Do kiedy składa się sprawozdanie finansowe i co grozi za opóźnienie?

Do kiedy składa się sprawozdanie finansowe W największym skrócie, sprawozdanie sporządza się do 3 miesięcy od dnia bilansowego, zatwierdza do 6 miesięcy, a do KRS składa w ciągu 15 dni od zatwierdzenia [1][2]. Przy roku kalendarzowym terminy te przypadają zwykle odpowiednio 31 marca, 30 czerwca i ok. 15 lipca [1][2]. Za opóźnienie grozi grzywna od 10 do 720 stawek dziennych albo kara ograniczenia wolności od miesiąca do 2 lat oraz postępowanie przymuszające w KRS [1].

Co to jest sprawozdanie finansowe i kto je przygotowuje?

Sprawozdanie finansowe to roczne zestawienie prezentujące sytuację majątkową i finansową jednostki, jej wynik finansowy oraz w określonych przypadkach przepływy pieniężne i zmiany w kapitale własnym [3]. Za jego przygotowanie odpowiada kierownik jednostki, w spółce z o.o. lub akcyjnej jest nim co do zasady zarząd [1]. Dokument sporządza się w formie elektronicznej, w strukturze logicznej właściwej dla danego typu jednostki [1].

Do kiedy składa się sprawozdanie finansowe?

Obowiązuje trzyetapowy harmonogram. Sporządzenie następuje do 3 miesięcy od dnia bilansowego, zatwierdzenie do 6 miesięcy, a złożenie do KRS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia [1][2]. Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu typowe daty to 31 marca dla sporządzenia oraz 30 czerwca dla zatwierdzenia [1][2]. Złożenie zatwierdzonego sprawozdania za poprzedni rok kalendarzowy następuje najczęściej do 15 lipca, ponieważ 15 dni liczy się od daty zatwierdzenia [2].

Od czego zależy dokładna data złożenia do KRS?

Termin złożenia nie jest stałą datą w kalendarzu, ponieważ zależy od daty zakończenia roku obrotowego, dnia zatwierdzenia sprawozdania, ewentualnego obowiązku badania przez biegłego rewidenta oraz rodzaju jednostki i miejsca składania dokumentów [1][2]. Ostateczny 15 dniowy termin liczy się od dnia zatwierdzenia przez właściwy organ, na przykład zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy [2].

Co należy złożyć do KRS?

Do KRS przekazuje się elektronicznie kompletny pakiet. Zazwyczaj obejmuje on roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania jeżeli badanie było wymagane, uchwałę o zatwierdzeniu oraz uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty. W określonych przypadkach dołącza się również sprawozdanie z działalności [3]. Złożenie następuje w systemie teleinformatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości i wymaga podpisu elektronicznego osoby uprawnionej [1].

Jak i kiedy składa się dokumenty elektronicznie?

Dokumenty finansowe składa się wyłącznie elektronicznie w dedykowanym systemie Ministerstwa Sprawiedliwości po uprzednim zatwierdzeniu, zachowując termin 15 dni od zatwierdzenia [1][2]. Wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty osoby uprawnionej do złożenia dokumentów [1].

Co jeśli sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone w terminie?

Samo sporządzenie nie wystarcza, ponieważ dokument musi zostać zatwierdzony przez właściwy organ w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego [2]. Jeżeli zatwierdzenie nie nastąpi w ustawowym terminie, obowiązek złożenia dokumentów nie znika. Należy przekazać dokumenty zgodnie z zasadami dla sprawozdania niezatwierdzonego, a po zatwierdzeniu uzupełnić brakujące elementy [1].

Jakie kary grożą za opóźnienie i niewykonanie obowiązku?

Za niezłożenie dokumentów grozi grzywna w wysokości od 10 do 720 stawek dziennych albo kara ograniczenia wolności od miesiąca do 2 lat, co dotyczy kierownika jednostki na przykład członków zarządu [1]. Sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające, wezwać spółkę do uzupełnienia braków w terminie 7 dni, ustanowić kuratora, a w skrajnych przypadkach doprowadzić do rozwiązania spółki i wykreślenia jej z KRS [1].

Jakie czynniki najczęściej powodują opóźnienia?

Ryzyko zwłoki zwiększa brak uchwały zatwierdzającej, brak sprawozdania z działalności, brak opinii lub sprawozdania z badania gdy jest wymagane, błędy techniczne w e sprawozdaniu lub złożenie dokumentów do niewłaściwego systemu [1][3]. Obowiązkowe badanie przez biegłego rewidenta wpływa na kompletność dokumentów w KRS, nie znosi jednak ustawowych terminów, dlatego odpowiednia koordynacja procesu jest kluczowa [1][3].

Kto ponosi odpowiedzialność za terminy?

Terminowe wykonanie obowiązków należy do kierownika jednostki. W spółkach kapitałowych odpowiadają za to osoby pełniące funkcję członków zarządu, które podpisują i składają dokumenty w przewidzianych przepisami terminach [1].

Jak powstaje harmonogram zamknięcia roku?

Po zakończeniu roku obrotowego jednostka zamyka księgi rachunkowe i przygotowuje dane do sprawozdania, a przy roku kalendarzowym dzień bilansowy przypada 31 grudnia [1][3]. Następnie sporządza sprawozdanie w formie elektronicznej do 3 miesięcy, realizuje obowiązki związane z badaniem jeżeli dotyczą jednostki, uzyskuje zatwierdzenie w ciągu 6 miesięcy i składa komplet dokumentów do KRS w ciągu 15 dni [1][2][3].

Gdzie składają dokumenty podmioty raportujące do Szefa KAS?

Jednostki zobowiązane do przekazywania sprawozdań do Szefa KAS, a nie do KRS, składają je co do zasady w terminie 15 dni od zatwierdzenia [1]. Należy zachować właściwy kanał elektroniczny i strukturę pliku, zgodną z typem jednostki [1].

Oś czasu i obowiązki w pigułce

• Sporządzenie sprawozdania do 3 miesięcy od dnia bilansowego. Przy roku kalendarzowym najczęściej do 31 marca [1].
• Zatwierdzenie sprawozdania do 6 miesięcy od dnia bilansowego. Przy roku kalendarzowym najczęściej do 30 czerwca [2].
• Złożenie w KRS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. Przy zatwierdzeniu 30 czerwca typowy termin złożenia przypada około 15 lipca [1][2].
• Pakiet dokumentów do KRS obejmuje sprawozdanie finansowe, uchwały, sprawozdanie z badania i sprawozdanie z działalności w przypadkach ustawowych [3].
• Forma i podpis wyłącznie elektroniczna, przez system Ministerstwa Sprawiedliwości, z ważnym podpisem elektronicznym osoby uprawnionej [1].
• Konsekwencje za zwłokę i brak złożenia to grzywna lub ograniczenie wolności oraz działania sądu rejestrowego z postępowaniem przymuszającym i możliwym rozwiązaniem spółki [1].

Źródła

1. https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00245
2. https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou643
3. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19941210591/U/D19940591Lj.pdf