Kiedy przysługuje refaktura usług hotelowych?

Kiedy przysługuje refaktura usług hotelowych? Odpowiedź: Refaktura usług hotelowych przysługuje wtedy, gdy przedsiębiorca nabywa usługę hotelową we własnym imieniu, ale na rzecz innego podmiotu, a następnie przenosi faktycznie poniesione koszty tej usługi na finalnego odbiorcę bez doliczania własnej marży, stosując stawkę VAT z oryginalnej faktury oraz spełniając warunki określone w przepisach podatkowych dotyczących podatku VAT[1][4][6][8]. Szczegółowe zasady, ograniczenia oraz procedura tego procesu zostały ukształtowane przez orzecznictwo, interpretacje podatkowe oraz praktykę gospodarczą.

Definicja refaktury usług hotelowych

Refaktura usług hotelowych to procedura, w której przedsiębiorca występuje jako pośrednik i odsprzedaje usługę noclegową nabywaną pierwotnie na własny rachunek, ale w rzeczywistości świadczoną na rzecz innego podmiotu gospodarczego. Oznacza to, że usługę hotelową kupuje osoba (lub firma) prowadząca działalność gospodarczą na własne dane, a następnie przenosi poniesione koszty na końcowego odbiorcę tej usługi, który faktycznie z niej korzysta[1][6].

Istotą refakturowania usług hotelowych jest precyzyjne odzwierciedlenie wartości nabywanej usługi poprzez wystawienie faktury końcowej (refaktury) na kontrahenta. Refaktura zawiera dokładnie te same koszty, jakie wystąpiły na oryginalnej fakturze, bez doliczania własnej marży, chyba że strony postanowią inaczej[3][4].

Kiedy można zastosować refakturę usług hotelowych?

Zastosowanie refaktury usług hotelowych jest możliwe wyłącznie w przypadkach, gdy usługa została nabyta przez przedsiębiorcę w celu odsprzedaży, czyli przeniesienia kosztu na inny podmiot, który faktycznie z niej skorzystał. Typowa sytuacja dotyczy realizacji umów lub usług świadczonych na rzecz innych przedsiębiorców lub zleceniodawców, gdzie koszt noclegu stanowi element kosztów danej działalności[4][5].

Warto podkreślić, że prawo do refakturowania nie dotyczy sytuacji, w których usługa noclegowa jest wykorzystywana przez przedsiębiorcę bezpośrednio do celów własnych lub nabywana dla tzw. „końcowego konsumenta” w ramach usługi turystycznej rozliczanej metodą VAT marża[2].

Ostatecznym warunkiem możliwości wystawienia refaktury jest nabycie usługi noclegowej na terytorium Polski i zgodnie z zamiarem jej dalszej odsprzedaży — tylko wtedy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z tytułu takiej refaktury[3][8].

Podstawy prawne i wytyczne związane z refakturowaniem usług hotelowych

Ustawa o VAT nie zawiera bezpośrednich przepisów definiujących refakturę, jednak praktyka ta jest szeroko akceptowana zarówno przez organy podatkowe, jak i sądy administracyjne, na podstawie wykładni i interpretacji przepisów[1][6].

Najistotniejsze znaczenie ma art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, który pozwala traktować pośrednika jako świadczącego usługę w stosunku do końcowego odbiorcy. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nabywający usługę, a następnie wystawiający refakturę, jest uznawany za rzeczywistego dostawcę tej usługi na rzecz odbiorcy finalnego[4].

Dodatkowo, zgodnie z art. 119 ust. 4 ustawy o VAT, usługi turystyczne rozliczane metodą VAT marża wykluczają możliwość refakturowania z prawem do odliczenia VAT, jeśli głównym beneficjentem jest turysta (końcowy konsument)[2].

Zasady rozliczania VAT przy refakturze usług hotelowych

Przy refakturowaniu usług hotelowych stosuje się stawkę VAT z faktury pierwotnej — dla usług noclegowych w Polsce wynosi ona 8%[3][4]. Oznacza to, że przedsiębiorca nabywa usługę noclegową i otrzymuje fakturę z odpowiednią stawką VAT, po czym wystawia fakturę refakturującą na końcowego odbiorcę, zachowując identyczną stawkę podatku[3].

