Jak księgować ZUS z tarczy antykryzysowej w firmie w praktyce sprowadza się do czterech kroków: wygenerowania pełnej deklaracji ZUS DRA nawet w miesiącu zwolnienia, rozliczenia jej w systemie, zastosowania neutralnej płatności dla zamknięcia zobowiązania oraz korekty kosztów w KPiR przy użyciu dowodu wewnętrznego o wartości ujemnej. Zwolnione składki nie stanowią kosztu podatkowego, a w księgach rachunkowych zalecane jest ujęcie umorzenia jako pozostałe przychody operacyjne. Dotacje do wynagrodzeń zwiększają przychody i rozlicza się je w zależności od momentu wpływu środków. Uprawnienie do zwolnienia przysługuje mikrofirmom z maksymalnie 9 ubezpieczonymi, a wnioski kieruje się do właściwych instytucji. Poniżej pełne, uporządkowane wytyczne z odniesieniami do źródeł [1][2][3][4][5][6][7][8][9][10].
Kto może skorzystać ze zwolnienia ZUS z tarczy antykryzysowej?
Ze zwolnienia ze składek ZUS w ramach Tarczy Antykryzysowej korzysta płatnik, który na dzień wskazany w przepisach posiadał mniej niż 10 zgłoszonych do ubezpieczeń, czyli maksymalnie 9 ubezpieczonych. To kryterium jest kluczowe dla uzyskania ulgi [10].
Wniosek o zwolnienie składa się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, natomiast wnioski o dofinansowanie wynagrodzeń kieruje się do właściwego wojewódzkiego lub powiatowego urzędu pracy, w zależności od instrumentu wsparcia [10].
Zwolnienie oznacza brak obowiązku przekazania do ZUS danych kwotowych objętych umorzeniem, przy jednoczesnym obowiązku wyliczenia składek za dany okres, co zapewnia prawidłową ewidencję i rozliczenia pracownicze [3].
Jak postępować z deklaracją ZUS DRA w okresie zwolnienia?
Należy wygenerować pełną deklarację ZUS DRA za okres objęty zwolnieniem i wykazać w niej pełne należne składki, mimo że zobowiązanie podlega umorzeniu w całości lub w części. To działanie jest wymagane dla spójności rozliczeń i dalszego księgowania [1].
W module deklaracji w systemie księgowym, na etapie rozliczania deklaracji, stosuje się funkcję rozliczenia z ujęciem pełnej wartości wynikającej z DRA. Taki sposób pracy jest wskazany również w popularnych systemach, w których funkcja Rozlicz przyjmuje pełną kwotę deklaracji, niezależnie od zakresu zwolnienia [1].
Brak przekazywania danych kwotowych do ZUS w okresie zwolnienia nie zwalnia płatnika z obliczenia składek i przygotowania poprawnej dokumentacji rozliczeniowej, co wynika z zasad stosowania instrumentów Tarczy Antykryzysowej [3].
Jak rozliczyć neutralną płatność i zobowiązania wobec ZUS?
Aby zobowiązanie nie widniało jako nierozliczone w systemie, stosuje się neutralną płatność w wysokości odpowiadającej 100 procent kwoty przy pełnym umorzeniu albo 50 procent przy częściowym umorzeniu. Taki zabieg zamyka rozrachunek bez realnego przepływu środków i zachowuje spójność zapisów [5].
Mechanizm neutralnej płatności może być realizowany bezpośrednio z poziomu rozliczeń deklaracji, co jest opisane w dokumentacji systemowej. Wprowadzanie pełnej wartości lub proporcjonalnej części zapewnia zgodność stanu rozrachunków z faktycznym umorzeniem składek [1][5].
Jak księgować ZUS z tarczy antykryzysowej w KPiR?
Składki objęte zwolnieniem nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w KPiR. Dotyczy to zarówno części finansowanej przez pracodawcę, jak i części finansowanej przez pracownika, której ciężar ekonomiczny nie powinien obniżać podstawy opodatkowania po stronie firmy [2].
W celu korekty wcześniej ujętych kosztów stosuje się dowód wewnętrzny z wartością ujemną, który wpisuje się w kolumnie 13 KPiR jako Pozostałe wydatki. Wartość ujemna odpowiada umorzonej części składek, w zależności od zakresu zwolnienia, co przywraca prawidłowy poziom kosztów podatkowych [1][8].
