Ile wstecz można wystawić fakturę po wykonaniu usługi?

Wstęp

Ile wstecz można wystawić fakturę po wykonaniu usługi? Kluczowe jest to, że maksymalny termin wystawienia faktury to 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi lub dostawy towaru. Przepisy ustawowe pozwalają także na wcześniejsze dokumentowanie – nawet do 60 dni przed wykonaniem usługi, co reguluje polska ustawa o VAT. Termin ma istotne znaczenie z punktu widzenia rozliczeń podatkowych oraz potencjalnych konsekwencji prawnych wynikających z opóźnień czy nieprawidłowej dokumentacji[1][4][5][6]. W poniższym artykule przedstawiamy szczegółowe wyjaśnienie przepisów i wyjątków dotyczących wystawiania faktur VAT w Polsce.

Podstawowy termin wystawienia faktury VAT

Przepisy ustawy o VAT jednoznacznie określają, że fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dokonano sprzedaży towaru. Oznacza to, że jeżeli usługa została wykonana w określonym miesiącu, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę do piętnastego dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego[1][4][6].

Ten maksymalny termin oznacza, że faktura wystawiona po upływie tego okresu jest fakturą wystawioną niezgodnie z przepisami, co może prowadzić do sankcji podatkowych oraz utrudnień w rozliczeniach VAT zarówno po stronie wystawcy, jak i odbiorcy dokumentu[3].

Możliwość wcześniejszego wystawienia faktury

Od 1 stycznia 2022 roku dopuszczalne jest wystawienie faktury do 60 dni przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Wcześniej maksymalny okres wynosił 30 dni, dlatego aktualnie podatnicy mogą swobodniej planować dokumentowanie transakcji przed zdarzeniem gospodarczym, pod warunkiem że dokument odzwierciedla faktyczne ustalenia i strony są zgodne co do zakresu świadczenia[1][5].

W praktyce pozwala to na lepsze przygotowanie procesu fakturowania, zwłaszcza gdy przewidywane są duże zamówienia, projekty lub świadczenie usług z góry. Jednak nadal ważne jest, by data sprzedaży (świadczenia usługi) i data wystawienia faktury były zgodne z przepisami[5].

Faktury za usługi i dostawy ciągłe

W przypadku usług lub dostaw ciągłych obowiązują inne zasady fakturowania. W takich sytuacjach dokument sprzedaży musi uwzględniać specyficzne okresy rozliczeniowe oraz terminy płatności, np. przy umowach najmu, leasingu, czy dostawach mediów[1].

Regulacje dotyczące tego typu świadczeń powiązane są z okresami rozliczeniowymi wskazanymi w umowie, a wystawianie faktur odbywa się z zachowaniem szczególnych reguł określonych w art. 19a ustawy o VAT. Zwykle data wystawienia faktury pokrywa się z zakończeniem danego okresu rozliczeniowego lub następuje tuż po nim, jednak dokumentacja nadal musi świadczyć o zaistnieniu operacji gospodarczej w konkretnym okresie[1].

Wpływ terminu fakturowania na rozliczenie VAT

Data wystawienia faktury ma kluczowe znaczenie podatkowe, ponieważ determinuje okres, w którym powstaje obowiązek podatkowy w VAT, a tym samym moment, w którym należy rozliczyć podatek należny. To, czy faktura zostanie wystawiona w ostatnim dniu miesiąca wykonania usługi, czy już w kolejnym – nawet na początku następnego miesiąca – może przesunąć moment zapłaty podatku VAT o cały miesiąc[3].

Prawidłowe określenie zarówno daty sprzedaży (świadczenia usługi), jak i daty wystawienia faktury jest istotne, by poprawnie rozliczyć podatek VAT, a także uniknąć ewentualnych odsetek za zwłokę czy kar administracyjnych za nieterminowe wystawienie dokumentu[1][3].

Konsekwencje wystawienia faktury po terminie

Niedotrzymanie terminu wystawienia faktury nie tylko obciąża przedsiębiorcę odpowiedzialnością podatkową, ale również wiąże się z możliwością nałożenia kar finansowych oraz naliczenia odsetek za zaległości podatkowe. Przepisy podatkowe jasno wskazują, że dokumenty sprzedażowe wystawione po terminie mogą skutkować koniecznością dokonania korekt i wyjaśnień w księgowości firmy[3].

Kwestia ta dotyczy także ewentualnych sporów z kontrahentami, którzy mogą zakwestionować poprawność dokumentów, jeśli data sprzedaży nie jest zgodna z rzeczywistą datą wykonania usługi lub dostawy[3].

Przyszłość fakturowania: obowiązek KSeF

Od 2026 roku wprowadzone zostanie obowiązkowe wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Najpierw zostaną nim objęte duże firmy (od 1 lutego 2026 r.), a następnie pozostałe podmioty (od 1 kwietnia 2026 r.)[2].

Do 31 grudnia 2026 podatnicy osiągający miesięczne obroty poniżej 10 000 zł VAT mogą jeszcze wystawiać faktury tradycyjnie poza KSeF. Nowy system wpłynie na automatyzację i jednoznaczną ewidencję dokumentów, a także zwiększy kontrolę organów podatkowych nad obiegiem faktur i terminami ich wystawiania[2].

Podsumowanie

Maksymalny okres, w którym można wystawić fakturę po wykonaniu usługi, to 15 dni od końca miesiąca, w którym zrealizowano świadczenie. Dopuszczalne jest także wcześniejsze wystawienie dokumentu – maksymalnie 60 dni przed wykonaniem usługi. Terminy te mają bezpośredni wpływ na moment powstania obowiązku podatkowego VAT i rozliczenia podatku przez wystawcę dokumentu. W przypadku świadczeń ciągłych obowiązują szczególne regulacje dotyczące okresów rozliczeniowych. Opóźnienie lub nieprzestrzeganie terminów rodzi konsekwencje prawne i podatkowe. Zmiany nadchodzą wraz z obowiązkowym KSeF, który zrewolucjonizuje procedury wystawiania i ewidencjonowania faktur w Polsce[1][2][3][4][5][6].

Źródła:

• [1] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-data-sprzedazy-a-data-wystawienia-faktury-jako-obowiazek-pit-i-vat
• [2] https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20
• [3] https://www.infakt.pl/blog/kiedy-wystawic-fakture/
• [4] https://ksiegowosc24.pl/termin-wystawienia-faktury-vat-kiedy-wystawic-fakture-za-usluge/
• [5] https://www.fakturaxl.pl/faktura-60-dni-przed-data-sprzedazy
• [6] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-termin-wystawienia-faktury-vat-zmiany-od-2014