Kto może wysłać sprawozdanie do KRS?

Sprawozdanie finansowe do KRS mogą wysłać wyłącznie jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, a osobą uprawnioną do jego elektronicznej wysyłki jest aktualny członek zarządu widniejący w KRS lub – na podstawie odpowiedniego pełnomocnictwa – prokurent, likwidator, adwokat, radca prawny, prawnik zagraniczny lub zarządca restrukturyzacyjny. Kluczowe znaczenie ma aktualność wpisu w rejestrze oraz poprawność procesu podpisywania i wysyłania dokumentu w systemie e-KRS [1][3][4][5].

Podstawowe zasady wysyłania sprawozdania do KRS

Sprawozdanie finansowe do KRS mają obowiązek składać wyłącznie te podmioty, które zostały wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS. Dotyczy to spółek akcyjnych, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek jawnych, komandytowych, partnerskich oraz komandytowo-akcyjnych. Pozostałe jednostki, które nie są ujęte w tym rejestrze, kierują dokumentację wyłącznie do szefa KAS, chyba że figurują również w KRS – wtedy przesyłają dokumentację wyłącznie do KRS [1][2][4][6].

Forma działalności nie wpływa na obowiązek wysyłania – decyduje jedynie wpis do rejestru przedsiębiorców. Spółki cywilne nie mają takiego obowiązku, nawet jeżeli prowadzą pełną księgowość [1][2][7].

Kto jest uprawniony do wysłania sprawozdania do KRS?

Najważniejszą informacją dotyczącą osób upoważnionych do wysyłki sprawozdania do KRS jest konieczność zgodności z danymi widniejącymi w rejestrze. Tylko aktualny członek zarządu wpisany do KRS ma prawo samodzielnie przesłać sprawozdanie finansowe w systemie e-KRS [3].

Upoważnienie do przesłania dokumentu mogą dodatkowo otrzymać: prokurenci, likwidatorzy, adwokaci, radcowie prawni, prawnicy zagraniczni oraz zarządcy restrukturyzacyjni posiadający właściwe pełnomocnictwo – dokument pełnomocnictwa musi być dołączony do składanego wniosku [4][5][8].

W sytuacji, gdy osoba została powołana do zarządu, lecz nie jest jeszcze ujawniona w KRS, wysyłka dokumentu nie jest możliwa. Wysyłki dokonuje reprezentant jednostki zgodnie z ujawnionymi informacjami w bazie KRS [1][3].

Proces przygotowania i wysyłki sprawozdania do KRS

Sprawozdanie finansowe sporządza się w obowiązkowym formacie XML. Następnie dokument jest podpisywany elektronicznie – podpis muszą złożyć wszyscy członkowie organu kierującego jednostką lub przynajmniej jedna osoba wraz z oświadczeniem o podpisaniu dokumentu przez pozostałych uprawnionych. Dopiero po podpisaniu dokumentu można przystąpić do jego przesyłki [4][6].

Wysyłanie sprawozdania odbywa się przez system e-KRS przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP. Po prawidłowym złożeniu dokumentu w systemie KRS automatycznie przekazuje odpowiednie dane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych prowadzonego przez KAS — nie występuje obowiązek podwójnej wysyłki [1][6].

Cały proces powinien być zakończony potwierdzeniem, którego kopię należy zachować ze względów dowodowych [4].

Kompetencje i uprawnienia podpisujących dokumenty

Kierownik jednostki – zwykle jest nim zarząd, czasem cała grupa zarządzająca lub dyrektor bądź osoby pełniące podobne funkcje – podpisuje sprawozdanie elektronicznie. Obowiązek podpisu dotyczy wszystkich członków organu zarządzającego albo osoby przez nich wyznaczonej wraz ze stosownym oświadczeniem [4].

Popularną praktyką staje się udzielanie pełnomocnictw uprawnionym prawnikom czy pełnomocnikom procesowym, szczególnie przy rozbudowanych strukturach właścicielskich. Odpowiednie pełnomocnictwo musi być właściwie udokumentowane i załączone do zgłoszenia [5][8].

Specyfika systemu e-KRS i skutki wysyłki elektronicznej

Wysyłka sprawozdania finansowego do KRS odbywa się wyłącznie elektronicznie. Dokumenty przesyłane tradycyjnie (papierowo) nie są rozpatrywane. Do wysyłki konieczne są: spełnienie formalnych warunków podpisania, prawidłowe przygotowanie plików XML, aktualność danych w rejestrze oraz właściwy podpis kwalifikowany lub profil zaufany [1][3][4][6].

Aktualność wpisów w KRS jest niezbędna do skutecznego zakończenia procesu. Każda zmiana składu zarządu powinna być najpierw zarejestrowana w rejestrze, aby umożliwić legalną wysyłkę [1][3]. Tryb składania wyklucza możliwość podwójnego kierowania sprawozdania (zarówno do KRS jak i KAS) w przypadku jednostek wpisanych do KRS, ponieważ przekazanie informacji pomiędzy bazami następuje automatycznie [1][6].

Podsumowanie – kto i kiedy może wysłać sprawozdanie do KRS?

Odpowiedzialność za wysłanie sprawozdania finansowego do KRS spoczywa na jednostkach wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS. Zadanie to wykonuje aktualnie ujawniony w KRS członek zarządu lub – z odpowiednim umocowaniem – pełnomocnik: prokurent, likwidator, adwokat, radca prawny, prawnik zagraniczny lub zarządca restrukturyzacyjny. Wcześniejsze podpisanie dokumentu przez wszystkich wymaganych członków kierownictwa stanowi warunek formalny skuteczności zgłoszenia [1][3][4][5].

Prawidłowo wysłane sprawozdanie w systemie e-KRS podlega automatycznemu przekazaniu do KAS, co likwiduje obowiązek oddzielnego składania dokumentów do instytucji podatkowych [1][6].

Źródła:

• [1] https://www.controllingirachunkowosc.pl/rachunkowosc-zarzadcza/skladanie-i-wysylka-sprawozdania-finansowego-wyjasnienie-mf
• [2] https://nadzorkorporacyjny.pl/kto-i-kiedy-musi-skladac-sprawozdania-finansowe/
• [3] https://publicystyka.ngo.pl/uwazajcie-kto-wysyla-sprawozdanie-finansowe-ngo
• [4] https://pragmago.pl/porada/jak-zlozyc-sprawozdanie-finansowe-do-krs/
• [5] https://zarzadwspolcezoo.pl/zlozenie-sprawozdania-finansowego-do-krs/
• [6] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zlozenie-sprawozdania-finansowego-do-krs-o-czym-pamietac
• [7] https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/
• [8] https://zarzadwspolceakcyjnej.pl/pelnomocnicy-zloza-sprawozdania-finansowe/