Jak zaksięgować fakturę korygującą w systemie księgowym?

Faktura korygująca jest kluczowym dokumentem w systemie księgowym, stosowanym przez sprzedawcę do poprawienia błędów formalnych i merytorycznych na fakturze pierwotnej. Księgowanie tego typu dokumentu wymaga znajomości obowiązujących przepisów oraz standardów elektronicznej wymiany dokumentów, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów Krajowego Systemu e-Faktur [1][2][3][6].

Definicja i istota faktury korygującej

Faktura korygująca to dokument wystawiany przez sprzedawcę w celu poprawienia wcześniej popełnionych błędów lub dostosowania wartości wykazanych na fakturze pierwotnej [2][3]. Dotyczy zarówno korekt formalnych (np. literówki, mylne dane nabywcy), jak i merytorycznych, takich jak błędne ceny, stawki podatku VAT czy ilość sprzedanego towaru [1]. Korekty tego typu mogą mieć wpływ na podatek należny i kwoty przychodów lub kosztów [5][6].

Podstawą do wystawienia faktury korygującej jest obowiązek wynikający z ustawy o VAT. Faktura taka powstaje wyłącznie po stronie sprzedawcy, który wystawił fakturę pierwotną. Nie można edytować już wystawionych faktur w KSeF – każdorazowo należy wystawić oddzielną korektę, powiązaną z pierwotnym dokumentem przez jego numer oraz identyfikator systemowy [1][3][6].

Rodzaje faktur korygujących a ich wpływ na księgowanie

W systemach księgowych wyróżnia się dwa podstawowe rodzaje faktur korygujących:

• Korekta in minus – zmniejsza wartość sprzedaży, podstawę opodatkowania oraz należny VAT (dotyczy to zwłaszcza rabatów, reklamacji i zwrotów) [5].
• Korekta in plus – zwiększa wartość sprzedaży, a także powiększa zobowiązanie podatkowe (zazwyczaj w przypadku błędów zaniżających pierwotne kwoty) [5].

Każda z tych korekt oddziałuje na ewidencję przychodów i kosztów oraz wpływa na rozliczenia z tytułu podatku VAT, dlatego konieczne jest prawidłowe uwzględnienie ich w odpowiednich ewidencjach [4][5][6].

Obowiązkowe elementy faktury korygującej

Przy księgowaniu faktury korygującej należy zweryfikować, czy dokument zawiera wymagane prawem elementy takie jak:

• Oznaczenie „faktura korygująca”
• Numer i data wystawienia faktury korygującej
• Numer i data wystawienia faktury pierwotnej
• Powód korekty
• Jednoznaczne wskazanie pozycji korygowanych
• Kwoty przed i po korekcie (wartość netto, VAT i brutto)
• Dane obu stron transakcji

Dokument taki musi być przygotowany w co najmniej dwóch egzemplarzach: dla sprzedawcy i dla nabywcy, a zgodność merytoryczna i formalna jest wymogiem ustawowym [3][6].

Sposób księgowania faktur korygujących w systemie księgowym

Sposób zaksięgowania faktury korygującej uzależniony jest od przyczyny korekty i okresu, którego dotyczy zmiana. Korekty przychodów wynikające z faktur korygujących są ujmowane w ewidencji (PKPiR, ewidencji przychodów lub odpowiednich rejestrach VAT) w okresie, w którym została wystawiona faktura korygująca [4]. Wyjątkiem są przypadki oczywistych błędów rachunkowych – te mogą być korygowane także w okresie pierwotnym [4][5].

Dla korekt wpływających na podstawę opodatkowania VAT, odpowiednie zapisy w rejestrze VAT sprzedaży lub zakupu koryguje się również w miesiącu wystawienia dokumentu korygującego. Skutkuje to koniecznością złożenia korekty deklaracji JPK VAT za dany okres rozliczeniowy, o ile zmiana wpływa na kwoty już wykazane [4][5][6].

Powięź faktur korygujących z fakturami pierwotnymi w systemie elektronicznym KSeF

Zmiana modelu ewidencji na elektroniczny za sprawą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wprowadziła wymóg jasnego powiązania faktury korygującej z fakturą pierwotną. Dokument korygujący musi zawierać zarówno numer jak i ID KSeF dokumentu źródłowego [1]. Pozwala to na pełną identyfikację transakcji i usprawnia audyt rozrachunków.

W praktyce oznacza to również, że żadne modyfikacje w treści już wystawionych faktur nie są możliwe – każda zmiana wymaga odrębnej, formalnej korekty [1][6]. Takie podejście gwarantuje zgodność z wymogami cyfrowego obiegu dokumentów i ułatwia kontrolę poprawności rozliczeń [1].

Terminy i dobre praktyki wystawiania oraz księgowania faktur korygujących

Polskie prawo nie precyzuje sztywnych terminów wystawienia faktur korygujących, jednak obowiązek ich wygenerowania pojawia się niezwłocznie po ujawnieniu błędu lub zaistnieniu okoliczności wymagającej korekty [3]. Z punktu widzenia prowadzenia dokumentacji księgowej, warto dokonywać księgowania tych dokumentów od razu po ich wystawieniu by uniknąć zatorów i błędów rejestracji w systemie [4][5].

Warto pamiętać także o przesłaniu dokumentu korygującego do nabywcy, co potwierdza obie strony transakcji oraz umożliwia prawidłowe ujęcie zmiany w ich własnych ewidencjach [3][6].

Znaczenie cyfryzacji i KSeF dla procedur księgowych

Wprowadzenie oraz dynamiczny rozwój Krajowego Systemu e-Faktur istotnie zmienił sposób autoryzacji i przesyłania faktur korygujących. Coraz większy nacisk kładzie się na pełną identyfikowalność dokumentu, powiązanie z fakturą pierwotną oraz zgodność z elektronicznym standardem przesyłania danych [1]. Powoduje to uproszczenie kontroli i przyspieszenie rozliczeń, a jednocześnie eliminację nieprawidłowości związanych z późnym lub błędnym księgowaniem korekt [1][3].

Podsumowanie

Księgowanie faktury korygującej w systemie księgowym powinno zawsze następować zgodnie z ustawowymi wymogami oraz aktualnymi procedurami elektronicznego przesyłania dokumentów. Kluczowe jest prawidłowe powiązanie korekty z fakturą pierwotną, właściwe określenie rodzaju korekty i zachowanie wymogów formalnych dokumentu. W dobie KSeF szczególną wagę przywiązuje się do identyfikowalności i pełnej zgodności ewidencji elektronicznej [1][2][3][4][5][6].

Źródła:

• [1] https://www.saldeosmart.pl/slownik/faktura-korygujaca-w-ksef
• [2] https://www.ps-consulting.pl/blog/ksiegowosc-i-podatki/faktura-korygujaca-wszystko-co-powinienes-o-niej-wiedziec
• [3] https://symfonia.pl/blog/finanse-i-ksiegowosc/poradnik-ksiegowej/faktura-korygujaca-w-pigulce-co-musisz-o-niej-wiedziec
• [4] https://www.firmino.pl/program-do-faktur/faktura-korygujaca-korekta/
• [5] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-faktura-korygujaca-ksiegowanie-opis-na-przykladzie
• [6] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-faktura-korygujaca-wystawiana-przez-sprzedawce