Jak zaksięgować otrzymaną darowiznę towarów w firmie?

Otrzymanie darowizny towarów przez firmę wymaga prawidłowego ujęcia tego zdarzenia w księgach rachunkowych oraz rozliczenia podatkowego. Rozliczenie darowanego towaru różni się od standardowego zakupu – ponieważ darowizna nie generuje kosztu uzyskania przychodu, ale jej sprzedaż już tak. W artykule wyjaśniamy, jak poprawnie zaksięgować darowiznę towarów w działalności gospodarczej, jakie dokumenty musisz zgromadzić oraz jak rozliczyć podatek VAT i podatek dochodowy.

Jak ewidencjonować otrzymaną darowiznę towarów w księgach firmy?

Otrzymanie darowizny towarów w działalności gospodarczej nie generuje kosztu uzyskania przychodu, lecz wymaga ujęcia w ewidencji księgowej. W przypadku podatników prowadzących Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) – wpisu dokonuje się w kolumnie 17 „Uwagi”. W tej części powinny znaleźć się pełne dane dotyczące otrzymanego towaru: ilość, wartość oraz precyzyjny opis[2].

Wartość otrzymanej darowizny określa się na podstawie ceny nabycia (wartości zakupu przez darczyńcę), zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych[1][3]. Jeśli wartość ta nie jest znana, stosuje się wycenę rynkową. Darowizna musi być udokumentowana – niezbędne jest sporządzenie faktury wewnętrznej i protokołu przyjęcia, które powinny zawierać wszystkie wymagane dane księgowe[3][4].

Otrzymane towary handlowe należy także uwzględnić w remanencie końcowym na koniec roku podatkowego, jeśli do tego momentu nie zostaną sprzedane. Przepisy nie ograniczają wprowadzenia tych towarów do obrotu handlowego[2].

Jak prezentować przychód z darowizny w księgach?

Przychód z tytułu otrzymania darowanej rzeczy należy ująć jako „pozostałe przychody operacyjne” w ewidencji księgowej[4][6]. Nie wprowadza się go jako sprzedaży ani nie wiąże z podstawową działalnością operacyjną, ponieważ sam fakt otrzymania towarów handlowych w darowiźnie nie stanowi przychodu podatkowego do momentu sprzedaży.

Sprzedaż darowanych towarów generuje już przychód podatkowy na zasadach ogólnych – jest to przychód z działalności gospodarczej, podlegający opodatkowaniu[2]. Wartość początkowa tych towarów nie będzie kosztem uzyskania przychodu, gdyż firma nie poniosła wydatku na ich zakup[1][2].

Dokumentowanie i wycena darowizny towaru handlowego

Prawidłowe udokumentowanie darowizny towarów handlowych jest kluczowe. Darczyńca powinien wystawić fakturę wewnętrzną, natomiast odbiorca – protokół odbioru. Dokumenty te muszą zawierać wszystkie niezbędne dane: datę przekazania, szczegółowy opis towaru, jego wartość oraz ilość[3][4].

Wycena przyjmowanych towarów opiera się na cenie nabycia ustalonej przez darczyńcę, w przypadku gdy jest ona znana. Jeśli nie uzyskano informacji na temat ceny zakupu, stosuje się wycenę rynkową na podstawie aktualnych cen podobnych towarów na rynku[1][6].

Kiedy darczyńca miał obowiązek rozliczenia podatku VAT należnego od darowizny, kwotę podatku VAT należy rozpoznać w pozostałych kosztach operacyjnych u obdarowanego[3][4].

Darowizna towarów a koszty uzyskania przychodu

Otrzymanie darowanego towaru nie uprawnia do zaliczenia jego wartości do kosztów uzyskania przychodu. Organy podatkowe potwierdzają, że tego rodzaju towarów nie można ująć po stronie kosztów. Wynika to wprost z faktu nieponiesienia faktycznego wydatku na ich zakup – tak wynika z licznych interpretacji podatkowych, np. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 lutego 2020 r., nr 0115-KDIT3.4011.492.2019.3.AW[1].

Koszt powstaje dopiero w momencie sprzedaży towaru – wówczas wartość sprzedanej pozycji nie uwzględnia wartości początkowej, ponieważ była ona uzyskana nieodpłatnie[2].

Uwzględnianie darowanego towaru w remanencie końcowym

Jeżeli darowany towar handlowy nie zostanie sprzedany do końca roku podatkowego, przedsiębiorca ma obowiązek wykazać jego wartość w remanencie końcowym razem z innymi zapasami[2]. Wycena ta, zgodnie z przepisami, odbywa się według wartości nabycia lub ceny rynkowej obowiązującej na dzień sporządzenia spisu z natury[1][3].

Podsumowanie najważniejszych zasad księgowania darowizny towarów

Podstawowe zasady ujęcia darowizny towarów obejmują: brak możliwości uznania ich wartości za koszt uzyskania przychodu, obowiązek wykazania przychodu ze sprzedaży, potrzebę rzetelnego udokumentowania przyjęcia darowizny oraz prawidłowej wyceny. Ewidencja w KPiR powinna być prowadzona w sposób umożliwiający kontrolę źródła pochodzenia i późniejsze rozliczenie podatkowe[1][2][3][4].

Czynności te gwarantują, że ewidencja otrzymanych w darowiźnie towarów handlowych będzie zgodna z aktualnymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Źródła:

1. http://www.vademecumksiegowego.pl/artykul_narzedziowa,1372,0,23244,towary-otrzymane-w-darowiznie-a-zapisy-w-ksiedze.html
2. https://www.ifirma.pl/blog/darowizna-towarow-handlowych-a-koszt/
3. http://www.plankont.pl/artykul,2115,4161,darowizna-towarow-handlowych.html
4. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-darowizna-w-ksiegach-rachunkowych-darczyncy-i-obdarowanego
5. https://www.inforlex.pl/dok/tresc,I01.2004.012.033003500,Darowizna-ewidencja-ksiegowa.html
6. https://ksiegowosc.infor.pl/rachunkowosc/ewidencja-ksiegowa/86289,Darowizny-w-ksiegach-rachunkowych-darczyńcy.html
7. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-przekazanie-przedsiebiorstwa-jak-wyglada-ewidencja-ksiegowa
8. https://edgp.gazetaprawna.pl/podatki/porady-prawne/10070125,jak-rozliczyc-darowizne-towarow-handlowych-od-brata.html