W miesiącach z częściowym zwolnieniem korekta obejmuje proporcjonalnie tę część składek, która została umorzona, natomiast przy pełnym zwolnieniu korekta obejmuje całość ujętych wcześniej składek. Takie podejście jest spójne z zasadą, że wydatki pokryte ulgą nie obciążają kosztów podatkowych [5][2].
Jeżeli wsparcie lub dofinansowanie pokrywa wydatki, które same w sobie są kosztem, to nadal mogą być one kosztem do wysokości poniesionej przez przedsiębiorcę. Składki ZUS w części objętej pomocą nie stanowią jednak kosztu, co wymaga ich wyłączenia w KPiR poprzez zapis ujemny [7].
Jak ująć zwolnienie ze składek w księgach rachunkowych?
W księgach rachunkowych umorzone składki ujmuje się po stronie rozrachunków publicznoprawnych oraz po stronie pozostałych przychodów operacyjnych. Stosuje się konta 220 Rozrachunki publicznoprawne po stronie Wn oraz 760 Pozostałe przychody operacyjne po stronie Ma, co odzwierciedla zwolnienie z zobowiązania wobec ZUS [6].
Możliwe są dwa warianty ujęcia skutków zwolnienia. Pierwszy to zwiększenie pozostałych przychodów operacyjnych, drugi to pomniejszenie kosztów wynagrodzeń lub ubezpieczeń społecznych na kontach 404 lub 405. W praktyce rekomendowany jest wariant zwiększający przychody operacyjne z uwagi na większą przejrzystość i jednoznaczność prezentacji zdarzenia [6].
Wynagrodzenia pracowników należy dekretować na zasadach ogólnych również w miesiącach objętych zwolnieniem, bez modyfikowania standardowej ewidencji kosztów osobowych. Zapewnia to porównywalność danych okresowych i właściwe przypisanie kosztów do okresu sprawozdawczego [6][9].
Dlaczego zwiększenie pozostałych przychodów operacyjnych jest zalecane?
Ujęcie umorzenia składek jako pozostałe przychody operacyjne pozwala odseparować zdarzenie jednorazowe od bieżących kosztów wynagrodzeń i świadczeń, upraszcza analizę kosztów pracy oraz poprawia transparentność sprawozdawczości finansowej. Rozwiązanie to wskazywane jest przez praktyków jako preferowane wobec pomniejszania kosztów na kontach 404 i 405 [6].
Czy zwolnione składki ZUS stanowią koszt podatkowy?
Nie. Składki, z których przedsiębiorca został zwolniony, nie mogą być kosztem uzyskania przychodów w KPiR i podlegają wyłączeniu bez względu na to, czy finansowane są przez pracodawcę czy potrącane z wynagrodzeń pracowników [2].
Jeżeli część świadczeń pracowniczych finansowanych przez przedsiębiorcę jest pokryta pomocą publiczną, to wydatek w tej części nie stanowi kosztu podatkowego. Zasada ta obejmuje również składki ZUS, gdy ich ciężar został zniesiony poprzez zwolnienie lub dofinansowanie [7].
Jak ujmować dotacje i dofinansowania do wynagrodzeń?
Dotacje z urzędów pracy do wynagrodzeń ujmuje się jako dodatkowy przychód w księgach, co wynika z ich charakteru jako wsparcia finansowego, które nie obniża bezpośrednio kosztów brutto wynagrodzeń w ewidencji rachunkowej [4].
Jeżeli dofinansowanie wpływa po wypłacie wynagrodzeń, wynagrodzenia ujmuje się w kosztach w pełnej wysokości, a samą dotację rozpoznaje się po stronie pozostałych przychodów. Gdy wsparcie wpływa przed wypłatą, ewidencja obejmuje wyłącznie koszt własny przedsiębiorcy, zgodnie z chronologią zdarzeń i zasadą współmierności [3].
W ujęciu podatkowym dotacja jest przychodem. Jeżeli pokrywa ona wydatki stanowiące koszt, to koszty te pozostają kosztami do wysokości niepokrytej dotacją. Składki ZUS w części dofinansowanej lub zwolnionej nie są kosztem podatkowym i wymagają korekty ujęcia w KPiR [7].
Wnioski dotyczące zwolnienia i dofinansowań składa się do odrębnych instytucji. Zwolnienie ze składek obsługuje ZUS, natomiast dofinansowania wynagrodzeń obsługuje wojewódzki lub powiatowy urząd pracy, co warunkuje prawidłową ścieżkę formalną i rozliczeniową [10].
Kiedy ujmować koszty wynagrodzeń i składek?
