Jak księgować wynagrodzenia wypłacone w następnym miesiącu?

Jak księgować wynagrodzenia wypłacone w następnym miesiącu?

Przy księgowaniu wynagrodzeń pracowniczych wypłacanych w następnym miesiącu kluczowe znaczenie ma rozróżnienie zasady memoriału oraz zasady kasowej. Wynagrodzenia z umów o pracę wypłacone do 10. dnia następnego miesiąca należy wykazać jako koszt miesiąca, za który są należne, niezależnie od daty faktycznej wypłaty, zgodnie z zasadą memoriału [1][4][5][7]. Poniżej prezentujemy szczegółowe zasady rozliczania tych kosztów oraz ich powiązania z rozliczeniami ZUS i sprawozdaniami finansowymi.

Zasada memoriału i termin wypłaty wynagrodzeń

Najważniejszą zasadą determinującą księgowanie wynagrodzeń wypłacanych w kolejnym miesiącu jest zasada memoriału. Pozwala ona, przy spełnieniu odpowiednich warunków, wykazać koszt wynagrodzeń w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne, nawet jeśli wypłata nastąpiła w następnym miesiącu [1][4][5][7].

Zgodnie z art. 85 §2 Kodeksu pracy wynagrodzenie powinno zostać wypłacone nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca [1]. Jeżeli wynagrodzenie za dany miesiąc zostaje wypłacone do 10. dnia miesiąca następnego, można je zaksięgować jako koszt miesiąca, za który to wynagrodzenie przysługuje [1][4][5].

W księgach rachunkowych stosowanie zasady memoriału jest obligatoryjne, a cały koszt wynagrodzeń ujmuje się w okresie, którego dotyczy, co wynika z art. 6 ustawy o rachunkowości [5]. W KPiR zasada memoriału umożliwia zaksięgowanie wynagrodzenia wypłaconego do 10. dnia kolejnego miesiąca w kosztach uzyskania przychodu za miesiąc, za który jest należne; po tym terminie koszt rozpoznaje się dopiero w miesiącu wypłaty, zgodnie z zasadą kasową [1][4][5].

Księgowanie wynagrodzeń w KPiR i księgach rachunkowych

W KPiR wynagrodzenia wypłacone w terminie (do 10. dnia kolejnego miesiąca) ujmuje się w kolumnie 12 – Wynagrodzenia w gotówce i naturze za miesiąc, za który wynagrodzenie przysługuje [1][6][7]. Jeśli płatność nastąpi po tym terminie, koszt ujmowany jest dopiero w miesiącu wypłaty, co oznacza zastosowanie zasady kasowej [1][4][5][6].

W księgach rachunkowych, zarówno w przypadku pełnej księgowości jak i uproszczonej, każdorazowo stosuje się zasadę memoriału. Wynagrodzenia należy rozpoznawać jako koszt w okresie, którego dotyczą, bez względu na moment faktycznej wypłaty [4][5][7]. Jest to zasada ogólna, której nie można zmienić w ewidencji rachunkowej.

Na etapie księgowania online, w pierwszym miesiącu działalności księgowej często konieczne jest ręczne wprowadzenie rachunku oraz daty opłacenia, aby prawidłowo rozliczyć je we właściwym okresie [3][5].

Rozliczanie i księgowanie składek ZUS od wynagrodzeń

Składki ZUS od wynagrodzeń zawsze księguje się kasowo, czyli w miesiącu, w którym następuje wypłata wynagrodzenia, a nie w miesiącu, za który wynagrodzenie przysługuje [2][5]. Oznacza to, że jeśli wynagrodzenie za dany miesiąc zostanie wypłacone np. 9 marca, składki ZUS rozliczane są za marzec, a deklaracje składane do 15. dnia kolejnego miesiąca (czyli do 16 kwietnia, gdy 15. przypada w niedzielę lub święto) [2].

Ta zasada obowiązuje niezależnie od sposobu księgowania kosztu wynagrodzeń i odnosi się wyłącznie do rozliczeń z ZUS [2][3][5]. W zakresie zaliczki PIT mechanizm jest podobny, uzależniony od daty faktycznej wypłaty [5].

Pozostałe składniki i obowiązki w procesie księgowania wynagrodzeń

Prawidłowe księgowanie wynagrodzeń wymaga także uwzględnienia innych elementów co miesiąc: listy płac, wyliczenia oraz opłacenia składek ZUS (RCA, DRA), sporządzania zaliczek na podatek dochodowy oraz właściwej dokumentacji rozrachunków [3][5]. Każdy z tych składników należy ewidencjonować w zgodzie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz terminami ustawowymi.

Data wypłaty wynagrodzenia decyduje o sposobie jego zaksięgowania jako kosztu podatkowego, o ujęciu w KPiR czy księgach rachunkowych, a także wpływa na rozliczenie podatku CIT oraz sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego [4][5][7]. Niezależnie od wybranej formy ewidencji gospodarczej zawsze składki na ZUS są rozliczane według momentu wypłaty, a nie miesiąca, za który pracownik otrzymuje wynagrodzenie [2][3][5].

Podsumowanie: Praktyczne wskazówki księgowania wynagrodzeń wypłaconych w kolejnym miesiącu

Wynagrodzenia z umowy o pracę wypłacone do 10. dnia następnego miesiąca można księgować memoriałowo – jako koszt miesiąca, za który są należne [1][4][5][7]. Jeśli wypłata nastąpi później, należy je rozliczyć kasowo w miesiącu wypłaty [1][4][5]. Składki ZUS są natomiast zawsze ujmowane kasowo, czyli za miesiąc wypłaty wynagrodzenia, bez względu na miesiąc, którego dotyczą [2][5]. W księgach rachunkowych zawsze stosowany jest memoriał, podczas gdy w KPiR decyduje termin wypłaty i stosowana metoda ewidencji.

Zachowanie obowiązujących terminów (do 10. dnia miesiąca na wynagrodzenia, do 15. dnia na składki ZUS) pozwala prawidłowo rozliczyć koszty i uniknąć problemów podatkowych oraz sprawozdawczych. Ściśle przestrzeganie powyższych reguł stanowi podstawę rzetelnej księgowości dotyczącej wynagrodzeń wypłacanych w następnym miesiącu.

Źródła:

• [1] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ksiegowanie-wynagrodzenia-za-poprzedni-miesiac-co-warto-wiedziec
• [2] http://www.vademecumkadrowego.pl/artykul_narzedziowa,1005,0,16591,zus-od-wynagrodzenia-platnego-w-nastepnym-miesiacu.html
• [3] https://pomoc.ifirma.pl/pomoc-artykul/umowa-o-prace-wynagrodzenie-wyplacane-w-miesiacu-nastepnym/
• [4] https://www.inforlex.pl/dok/tresc,I40.2015.022.000001700,ksiegowanie-wynagrodzen-wyplacanych-do-10-dnia-nastepnego-miesiaca-za-miesiac-poprzedni.html
• [5] https://pomoc.wfirma.pl/-ksiegowanie-wynagrodzenia-i-skladki-zus-w-ksiegach-rachunkowych
• [6] http://www.vademecumksiegowego.pl/artykul_narzedziowa,1322,0,22205,wynagrodzenia-w-ksiegach-rachunkowych-i-ksiedze-podatkowej.html
• [7] https://kursy-rachunkowosci.pl/blog/wynagrodzenia-w-ksiazce-przychodow-i-rozchodow/