Kupując bilet lotniczy do celów służbowych lub rozliczeń podatkowych kluczowe jest uzyskanie faktury VAT. Faktura pozwala na odliczenie podatku VAT i rozliczenie wydatku w kosztach firmowych. Poniżej znajdziesz kompletną instrukcję, która wyjaśnia jak uzyskać fakturę na bilet lotniczy po dokonaniu zakupu.
Kiedy bilet lotniczy może być uznany za fakturę?
Bilet lotniczy może pełnić funkcję faktury VAT pod warunkiem, że zawiera elementy wymagane przez przepisy, w szczególności numer, datę wystawienia, dane podatnika oraz kwotę podatku VAT [3][9]. Brak tych danych wymaga wystąpienia o oddzielną fakturę, szczególnie jeśli ważne jest odliczenie podatku VAT [3][9]. Dane muszą odpowiadać wymogom określonym w Rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur [3].
Jak i kiedy ubiegać się o fakturę za bilet lotniczy?
Faktura VAT powinna zostać wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano zakupu biletu lotniczego [4]. Już podczas rezerwacji należy wybrać opcję otrzymania faktury i podać dane niezbędne do jej wystawienia, czyli imię i nazwisko albo nazwę firmy, adres oraz numer identyfikacji podatkowej [4][7]. W przypadku, gdy linia lotnicza automatycznie nie wystawia faktury, konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku lub kontakt z obsługą klienta [4][7].
Coraz więcej przewoźników oferuje elektroniczne faktury VAT, które można pobrać z konta użytkownika na stronie internetowej przewoźnika. Automatyzacja tego procesu pozwala zaoszczędzić czas, jednak zawsze należy upewnić się, czy faktura została rzeczywiście wygenerowana oraz czy zawiera wymagane dane [7].
Jak wygląda proces uzyskania faktury w praktyce?
Proces uzyskania faktury za bilet lotniczy różni się w zależności od linii lotniczej. Niektóre firmy wystawiają faktury automatycznie w ciągu kilku dni roboczych, podczas gdy inne wymagają wyraźnego żądania oraz podania dodatkowych informacji [4][7]. Przykładowo Wizz Air wystawia faktury automatycznie w ciągu 5–7 dni roboczych [7]. Zdarza się również, że zmiana danych na fakturze wiąże się z dodatkową opłatą [7].
W przypadku braku dostępności faktury VAT elektroniczne potwierdzenie rezerwacji biletu lotniczego oraz dowód zapłaty mogą być uznane za podstawę do rozliczenia wydatku, jednak nie stanowią pełnoprawnej faktury VAT dla celów odliczenia podatku [8]. Potwierdzenie rezerwacji jest przydatne zwłaszcza wtedy, gdy nie uda się uzyskać faktury mimo spełnienia wszystkich wymagań formalnych.
Jakie dane są potrzebne do wystawienia faktury?
Niezależnie od systemu rezerwacji czy rodzaju przewoźnika, dla wystawienia faktury VAT na bilet lotniczy zawsze niezbędne są dane: imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres oraz numer NIP [7]. Niepodanie tych danych podczas rezerwacji często skutkuje brakiem możliwości otrzymania faktury. W praktyce formularze rezerwacyjne przewoźników lub pośredników są wyposażone w specjalne pola do tych informacji [4][7].
Dla celów księgowych i podatkowych niezbędne są również informacje o numerze rezerwacji, kwocie wydatku, numerze biletu, dacie wystawienia biletu oraz kwocie podatku VAT [3][9]. Tylko poprawnie wypełniony dokument umożliwia uznanie wydatku w ewidencji księgowej i odliczenie VAT.
Elektroniczne faktury i rozwój cyfrowych rozwiązań
Na rynku dominuje trend przechodzenia na elektroniczne faktury VAT. Zdecydowana większość linii lotniczych i systemów rezerwacyjnych udostępnia możliwość pobrania faktury w wersji cyfrowej po zalogowaniu się na konto użytkownika lub podaniu numeru rezerwacji [7]. Wnioski o fakturę można składać także za pomocą dedykowanych formularzy na stronach przewoźników lub pośredników [1][7]. Proces ten usprawnia zarówno podróżnych indywidualnych jak i przedsiębiorców korzystających z usług lotniczych w celach służbowych.
