Czy refakturowanie biletów lotniczych jest możliwe po podróży?

Czy refakturowanie biletów lotniczych jest możliwe po podróży? Odpowiedź brzmi: w standardowej sytuacji nie, ale w wyjątkowych, indywidualnych przypadkach – tak, choć wymaga to spełnienia określonych warunków i ścisłego kontaktu z przewoźnikiem [1][4][10].

Specyfika refakturowania biletów lotniczych po odbyciu podróży

Refakturowanie biletów lotniczych po zakończonej podróży oznacza konieczność wystawienia nowej faktury lub korekty dokumentacji zakupu w celu np. zmiany danych nabywcy, firmy czy innych danych formalnych. Nie jest to jednak standardowa procedura w sektorze lotniczym i najczęściej nie podlega automatyzacji [2][10]. Po dokonaniu podróży linie lotnicze uznają usługę za w pełni zrealizowaną, a możliwość zwrotów, wymian czy refakturowań z reguły praktycznie nie istnieje [1][4]. Ewentualne działania tego typu ograniczają się głównie do potrzeb biznesowych i księgowych, np. korekt błędnych danych na fakturze, lecz każde takie żądanie wymaga indywidualnego rozpatrzenia oraz ścisłej koordynacji z działem obsługi klienta lub księgowości przewoźnika [10].

Dotychczasowe regulacje, włącznie z Rozporządzeniem WE nr 261/2004 oraz przepisami krajowymi, nie przewidują możliwości refakturowania biletu już po skorzystaniu z usługi. Ochrona przed zwrotem czy zmianą dokumentów jest ograniczona wyłącznie do ściśle określonych przypadków, takich jak niewykorzystanie biletu, odwołanie lotu lub poważne okoliczności losowe [1][5][6][7].

Zwroty i zmiany dokumentów po podróży – co jest możliwe?

Podstawowa zasada obowiązująca w przemyśle lotniczym jest jasna: po zakończonej podróży zwrot biletu, a także wykonie refakturowania, jest wysoce utrudnione lub niemożliwe [1][4][10]. Zwroty środków za bilet dotyczą przede wszystkim przypadków anulowania usługi lub odstąpienia od umowy PRZED wykorzystaniem rezerwacji. W sektorze lotniczym nabywca ma prawo żądać zwrotu lub wymiany biletu zazwyczaj w limitowanym okresie – do 24 godzin od zakupu, w tzw. „okresie ochronnym” [1][5][7], a w innych przypadkach tylko pod szczególnymi warunkami, np. w wyniku odwołania lotu lub wystąpienia przeszkód niezależnych od pasażera [3][4][6].

Również korekta dokumentów księgowych, takich jak faktury, nie jest usługą powszechnie dostępną. W przypadku refakturowania należy liczyć się z koniecznością przedstawienia stosownych uzasadnień, złożenia wniosku, a dalsze postępowanie odbywa się zwykle pod rygorem indywidualnych ustaleń [10]. Obsługa takich zgłoszeń koncentruje się na klientach biznesowych, dla których dokumentacja księgowa ma kluczowe znaczenie rozliczeniowe.

Regulacje prawne dotyczące zwrotów i refakturowania biletów

Kwestie zwrotów i procedur księgowych dotyczących biletów lotniczych reguluje zarówno prawo międzynarodowe (Rozporządzenie WE nr 261/2004), jak i przepisy krajowe. Przepisy te zapewniają pasażerom określone prawa w razie niewykonania usługi, odwołania rejsu, istotnych opóźnień czy wydarzeń losowych [6]. Jednak obejmują wyłącznie sytuacje przed realnym wykorzystaniem biletu, a nie po zakończonej podróży.
Wspomniane regulacje nie precyzują natomiast zasad refakturowania biletów po realizacji usługi. Standardowo poświadczenie nabycia oraz wykorzystania biletu (np. faktura, karta pokładowa) staje się dokumentem domkniętym z punktu widzenia prawa i obowiązujących regulaminów przewoźników [1][6].

Procedura refakturowania po podróży – praktyczne aspekty

Refakturowanie biletów lotniczych po podróży należy do nielicznych wyjątków i związane jest przede wszystkim z wymaganiami księgowymi firm czy instytucji, które z różnych powodów zgłaszają konieczność korekty dokumentu sprzedażowego. W takich przypadkach pasażer powienien:

• skontaktować się z działem księgowości przewoźnika lub biurem obsługi klienta,
• przedstawić powody żądania korekty lub refakturowania,
• przygotować i złożyć stosowny wniosek zgodny z procedurą operatora,
• oczekiwać indywidualnego rozpatrzenia sprawy – przewoźnik nie jest zobligowany do akceptacji każdego żądania refakturowania [10].

