Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) należy zaksięgować w księgowości firmowej jako koszt działalności operacyjnej, ujmując go na odpowiednich kontach kosztowych oraz na koncie funduszu specjalnego. Prawidłowe ujęcie księgowe wymaga rozliczenia odpisu w czasie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, a uznanie kosztu uzyskania przychodu następuje dopiero po faktycznym przekazaniu środków na rachunek ZFŚS [1][2][4].
Podstawowe zasady tworzenia i księgowania odpisu na ZFŚS
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) jest obowiązkowo tworzony przez każdego pracodawcę w celu finansowania świadczeń socjalnych na rzecz pracowników [6]. Co roku pracodawcy są zobowiązani do naliczenia i odprowadzenia odpisu na ten fundusz. Odpis na ZFŚS stanowi koszt działalności operacyjnej firmy i ujmuje się go na kontach kosztowych zespołu 4 lub 5 oraz na koncie 85 „Fundusze specjalne” [1][3][4][5].
Naliczanie odpisu jest powiązane z przeciętnym wynagrodzeniem w gospodarce narodowej i uzależnione od rodzaju zatrudnionych pracowników. Przykładowo w 2025 roku odpis podstawowy za pracownika w normalnych warunkach pracy wynosi 2723,40 zł [5]. Odpisy powinny zostać uwzględnione w księgach zgodnie z dniem faktycznego przelewu na rachunek ZFŚS [2].
Księgowe ujęcie odpisu na ZFŚS – konta i ewidencja
Księgowanie odpisu na ZFŚS przebiega w kilku etapach. Najpierw należy naliczyć odpis i ująć go po stronie Wn konta 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (lub innego odpowiedniego konta kosztowego), a po stronie Ma konta 85 „Fundusze specjalne” odpowiednio analitycznie przypisując ZFŚS [1][4].
W następnej kolejności odpis powinien zostać rozliczony w czasie jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. W tym celu stosuje się zapis Wn konto 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów” oraz Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów” [3][4]. Pozwala to właściwie rozliczyć odpis w okresach, których dotyczy, zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz zasadą współmierności kosztów [1].
Ostateczne zaksięgowanie kosztu odpisu odbywa się przez odniesienie odpowiedniej części na konta działalności podstawowej (zespół 5, np. konto 50 lub 55) [3][4].
Przekazanie środków na rachunek ZFŚS i uznanie kosztu uzyskania przychodu
Wyłącznie faktyczne przekazanie środków na rachunek ZFŚS uprawnia do uznania odpisu za koszt podatkowy. Zapisu księgowego tego przelewu dokonuje się poprzez wyksięgowanie środków z konta rachunku bieżącego i zaksięgowanie ich na odpowiednie konto bankowe funduszu ZFŚS [2][4].
Odpisy są zazwyczaj przekazywane w dwóch turach płatności w roku, chociaż ich księgowanie odbywa się zgodnie z datą rzeczywistego przelewu środków. W momencie faktycznego przekazania środków odpis jest kwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu [2].
Późniejsze korekty odpisu lub wprowadzenie dodatkowych kwot odpisu mają bezpośredni wpływ na wysokość kosztów uzyskania przychodu poprzez powiększenie lub zmniejszenie odpisu w danym roku [7].
Wysokość odpisów na ZFŚS oraz ich rozliczanie proporcjonalne
Kwoty odpisu ustalane są na każdy rok w oparciu o wskaźnik przeciętnego wynagrodzenia. W 2025 roku stawki wynoszą dla pracownika w normalnych warunkach 2723,40 zł, w szczególnych warunkach 3631,20 zł, natomiast dla pracowników młodocianych są: 363,12 zł w I roku nauki, 435,74 zł w II roku nauki oraz 508,37 zł w III roku nauki [5].
Odpis rozliczany jest proporcjonalnie do okresu, którego dotyczy, co jest zgodne z wymogami ustawy o rachunkowości. Pozwala to na prawidłowe rozliczenie kosztów działalności operacyjnej, a tym samym zachowanie współmierności kosztów i przychodów [1].
Podsumowanie procesu księgowania odpisu na ZFŚS w firmowej księgowości
Prawidłowe zaksięgowanie odpisu na ZFŚS wymaga kilku ściśle określonych etapów: naliczenia odpisu, jego rozliczenia w czasie oraz uznania za koszt podatkowy po dokonaniu faktycznego przelewu na rachunek ZFŚS [1][2][4]. Ważne jest prowadzenie ewidencji na właściwych kontach kosztowych i funduszu, a miesięczna lub okresowa kontrola pozwala na prawidłowe rozliczenie kosztów działania funduszu socjalnego. Ujęcie odpisów w pełnej zgodności z wymogami rachunkowości oraz przepisami podatkowymi gwarantuje poprawność księgowań i ogranicza ryzyko błędów podczas kontroli [1][2][3][4][7].
Źródła:
- http://www.plankont.pl/artykul,2112,21234,odpis-na-zfss-w-2024-r-ujecie-w-ksiegach-rachunkowych.html
- http://www.vademecumksiegowego.pl/artykul_narzedziowa,933,0,15217,wpisanie-do-ksiegi-odpisu-na-zfss.html
- http://www.poradnikksiegowego.pl/artykul,91,20220,wykorzystanie-zfss-w-ewidencji-ksiegowej.html
- http://www.poradnikksiegowego.pl/artykul,182,21902,odpis-na-zfss-za-2025-r-w-ksiegach-rachunkowych.html
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zasady-naliczania-i-odprowadzania-odpisow-na-zfss
- https://hrappka.pl/blog/zakladowy-fundusz-swiadczen-socjalnych-co-warto-wiedziec-o-zfss/
- https://www.hrkadryiplace.pl/dodatkowy-odpis-na-zakladowy-fundusz-swiadczen-socjalnych-stanowi-koszty-uzyskania-przychodu-zwiekszenie-lub-zmniejszenie-odpisu-jezek-przemyslaw/
KontrolaVATwFirmie.pl to portal dla polskich przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić biznes zgodnie z prawem bez zbędnego stresu. Publikujemy praktyczne treści o VAT-ie, księgowości, kadrach, płacach i prawie gospodarczym – sprawdzone przez ekspertów, napisane językiem zrozumiałym dla każdego.