Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w firmie znacznie przekracza wynagrodzenie brutto widoczne w umowie. Koszty obejmują nie tylko wypłacane pensje, ale również szereg obowiązkowych składek i opłat, które musi ponieść przedsiębiorca. Poznanie wszystkich elementów kosztów pozwala właściwie zarządzać budżetem oraz przewidywać wydatki związane z zatrudnieniem personelu [1][2][4].
Co składa się na całkowity koszt zatrudnienia?
Całkowite koszty zatrudnienia obejmują wynagrodzenie brutto oraz obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne ponoszone przez pracodawcę. Do składników tych należą:
- Wynagrodzenie brutto pracownika
- Składki ZUS finansowane z środków pracodawcy — emerytalna, rentowa, wypadkowa, chorobowa [1][4]
- Fundusz Pracy (FP)
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP)
- Wpłata podstawowa pracodawcy do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK), gdy pracownik przystępuje do PPK [4]
Ten zestaw opłat wpływa na ostateczną sumę, jaką ponosi firma w związku z zatrudnieniem jednej osoby [1][4].
Minimalne koszty zatrudnienia w 2026 roku
W 2026 roku minimalne wynagrodzenie brutto wyniesie 4 806 zł miesięcznie [2][4]. Oznacza to, że całkowity koszt zatrudnienia pracownika przy tej stawce — bez wpłaty do PPK — wyniesie 5 790,28 zł [1][4]. Po doliczeniu podstawowej wpłaty do PPK (1,5% wynagrodzenia brutto) koszt wzrasta do 5 862,37 zł miesięcznie [4]. Składki ZUS opłacane przez pracodawcę wyniosą 984,28 zł, natomiast obowiązkowa wpłata do PPK przy minimalnym wynagrodzeniu to 72,09 zł [4].
Jednocześnie minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie osiągnie poziom 31,40 zł brutto w 2026 roku [2].
Zwrócić należy uwagę, że wysokość wynagrodzenia netto przy pensji minimalnej to ok. 3 605 zł [2].
W porównaniu do roku poprzedniego, wzrost kosztów zatrudnienia pracownika w 2026 roku wyniesie 168,68 zł miesięcznie [6].
Wpływ rodzaju umowy na koszty zatrudnienia
Forma zatrudnienia wywiera znaczący wpływ na wysokość wszystkich kosztów związanych z pracownikiem. Umowa o pracę generuje pełne obciążenia składkami ZUS oraz obowiązkowe opłaty do Funduszu Pracy i FGŚP [4]. Dla umowy zlecenia, oprócz stawki godzinowej (31,40 zł/h w 2026 r.), konieczne są również opłaty na składki ZUS oraz — w określonych przypadkach — wpłaty do PPK [2]. Umowa o dzieło jest zdecydowanie najtańsza z punktu widzenia pracodawcy, gdyż nie wymaga odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne [1].
Przykładowe wyliczenia kosztów zatrudnienia
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika zależy od wysokości wynagrodzenia brutto. Dla wynagrodzenia 5 000 zł brutto, łączny koszt zatrudnienia wynosi 6 024 zł, uwzględniając składki społeczne, Fundusz Pracy oraz FGŚP [3]. Dla wyższych wynagrodzeń, np. 10 000 zł brutto, całkowity koszt sięga już 12 198 zł, wliczając także składki do PPK [3].
Wpłaty do Pracowniczych Planów Kapitałowych stanowią coraz istotniejszą część kosztów zatrudnienia — dla minimalnego wynagrodzenia 2026 r. będzie to dodatkowe 72,09 zł, przy wyższych wynagrodzeniach analogicznie więcej [4].
Podsumowanie kluczowych kosztów pracodawcy
- Wynagrodzenie brutto — podstawa wszystkich wyliczeń kosztów pracy [1][2][4]
- Składki ZUS finansowane przez pracodawcę — 984,28 zł przy minimum krajowym w 2026 roku [4]
- Wpłaty do PPK — obowiązkowe, jeśli pracownik jest uczestnikiem [4]
- Fundusz Pracy, FGŚP — stałe elementy wpływające na podwyższenie kosztów zatrudnienia [4]
Podsumowując: całkowity koszt zatrudnienia pracownika obejmuje wiele składników, które wykraczają znacząco poza wynagrodzenie widoczne w umowie. Przedsiębiorcy powinni uważnie analizować wszystkie elementy wpływające na sumę kosztów związanych z zatrudnieniem, aby móc podejmować trafne decyzje biznesowe [1][2][3][4][6].
Źródła:
- [1] https://symfonia.pl/blog/kadry-i-place/poradnik-kadrowej/calkowity-koszt-zatrudnienia-pracownika-co-wchodzi-w-sklad-kosztow-pracodawcy/
- [2] https://www.enova.pl/blog/zgodnie-z-prawem/jaki-jest-koszt-zatrudnienia-pracownika-w-2026-r/
- [3] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-czy-wiesz-ile-wynosi-calkowity-koszt-zatrudnienia-pracownika
- [4] https://inewi.pl/blog/ile-pracodawca-placi-za-pracownika-przy-najnizszej-krajowej
- [6] https://www.pcdk.pl/aktualnosci/kadry-i-place/item/1237-wysokosc-minimalnego-wynagrodzenia-w-2026-roku
KontrolaVATwFirmie.pl to portal dla polskich przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić biznes zgodnie z prawem bez zbędnego stresu. Publikujemy praktyczne treści o VAT-ie, księgowości, kadrach, płacach i prawie gospodarczym – sprawdzone przez ekspertów, napisane językiem zrozumiałym dla każdego.