Kiedy przedsiębiorca może zastosować samofakturowanie?

Samofakturowanie to procedura znacznie ułatwiająca procesy rozliczeń w biznesie, szczególnie gdy transakcje odbywają się regularnie. Prawo do stosowania tej metody powstaje wyłącznie po spełnieniu określonych warunków, z których podstawowy to zawarcie odpowiedniej umowy między stronami. W poniższym artykule przedstawiamy, kiedy przedsiębiorca może zastosować samofakturowanie, wskazując na kluczowe regulacje prawne, proces oraz obowiązki związane z tą formą dokumentowania sprzedaży.

Warunki stosowania samofakturowania

Samofakturowanie może być zastosowane jedynie po uprzednim zawarciu umowy między sprzedawcą a nabywcą. Warunki te określa art. 106d ustawy o VAT[1][2][5]. Zasady wystawiania faktur oraz ich akceptacji muszą być bardzo precyzyjnie ustalone i zaakceptowane przez obie strony. Umowa określa nie tylko stronę dokonującą wystawienia dokumentu, ale także tryb zatwierdzania, terminy oraz sposób ewidencjonowania faktur, zwłaszcza w przypadku obsługi elektronicznej przez systemy takie jak KSeF[4][5].

Ponadto, samofakturowanie możliwe jest tylko wtedy, gdy nabywca jest podatnikiem VAT lub podmiotem prawnym niebędącym takim podatnikiem[1]. Także osoby trzecie upoważnione przez nabywcę, na przykład przedstawiciel podatkowy, mogą wystawiać samofaktury w jego imieniu[1].

Kiedy przedsiębiorca może wystawiać fakturę w imieniu sprzedawcy?

Ustawa o VAT w art. 106d ust. 1 precyzyjnie wskazuje sytuacje, gdy samofakturowanie jest możliwe[1][2][5]. Podstawowym przypadkiem jest dokumentowanie sprzedaży przez nabywcę, również wystawianie faktur zaliczkowych i faktur dotyczących dostaw oraz usług, gdzie miejsce świadczenia przypada poza terytorium Unii Europejskiej. Procedura ta usprawnia rozliczenia w relacjach B2B, zwłaszcza przy transakcjach powtarzalnych i rozliczanych regularnie[3].

Poza zwykłymi transakcjami krajowymi, samofakturowanie obejmuje również transakcje wewnątrzwspólnotowe i eksportowe – zawsze jednak warunkiem jest wcześniejsze podpisanie umowy oraz spełnienie wymogów dokumentacyjnych[2]. Takie rozwiązanie przyspiesza obieg dokumentów i pozwala uniknąć opóźnień w księgowaniu sprzedaży, zwłaszcza w branżach charakteryzujących się dużą liczbą płatności, częstotliwością i automatyzacją rozliczeń[3].

Etapy procesu samofakturowania

Procedura samofakturowania obejmuje kilka ściśle określonych etapów:

• Zawarcie umowy z precyzyjnym opisem stron, procesu zatwierdzania i przekazywania faktur, trybu i terminów wystawiania oraz obowiązków ewidencyjnych[4][5].
• Wystawienie faktury przez nabywcę lub jego przedstawiciela – dokument musi spełniać warunki formalne określone w ustawie o VAT[1].
• Akceptacja faktury przez sprzedawcę, zgodnie z ustalonymi w umowie procedurami potwierdzania dokumentów.
• Ewidencjonowanie i rozliczenie dokumentów przez nabywcę i sprzedawcę według wymogów podatkowych, z zachowaniem zasad przekazywania danych do elektronicznych rejestrów takich jak KSeF[6][8].

Przestrzeganie tej kolejności jest obowiązkowe dla legalnego korzystania z samofakturowania. Dodatkowo zastosowanie e-faktury wymusza nadanie odpowiednich uprawnień w KSeF, co pozwala na bezpośrednie wystawianie dokumentów przez nabywcę i podlega kontroli organu podatkowego[6][8][10].

Rodzaje faktur w samofakturowaniu

W ramach procedury samofakturowania przedsiębiorca może wystawiać:

• Faktury dokumentujące sprzedaż na rzecz swojego przedsiębiorstwa[1][2][5].
• Faktury zaliczkowe, jeśli otrzymuje środki przed dostawą towarów lub wykonaniem usługi[2].
• Faktury dotyczące dostaw i usług, gdzie miejsce świadczenia znajduje się poza UE, zgodnie z art. 106d ust. 1[1][2][5].