W przypadku gdy przewoźnik nie oferuje generowania faktury po zakupie, można ubiegać się o jej wystawienie za pośrednictwem formularza kontaktowego lub wysłać prośbę bezpośrednio na adres e-mail obsługi klienta [1][4]. Efektywność obsługi zależy od procedur obowiązujących u danego przewoźnika.
Znaczenie faktury VAT dla przedsiębiorców
Uzyskanie faktury VAT na bilet lotniczy jest niezbędne, gdy celem jest odliczenie podatku VAT od zakupu biletu oraz prawidłowe rozliczenie kosztów firmowych [3][9]. Ma to wpływ na poprawność dokumentacji podatkowej oraz możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Brak faktury ogranicza prawo do odliczenia VAT, jednak potwierdzenie rezerwacji oraz potwierdzenie zapłaty mogą być podstawą do rozliczenia danego wydatku w kosztach [8].
Najlepiej zadbać o uzyskanie wymaganej dokumentacji już na etapie rezerwacji, unikając problemów z późniejszym pozyskaniem faktury i koniecznością weryfikowania zgodności dokumentów z wymaganiami fiskusa [4][7][9].
Podsumowanie procedury uzyskania faktury na bilet lotniczy
Aby poprawnie rozliczyć zakup biletu lotniczego, należy w trakcie rezerwacji zaznaczyć chęć otrzymania faktury i podać wymagane dane – imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres oraz NIP [7]. W przypadku automatycznie generowanych faktur można je pobrać z konta użytkownika lub otrzymać drogą e-mailową. Jeżeli faktura nie została automatycznie wystawiona, należy wystąpić z wnioskiem w wymaganym terminie – do 15. dnia miesiąca po zakupie [4].
Jeżeli faktura nie zostanie wydana, potwierdzenie rezerwacji wraz z potwierdzeniem płatności może służyć jako dowód wydatku, zwłaszcza przy rozliczeniach podatkowych, jednak nie uprawnia do odliczenia VAT [8]. Przejście na elektroniczne fakturowanie znacząco ułatwia cały proces dla pasażerów oraz przedsiębiorców korzystających z transportu lotniczego [7].
Źródła:
- https://www.lot.com/pl/pl/centrum-pomocy/kontakt/formularze/faktura
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-rozliczenie-zakupu-biletow-lotniczych-od-zagranicznego-przewoznika
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zakup-biletow-lotniczych-konsekwencje-na-gruncie-vat
- https://www.esky.pl/porady-dla-podroznych/loty/rezerwacja-lotu/faktura-vat
- https://www.efaktury.org/sposob_wystawiania_faktur_za_bilety_tanich_linii_lotniczych
- https://www.krgroup.pl/zakup-biletu-lotniczego-a-import-uslug/
- https://www.wizzair.com/pl-pl/centrum-pomocy/moje-konto-wizz/faktury-i-p%C5%82atno%C5%9Bci/faktury
- https://mentzen.pl/blog/doradztwo-podatkowe/optymalizacja-podatkowa/czy-elektroniczne-potwierdzenie-rezerwacji-lotu-mozna-uznac-jako-wydatek/
- https://pomoc.infakt.pl/hc/pl/articles/18635165245586-Jak-zaksi%C4%99gowa%C4%87-bilet-lotniczny
- https://booking-weekend.pl/czy-ryanair-wystawia-faktury-sprawdz-co-musisz-wiedziec
KontrolaVATwFirmie.pl to portal dla polskich przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić biznes zgodnie z prawem bez zbędnego stresu. Publikujemy praktyczne treści o VAT-ie, księgowości, kadrach, płacach i prawie gospodarczym – sprawdzone przez ekspertów, napisane językiem zrozumiałym dla każdego.