Wynagrodzenia i składki ZUS ujmuje się w okresie, którego dotyczą, niezależnie od terminu faktycznej zapłaty. Zasada memoriału zapewnia rzetelne przypisanie kosztów do okresów sprawozdawczych oraz spójność z prezentacją przychodów i zobowiązań [9].
Takie podejście jest niezbędne również w okresach korzystania z tarczowych ulg i dofinansowań, ponieważ pozwala oddzielić moment powstania kosztu od momentu jego finansowania lub zwolnienia i właściwie rozliczyć skutki podatkowe oraz bilansowe [9][6].
Gdzie złożyć wnioski i jakie formalności spełnić?
Wniosek o zwolnienie ze składek składa się do ZUS, z uwzględnieniem kryterium liczby ubezpieczonych, które wynosi maksymalnie 9. Złożenie wniosku skutkuje rozpatrzeniem uprawnienia do umorzenia należności za wskazany okres [10].
Wnioski o dofinansowanie wynagrodzeń składa się do odpowiedniego urzędu pracy. Rozdzielenie tych procedur jest kluczowe dla zachowania ciągłości rozliczeń z instytucjami oraz poprawności księgowania zarówno po stronie kosztów, jak i przychodów wsparcia [10][4].
Jakie konta i kolumny stosować w ewidencji?
W księgach rachunkowych wykorzystuje się konta 220 dla rozrachunków publicznoprawnych oraz 760 dla prezentacji umorzeń jako pozostałe przychody operacyjne. Alternatywnie można korygować koszty na kontach 404 lub 405, jednak rekomendacją praktyków jest wariant przychodowy dla większej przejrzystości [6].
W KPiR korektę kosztów umorzonych składek przeprowadza się poprzez dowód wewnętrzny z wartością ujemną w kolumnie 13 Pozostałe wydatki. Taki zapis eliminuje z kosztów tę część składek, która z mocy przepisów nie może obniżać podstawy opodatkowania [8][2].
Podsumowanie: co jest najważniejsze w księgowaniu ZUS z tarczy?
Najważniejsze zasady są niezmienne. Generuj pełną deklarację ZUS DRA i rozlicz ją w systemie, zamknij zobowiązanie poprzez neutralną płatność, wyłącz z kosztów umorzone kwoty przez ujemny wpis w KPiR, a w księgach rachunkowych prezentuj skutek ulgi jako pozostałe przychody operacyjne. Zachowaj kryterium liczby ubezpieczonych, rozdziel wnioski między ZUS i urzędy pracy oraz stosuj zasadę memoriału dla wynagrodzeń i składek [1][2][3][4][5][6][7][8][9][10].
Źródła:
- [1] https://pomoc.wfirma.pl/-zwolnienie-z-zus-w-systemie-wfirma-pl
- [2] https://www.gofin.pl/rachunkowosc/17,2,84,199666,wplyw-tarczy-antykryzysowej-na-wynagrodzenia-i-skladki-zus-od.html
- [3] https://businessinsider.com.pl/wiadomosci/tarcza-antykryzysowa-jak-zaksiegowac-dotacje-lub-pozozke/3he8xnq
- [4] https://blog-tpa.pl/2020/07/07/ksiegowe-i-podatkowe-ujecie-wybranych-instrumentow-wsparcia-tarczy-antykryzysowej/
- [5] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ksiegowanie-zwolnienia-ze-skladek-zus-warto-wiedziec
- [6] https://www.rachexpert.pl/blog/jak-zaksiegowac-umorzone-skladki-zus/
- [7] https://atl-group.pl/jak-rozliczyc-podatkowo-pomoc-uzyskiwana-w-ramach-tarczy-antykryzysowej/
- [8] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ksiegowanie-zwolnienia-ze-skladek-zus-warto-wiedziec
- [9] http://www.vademecumksiegowego.pl/artykul_narzedziowa,945,0,15502,ewidencia-ksiegowa-wynagrodzen-i-skladek-zus.html
- [10] https://prawodlapracodawcy.pl/tarcza-antykryzysowa-zwolnienie-z-zus-pytania-i-odpowiedzi/
KontrolaVATwFirmie.pl to portal dla polskich przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić biznes zgodnie z prawem bez zbędnego stresu. Publikujemy praktyczne treści o VAT-ie, księgowości, kadrach, płacach i prawie gospodarczym – sprawdzone przez ekspertów, napisane językiem zrozumiałym dla każdego.