Proces ten bywa czasochłonny i zależy od wewnętrznej polityki linii lotniczych, specyfiki biletu i uzasadnienia formalnego. Refakturowanie po podróży nie stanowi usługi automatycznej oraz nie podlega gwarancji. Przewoźnicy zastrzegają sobie prawo do odmowy realizacji takiego wniosku, szczególnie gdy argumenty są niewystarczające lub bilet nie kwalifikował się do tego typu procedury już na etapie zakupu [10].

Nie istnieją oficjalne dane statystyczne obrazujące liczbę refakturowań po podróży – takich przypadków jest niewiele i są rozstrzygane indywidualnie.

Przepisy wewnętrzne, warunki taryfowe i praktyka branżowa

Każdy przewoźnik ustala własny regulamin wyznaczający zasady zwrotów, wymiany biletów oraz ewentualnych zmian dokumentacji księgowej [10]. Warunki taryfowe biletu determinują nie tylko możliwość zwrotu przed podróżą, ale również zakres dozwolonych korekt danych na fakturze po jej wystawieniu. W praktyce przewoźnicy ograniczają możliwość dokonywania refakturowań już po wykorzystaniu usługi, traktując ten proces jako wyjątek od reguły. Osoby rozważające zakup biletu na firmę czy z dedykowaną dokumentacją powinny już na etapie rezerwacji skrupulatnie weryfikować regulaminy oraz opcje obsługi księgowej przewoźnika [1][5][10].

Wraz z rozwojem informatyzacji i digitalizacji, rośnie dostępność narzędzi pozwalających na łatwiejsze zarządzanie dokumentacją podróżną. Linie lotnicze wdrażają systemy online do zmian i zwrotów, lecz refakturowanie po podróży pozostaje nadal usługą niedostępną dla przeciętnego pasażera i wymaga indywidualnej komunikacji [3][7][10].

Podsumowanie

Refakturowanie biletów lotniczych po podróży nie jest standardową praktyką. Po zakończeniu podróży linie lotnicze uznają usługę za w pełni wykonaną, a wszelkie zmiany w dokumentacji sprzedażowej i księgowej, takie jak korekty faktury, wykonywane są sporadycznie, najczęściej po spełnieniu rygorystycznych warunków i w odpowiedzi na formalny wniosek [1][4][10]. Prawo i regulaminy przewoźników przewidują zwroty i zmiany głównie przed podróżą; po jej odbyciu procedury te praktycznie nie dotyczą pasażera. Chcąc mieć wpływ na dokumentację księgową, należy odpowiednio wcześniej sprawdzić warunki taryfowe oraz politykę przewoźnika w zakresie obsługi biznesowej i księgowej. Ostateczna decyzja o możliwym refakturowaniu każdorazowo pozostaje w gestii przewoźnika.

Źródła:

1. https://podroze.gazeta.pl/podroze/7,182657,29812956,zwrot-biletu-lotniczego-zasady-warunki-i-procedura-zwrotu.html
2. https://delayfix.com/blog/article/zwrot-biletu-lotniczego-czy-i-jak-mozna-to-zrobic
3. https://www.wizzair.com/pl-pl/centrum-pomocy/opoznienie-anulowanie-i-zwrot-pieniedzy/zwrot-srodkow/zasady-refundacji-i-kwalifikowalnosc
4. https://help.ryanair.com/hc/pl/categories/12488030693649-Zwroty-koszt%C3%B3w
5. https://www.skyscanner.pl/wiadomosci/zwrot-biletu-lotniczego
6. https://pasazerlotniczy.ulc.gov.pl/faq
7. https://www.lot.com/pl/pl/odkrywaj/zmiana-i-zwrot-biletu/zwrot-w-24-godziny
8. https://puccini.pl/blog/post/zwrot-biletu-lotniczego-co-trzeba-o-nim-wiedziec
9. https://www.lot.com/us/pl/odkrywaj/zmiana-i-zwrot-biletu
10. https://www.polisaturystyczna.pl/poradniki/przebukowanie-biletu-lotniczego