Refaktura zawiera zarówno kwotę netto, jak i kwotę brutto (identyczne z fakturą zakupu), a także precyzyjne dane obu stron transakcji. Co ważne, przedsiębiorca nie powinien doliczać własnej marży, choć nie jest to bezwzględnym wymogiem[1][3][4].

Prawo do odliczenia VAT przysługuje jedynie, gdy usługa jest nabywana z intencją jej odsprzedaży i kwoty te są refakturowane na innego przedsiębiorcę w ramach danego zlecenia lub umowy[3][8]. Gdy zaś usługi hotelowe nabywane są na rzecz pracownika lub osoby niezwiązanej z działalnością podatnika, odliczenie VAT nie jest możliwe[8].

Proces refakturowania usług hotelowych krok po kroku

Procedura refakturowania usługi hotelowej składa się z następujących etapów:

1. Przedsiębiorca nabywa usługę noclegową we własnym imieniu (np. rezerwując pokój hotelowy na własne dane).
2. Otrzymuje oryginalną fakturę VAT, na której widnieją jego dane jako nabywcy[1][6].
3. Wystawia fakturę refakturującą na rzecz końcowego odbiorcy, zachowując identyczną stawkę VAT jak na fakturze pierwotnej, zazwyczaj na kwotę identyczną z kwotą z faktury zakupu[3][4].
4. Przenosi w ten sposób całkowity koszt noclegu na kontrahenta i rozlicza VAT w oparciu o zasady przewidziane dla refakturowanych usług noclegowych[3][8].

Wszystkie kroki muszą być udokumentowane, a faktury wystawione zgodnie z wymogami prawa podatkowego, z uwzględnieniem właściwego opisu usługi, kwot oraz stawek podatku.

Ograniczenia i wyłączenia w refakturowaniu usług hotelowych

Nie każde nabycie usługi hotelowej uprawnia do jej refakturowania. Odliczenie VAT przysługuje wyłącznie wtedy, gdy usługa jest nabywana w celu dalszej odsprzedaży, a odpowiedni koszt faktycznie zostanie przeniesiony na inny podmiot gospodarczy.

Gdy usługa noclegowa stanowi element rozliczany w systemie VAT marża lub jest dedykowana turystom, bez prawa do dalszej odsprzedaży, prawo do odliczenia VAT i refakturowania nie może być stosowane[2]. Ponadto usługi noclegowe nabywane na terytorium innego państwa członkowskiego UE nie podlegają refakturowaniu na zasadach obowiązujących w Polsce[3].

Podsumowanie

Refaktura usług hotelowych to narzędzie umożliwiające formalne i podatkowe przeniesienie kosztów usług noclegowych na końcowego odbiorcę. Jej zastosowanie dozwolone jest wyłącznie w sytuacjach, w których usługa została nabyta w celu odprzedaży, zaś refaktura powinna być wystawiona z zachowaniem stawki VAT wynikającej z faktury pierwotnej i zgodnie z wymogami prawa. Ograniczenia dotyczące prawa do odliczenia VAT czynią refakturowanie rozwiązaniem jedynie dla przedsiębiorców działających jako pośrednicy w relacjach gospodarczych[1][3][4][8].

Źródła:

• [1] https://www.fakturaxl.pl/refaktura-za-koszty-noclegu-w-hotelu
• [2] https://tcekancelaria.pl/faktura-za-hotel-jak-rozliczyc-w-pit-i-vat/
• [3] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-refakturowanie-uslug-noclegowych-w-ue-jak-powinno-przebiegac
• [4] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-refakturowanie-kosztow-noclegu
• [5] http://www.vademecumpodatnika.pl/artykul_narzedziowa,1394,0,23651,refakturowanie-uslug-noclegowych.html
• [6] https://www.ifirma.pl/blog/refaktura-kosztow-noclegu/
• [7] https://www.efaktury.org/refakturowanie_uslug_hotelowych_dotyczacych_pracownika_innego_podmiotu
• [8] https://isp-modzelewski.pl/co-nowego-w-podatkach/prawo-do-odliczenia-podatku-vat-przy-refakturowaniu-uslug-noclegowych/
• [9] https://www.pkfpolska.pl/refaktura-a-zwrot-kosztow-%E2%80%93-podstawa-opodatkowania-w-vat-5589