Jakie rodzaje faktur obowiązują w Polsce i czym się różnią?

Jakie rodzaje faktur obowiązują w Polsce i czym się różnią?

W 2025 roku w Polsce obowiązują głównie cztery rodzaje faktur: faktura VAT, faktura bez VAT (w tym uproszczona), faktura zaliczkowa oraz faktura korygująca. Najważniejszą zmianą jest wdrożenie nowych rozwiązań dla małych przedsiębiorców w ramach procedury SME oraz upowszechnienie faktur ustrukturyzowanych FA(3) przygotowujących firmy do obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku [1][2][3][4][5][10].

Faktura VAT – podstawowy dokument podatkowy

Faktura VAT to kluczowy dokument stosowany przez czynnych podatników VAT przy sprzedaży krajowej i zagranicznej. Zawiera szczegółowe dane niezbędne do rozliczeń podatkowych: datę wystawienia i sprzedaży, unikalny numer, dane nabywcy i sprzedawcy wraz z NIP, nazwę usługi lub towaru, ich ilość, cenę, właściwą stawkę VAT oraz kwotę podatku VAT [1][2]. Faktura VAT pełni fundamentalną rolę w rachunkowości oraz stanowi podlegający ewidencji dowód transakcji [1][2].

Dokument taki musi być wystawiany w określonych terminach, zwykle do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży, choć istnieją odrębne terminy dla niektórych rodzajów działalności – na przykład do 30 dni przy usługach budowlanych [6].

Faktura uproszczona oraz bez VAT

Faktury uproszczone i faktury bez VAT adresowane są do małych firm oraz podmiotów korzystających ze zwolnienia VAT, szczególnie w nowej procedurze SME. Te faktury zawierają mniejszy zakres danych – m.in. brak obowiązku wskazywania stawki VAT, ale muszą mieć numer EX, który uprawnia do korzystania ze zwolnień VAT we wszystkich krajach UE [4][5][7].

Uproszczona faktura, zgodnie z nowymi przepisami, powinna zawierać minimum podstawowych informacji: datę, kolejny numer, dane obu stron transakcji, ilość, cenę oraz numer EX. To oznacza, że dla małego lub średniego przedsiębiorcy w 2025 roku uproszczone faktury stają się standardem przy sprzedaży wewnątrzwspólnotowej [4][5][8].

Faktura zaliczkowa i faktura korygująca

Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie całości lub części zapłaty jeszcze przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Staje się szczególnie ważna w obsłudze płatności etapami i detalicznego rozliczania sprzedaży [1][3].

Faktura korygująca to narzędzie do korekty wcześniej wystawionej faktury. W praktyce pozwala na poprawę błędów, zwrot części towaru bądź zmianę elementów rozliczeniowych. Konieczne jest ujęcie wszystkich danych z pierwotnej faktury oraz wykazanie elementów objętych korektą [1][3].

Nowa faktura ustrukturyzowana FA(3), KSeF i zmiany od 2025 roku

W 2025 roku wprowadzona została nowa struktura faktury ustrukturyzowanej FA(3). Zawiera ona rozszerzone dane w stosunku do dotychczas stosowanych dokumentów FA(2), jak bardziej precyzyjne oznaczenia dla faktur zaliczkowych, korygujących oraz informacje dotyczące płatności [3].

Od września 2025 dostępne jest środowisko testowe KSeF – to ogólnopolska platforma cyfrowa przeznaczona do obsługi i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych. Zastosowanie KSeF stanie się obligatoryjne od 2026 roku, stopniowo wypierając papierowe i PDF-owe wersje dokumentów [3][10].

Procedura SME i jej wpływ na rodzaje faktur

Procedura SME wpływa na sposób wystawiania faktur przez małe i średnie firmy od 1 stycznia 2025 roku. Nowe prawo pozwala korzystać w całej Unii Europejskiej ze zwolnienia z VAT, jeśli każda faktura uproszczona zawiera indywidualny numer EX [4][5][8].

Dzięki temu uproszczone dokumentowanie sprzedaży stało się praktycznym rozwiązaniem dla firm o mniejszej skali działalności i oferuje jednolite zasady także w kontaktach transgranicznych [4][7].

Terminy i proces wystawiania faktur

Terminy wystawienia faktur zostały dokładnie uregulowane. Standardowo fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po sprzedaży, jednak dla usług budowlanych termin wynosi 30 dni, a dla niektórych rodzajów dostaw może sięgać nawet 60 lub 90 dni [6].

Sam proces wystawiania faktury obejmuje: dokładne wprowadzenie danych sprzedawcy i nabywcy, uzgodnienie opisów towarów i usług, ustalenie ilości, cen oraz stawki VAT, numerację dokumentów i prawidłowe określenie kwot netto, podatku oraz wartości brutto [1][3].

Podsumowanie różnic pomiędzy rodzajami faktur

Podstawowa faktura VAT służy czynnościom opodatkowanym i dokładnie dokumentuje transakcje podatkowe. Faktura uproszczona oraz faktura bez VAT są przeznaczone głównie dla małych firm (w tym w procedurze SME) i mają ograniczony zakres danych, lecz pozwalają na korzystanie ze zwolnień VAT w UE przy zastosowaniu numeru EX. Faktura zaliczkowa oraz korygująca umożliwiają odpowiednio: ewidencję zapłaty przed dostawą usług/towarów oraz poprawianie błędów i zmian w rozliczeniu [1][3][4][5][7].

Wszystkie rodzaje faktur są obecnie przygotowywane do pełnej digitalizacji i przejścia do krajowego obrotu fakturami ustrukturyzowanymi za pośrednictwem KSeF, co oznacza koniec tradycyjnych papierowych dokumentów w niedalekiej przyszłości [3][10].

Źródła:

• [1] https://cashdirector.pl/2025/05/26/rodzaje-faktur-w-2025-roku-co-powinien-wiedziec-przedsiebiorca/
• [2] https://www.cashdirector.ovh/2025/05/26/rodzaje-faktur-w-2025-roku-co-powinien-wiedziec-przedsiebiorca/
• [3] https://www.fakturowo.pl/blog/wystawianie-faktur-2025
• [4] https://www.insert.com.pl/aktualnosci/prawne/zmiany_w_wystawianiu_faktur.html
• [5] https://inewi.pl/blog/faktury-vat-nowe-zasady-wystawiania-od-1-stycznia-2025-roku
• [6] https://www.fakturaxl.pl/zasady-wystawiania-faktur
• [7] https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/faktura/6791230,vat-2025-zmiana-zasad-wystawiania-faktur-od-1-stycznia.html
• [8] https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000006791130,Zasady-wystawiania-faktur-w-procedurze-SME-zmiany-od-1-stycznia-2025-r.html
• [10] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-krajowy-system-e-faktur