Każdy z tych dokumentów musi spełniać określone wymogi formalne. Samo sporządzenie faktury przez nabywcę nie zmienia zasad opodatkowania VAT, a jedynie upraszcza obieg dokumentów i czas potrzebny do realizacji rozliczeń[1][2][5].

Obowiązki i konsekwencje stosowania samofakturowania

Decydując się na samofakturowanie, przedsiębiorca nie jest zwolniony z obowiązku zapłaty podatku VAT, a jedynie przejmuje proces dokumentowania transakcji. Każda samofaktura musi spełniać wymogi formalne ustawy o VAT oraz być odpowiednio ewidencjonowana w systemach księgowych, zarówno przez nabywcę jak i sprzedawcę[1][5].

Zaletą tej procedury jest skrócenie czasu rozliczeń oraz ograniczenie formalności przy dużej liczbie powtarzalnych transakcji. Konieczne jest jednak jasne określenie procedury akceptacji dokumentów w umowie, co minimalizuje ryzyko sporów czy odmowy uznania faktury przez sprzedawcę[4][5]. Warto także zaznaczyć, że wraz z postępującą cyfryzacją (KSeF) rośnie liczba firm wdrażających samofakturowanie, choć brak jest oficjalnych statystyk na ten temat[6][8].

Integracja samofakturowania z KSeF

Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) znacząco wpływa na praktykę samofakturowania. Aby wystawiać samofaktury przez KSeF, nabywca musi uzyskać odpowiednie uprawnienie, udzielone przez sprzedawcę. W praktyce oznacza to konieczność precyzyjnego określenia roli nabywcy w systemie oraz regularnego monitorowania poprawności wystawianych dokumentów, gdyż wszelkie nieprawidłowości podlegają kontroli organów podatkowych[6][8][10].

Dzięki KSeF proces wystawiania i udostępniania faktur jest zautomatyzowany, co redukuje ryzyko błędów technicznych, a zarazem ułatwia zarówno rozliczenia VAT, jak i prowadzenie dokumentacji zgodnie z nowoczesnymi wymogami prawno-fiskalnymi[6][8].

Podsumowanie

Przedsiębiorca może zastosować samofakturowanie wyłącznie wtedy, gdy spełni warunki określone w art. 106d ustawy o VAT – przede wszystkim zawrze odpowiednią umowę ze sprzedawcą i określi zasady akceptacji faktur. Prawo do samofakturowania przysługuje nabywcom będącym podatnikami VAT lub podmiotami prawnymi niebędącymi podatnikami. Procedura upraszcza i automatyzuje rozliczenia, zwłaszcza w relacjach B2B, a integracja z KSeF dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo oraz transparentność dokumentacji sprzedażowej. W każdym przypadku stosowania samofakturowania kluczowe znaczenie mają przejrzyste zasady oraz procedury umowne, jak również przestrzeganie przepisów podatkowych.

Źródła:

1. https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/faktura/5233823,samofakturowanie-co-warto-wiedziec.html
2. https://www.enova.pl/blog/slownik-enova365/samofakturowanie-czym-jest-i-jak-je-wdrozyc/
3. https://bizky.ai/blog/samofakturowanie-jak-dziala-i-kiedy-mozna-z-niego-skorzystac/
4. https://www.ingksiegowosc.pl/news/prowadzenie-firmy/samofakturowanie-co-to-jest
5. https://www.pit.pl/aktualnosci/na-czym-polega-samofakturowanie-1010478
6. https://symfonia.pl/blog/slownik/samofakturowanie/
7. https://www.ifirma.pl/blog/samofakturowanie-wystawianie-faktur-w-imieniu-sprzedawcy/
8. https://www.taxpoint.pl/blog/samofakturowanie-w-ksef—stare-zasady-w-nowym-systemie
9. https://biuroeverte.pl/samofakturowanie-to-mozliwosc-wystawienia-faktury-sprzedazy-przez-nabywce/
10. https://altoadvisory.pl/baza-wiedzy/samofakturowanie-w-ksef/