Jak księgować fakturę zerującą korektę faktury z poprzedniego roku?

Jak księgować fakturę zerującą korektę faktury z poprzedniego roku? To zagadnienie budzi wątpliwości u wielu księgowych i przedsiębiorców. Odpowiedź jest jednoznaczna: faktura zerująca, czyli faktura korygująca całą wartość dokumentu pierwotnego do zera, nie jest rekomendowana w polskim prawie podatkowym i pociąga za sobą określone konsekwencje rachunkowe oraz podatkowe [1]. Warto zrozumieć zasady i ryzyko prawidłowego zaksięgowania takiej korekty w kontekście polskich przepisów.

Czym jest faktura zerująca i dlaczego nie jest rekomendowana?

Faktura zerująca odnosi się do dokumentu korygującego, który eliminując całą wartość faktury pierwotnej, ma za zadanie anulować jej skutki podatkowe i księgowe [1]. W praktyce oznacza to cofnięcie transakcji lub przywrócenie stanu sprzed jej wystawienia. Jednakże polskie prawo podatkowe i rachunkowe sugeruje stosowanie tego rozwiązania wyłącznie w sytuacjach wyjątkowych. Najczęściej rekomenduje się korzystanie z korekt częściowych, odpowiednich do charakteru błędu [1].

Ustawodawca wskazuje, że korygowanie dokumentów powinno odnosić się do rzeczywistych zmian w transakcji, takich jak zwrot towaru lub rabat, a nie prowadzić do całkowitego wycofania faktury przez tzw. zerowanie [1]. Faktura korygująca powinna zatem zawierać jasno określone przyczyny i zakres korekty, powiązane z konkretnym zdarzeniem gospodarczym [1].

Jak księgować fakturę zerującą korektę za poprzedni rok?

W przypadku wystawienia faktury zerującej za poprzedni rok jej zaksięgowanie powinno nastąpić zgodnie z obowiązującymi przepisami rachunkowymi i podatkowymi, co wymaga szczególnej ostrożności [1][2]. Taką korektę należy ująć w okresie sprawozdawczym, którego dotyczy korygowana faktura, czyli skorygować przychody, koszty oraz podatek VAT odnoszące się do roku obrachunkowego, w którym wystawiono fakturę pierwotną [2].

Księgowanie faktury zerującej wymaga odpowiedniego wprowadzenia korekty do ewidencji księgowej oraz deklaracji podatkowych. Potrzebne jest sporządzenie stosownej dokumentacji wyjaśniającej powód i zakres zerowania dokumentu [2]. Dokumentacja powinna być kompletna i umożliwiać identyfikację powodu anulowania transakcji na potrzeby kontroli podatkowej [2].

Konsekwencje podatkowe i rachunkowe stosowania faktur zerujących

Praktyka wystawiania faktur zerujących może zostać zakwestionowana przez organy podatkowe ze względu na brak oparcia w przepisach i potencjalne ryzyko uznania czynności za próbę obejścia prawa [1][2]. Wystawienie takiej korekty może wpływać na rozliczenie podatku VAT, CIT lub PIT, wymagając cofnięcia uprzednio wykazanych przychodów i podatku należnego [2].

Zarówno z punktu widzenia księgowości jak i podatków, rekomenduje się unikanie tej praktyki na rzecz standardowych faktur korygujących do określonej kwoty lub względem poszczególnych pozycji dokumentu [1][2]. Jeżeli faktura zerująca zostanie mimo wszystko wystawiona, niezbędna jest ścisła dokumentacja oraz szczegółowe uzasadnienie jej użycia [1].

Najlepsze praktyki i alternatywne rozwiązania

Faktura korygująca powinna być stosowana adekwatnie do zaistniałej sytuacji: ograniczać się do korekty poszczególnych pozycji, kwot lub opisów, a nie całkowicie eliminować pierwotny dokument [1]. Alternatywą dla faktury zerującej jest wystawienie korekty do właściwej wartości, zgodnej ze stanem faktycznym po uzgodnieniu z klientem lub kontrahentem [1][2].

Dokumentacja wszystkich uzgodnień, przyczyny korekty oraz potwierdzenie akceptacji przez obie strony transakcji stanowią podstawę bezpieczeństwa podatkowego i księgowego. Należy zachować wszystkie korespondencje oraz wyjaśnienia, gwarantując transparentność prowadzonych rozliczeń [2].

Podsumowanie

Faktura zerująca korektę faktury z poprzedniego roku to praktyka niewskazana, którą należy stosować wyłącznie w absolutnie wyjątkowych przypadkach i zawsze zadbać o pełną dokumentację oraz zgodność z przepisami [1][2]. Najbezpieczniejszą formą korekty pozostaje klasyczna faktura korygująca, wystawiona w odniesieniu do rzeczywistych zmian w zdarzeniu gospodarczym [1].

Źródła:

1. Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13.06.2018 r. (0111-KDIB3-1.4012.217.2018.1.KO)
2. Komunikat Ministerstwa Finansów z dnia 01.07.2023 r. „Faktury korygujące oraz zasady ich księgowania”