Jak wysłać e sprawozdanie przez internet? Proces elektronicznej wysyłki sprawozdania finansowego polega na przygotowaniu sprawozdania w formacie XML, opatrzeniu go k kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym (ePUAP), a następnie przesłaniu przez właściwy portal do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) albo Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) w zależności od rodzaju jednostki[1][2][3][4]. Od 2021 roku jest to obowiązkowa jedyna forma składania tych dokumentów i nie wymaga wydruków papierowych[5][6][8]. Poniżej znajdziesz szczegółowe instrukcje oraz wymagania dotyczące wysyłki e-sprawozdania przez internet.
Podstawowe pojęcia i podmioty wysyłające e-sprawozdanie
Elektroniczne sprawozdanie finansowe (e-sprawozdanie) funkcjonuje jako roczne sprawozdanie finansowe w strukturze XML, zgodnej z ustawą o rachunkowości[1][5]. Wysyłka taka dotyczy dwóch głównych grup podmiotów: spółek wpisanych do rejestru przedsiębiorców (KRS) i jednostek nieprowadzących działalności gospodarczej, takich jak NGO (KAS)[2][4][6]. KRS jest obsługiwany na portalu https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/, natomiast KAS przez https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/[2][8].
Zrozumienie różnicy pomiędzy KRS i KAS jest kluczowe: spółki kapitałowe raportują do KRS i muszą dołączyć uchwałę zatwierdzającą oraz podział zysku lub straty, natomiast organizacje pozarządowe oraz inne jednostki bez działalności gospodarczej raportują wyłącznie do KAS bez konieczności dołączania uchwał[2][3][4].
Wymagania formalne i techniczne składania e-sprawozdania
Wysyłane e-sprawozdanie musi zostać sporządzone w specjalnej strukturze XML i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP[1][5]. Dokument powinien być uprzednio zatwierdzony uchwałą odpowiedniego organu jednostki[1][3][4]. Z powodów formalnych do sprawozdania należy dołączyć: plik XML sprawozdania, plik podpisu zewnętrznego oraz uchwałę o zatwierdzeniu (do KRS); w przypadku KAS wystarczy tylko sam dokument XML sprawozdania finansowego[2][3][4].
System nie wymaga dostarczania papierowych wersji dokumentów – wersja elektroniczna jest wyłączną podstawą prawną[5][6][8].
Proces technicznej wysyłki e-sprawozdania przez internet
Etapy składania e-sprawozdania obejmują kilka powtarzalnych kroków. Najpierw należy przygotować plik XML oraz zeskanowane uchwały (jeśli są wymagane), a następnie:
- Zalogować się na właściwym portalu: https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/ lub https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/[2][3][4].
- Wybrać opcję składania nowego sprawozdania finansowego i załączyć pliki XML oraz ewentualne załączniki (uchwały, opinia biegłego rewidenta)[1][3][4].
- Wskazać osoby podpisujące dokument (najczęściej członkowie zarządu) oraz podpisać elektronicznie, wybierając odpowiedni rodzaj podpisu[1][5].
- Zweryfikować poprawność danych oraz zgodność podpisów. W razie niezgodności system wskaże błąd przed wysyłką[1][2][3].
- Wysłać dokumenty do repozytorium (KRS lub KAS), po czym oczekiwać na potwierdzenie e-mail potwierdzające skuteczne złożenie sprawozdania[1][2][4].
Warto pamiętać, że po poprawnym złożeniu zostaje wystawione urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO).
Kluczowe terminy i obowiązki związane z wysyłką e-sprawozdania
Terminy składania e-sprawozdań są następujące: dla KRS – maksymalnie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania uchwałą oraz nie później niż do 15 lipca roku następnego[3][5][6]. Dla KAS i naczelników urzędów skarbowych – 10 dni od dnia zatwierdzenia, nie później niż do 10 lipca roku następnego[5]. Uchwały dołączamy tylko w przesyłce do KRS, nie do KAS[4].
Spełnienie tych terminów jest warunkiem zgodności z przepisami. Niedotrzymanie terminów może skutkować konsekwencjami administracyjnymi lub finansowymi.
Najczęstsze błędy i wskazówki praktyczne
Należy zwrócić szczególną uwagę na: poprawność struktury XML (przestrzeganie wymaganych pól), właściwy wybór portalu (KRS/KAS), kompletność plików oraz zgodność podpisów z wymaganiami ustawowymi[1][5][6]. Popularne systemy weryfikują podpisy przed wysyłką, a każdy błąd jest komunikowany przed przekazaniem pliku do repozytorium[1][2][3]. Rekomendowane jest wcześniejsze przygotowanie plików, zebranie uchwał i posiadanie ważnego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.
Od 2021 r. Ministerstwo Finansów wprowadziło aplikacje wspierające proces podpisu oraz elektronicznej wysyłki – ułatwiające realizację obowiązków i eliminujące konieczność drukowania dokumentów[5][6][8].
Podsumowanie: szybka instrukcja wysyłki e-sprawozdania przez internet
Podstawowe kroki:
Przygotuj sprawozdanie w XML → Zatwierdź uchwałą → Podpisz kwalifikowanym podpisem lub ePUAP → Wyślij przez właściwy portal (KRS/KAS) → Zachowaj potwierdzenie odbioru[1][2][3][4][5].
Trzymaj się 15 dni (KRS) lub 10 dni (KAS) od zatwierdzenia i dołącz wymaganą dokumentację. Prosty, w pełni elektroniczny proces gwarantuje bezpieczeństwo i szybkość wymiany dokumentów z organami państwowymi.
Źródła:
- [1] https://tlhub.pl/jak-wyslac-sprawozdanie-do-krs-poradnik-krok-po-kroku/
- [2] https://publicystyka.ngo.pl/jak-w-2025-r-wyslac-do-kas-elektronicznie-podpisane-sprawozdanie-finansowe-ngo-bez-dzialalnosci-gospodarczej-instrukcja-tau
- [3] https://brhalszka.pl/jak-wyslac-e-sprawozdanie-do-krs-instrukcja-krok-po-kroku/
- [4] https://cit-8.pl/e-wysylka-sprawozdanie-finansowe-krs-kas/
- [5] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jak-zlozyc-e-sprawozdania-finansowe-warto-wiedziec
- [6] https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/
- [8] https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/
KontrolaVATwFirmie.pl to portal dla polskich przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić biznes zgodnie z prawem bez zbędnego stresu. Publikujemy praktyczne treści o VAT-ie, księgowości, kadrach, płacach i prawie gospodarczym – sprawdzone przez ekspertów, napisane językiem zrozumiałym dla każdego.