczałtu (2029 r.)[3][5][7]. Dzięki synchronizacji z nowymi standardami raportowanie oraz rozliczenia podatkowe mają być uproszczone i bardziej przejrzyste[5][9].

Podsumowanie: Czy PKWiU na fakturze jest zawsze obowiązkowe?

Symbol PKWiU nie jest bezwzględnie obowiązkowym elementem faktury wystawianej przez polskich przedsiębiorców. Jednak w wielu przypadkach – szczególnie podczas sprzedaży zwolnionej z VAT, zastosowania niepodstawowych stawek VAT czy rozliczania ryczałtu – jego umieszczenie jest bardzo zalecane. Takie działanie upraszcza procesy księgowe, wzmacnia bezpieczeństwo podatkowe, a także minimalizuje ryzyko sporów z urzędami skarbowymi podczas kontroli[1][2][6]. Wraz z wprowadzeniem nowych wersji klasyfikacji PKWiU przedsiębiorcy powinni być gotowi na zmiany oraz dostosowanie systemów fakturowania do aktualnych wymogów prawnych i fiskalnych[3][5].

Źródła:

1. https://pomost-nadziei.pl/czy-symbol-pkwiu-na-fakturze-jest-obowiazkowy-sprawdz-co-musisz-wiedziec
2. https://ksiegowosc24.pl/symbol-pkwiu-na-fakturze-czy-jest-to-element-obowiazkowy-pkwiu-a-kod-pkd-firmy/
3. https://ksiegowosc.infor.pl/wiadomosci/6957741,nowa-pkwiu-2025-od-1-stycznia-2026-r-do-celow-vat-dopiero-od-2028-r-a-w-pit-cit-i-ryczalcie-od-2029-r.html
4. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-pkwiu-czyli-polska-klasyfikacja-wyrobow-i-uslug
5. https://wroblewska.pl/pkwiu-2025-bedzie-nowa-klasyfikacja-wyrobow-i-uslug-co-juz-wiadomo/
6. https://afaktury.pl/pkwiu-na-fakturze,0,3,1,216/
7. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-nowa-pkwiu-2025-juz-ogloszona
8. https://www.biznesmen.com.pl/blog/post/jaki-vat-na-uslugi-w-2025
9. https://inewi.pl/blog/czym-jest-polska-klasyfikacja-wyrobow-i-uslug-pkwiu
10. https://efekta.waw.pl/jaki-vat-na-uslugi-w-2025/