Faktura oraz samofakturowanie należą do kluczowych procedur w codziennej działalności przedsiębiorców. Obowiązkowe ewidencjonowanie faktur w KSeF (Krajowym Systemie e-Faktur) od 1 lipca 2024 r. to fundamentalna zmiana, która dotyczy również samofakturowania[9]. Ten artykuł wyjaśnia, czym jest faktura i na czym polega samofakturowanie w praktyce przedsiębiorcy, jakie są mechanizmy prawne i operacyjne oraz jakie warunki formalne muszą zostać spełnione, by procedura była ważna i zgodna z przepisami.
Faktura – podstawowy dokument rozliczeniowy
Faktura jest podstawowym dokumentem księgowym wykorzystywanym przez przedsiębiorców do potwierdzania sprzedaży towarów lub usług oraz rozliczania podatku VAT[1]. Jej wystawienie jest obowiązkowe w przypadku transakcji między podatnikami VAT oraz stanowi niezbędny element dokumentacji księgowej.
W standardowych przypadkach fakturę wystawia sprzedawca, a dokument musi zawierać wszystkie wymagane przepisami prawa elementy, takie jak dane stron, opis towaru lub usługi, kwotę podatku VAT i wartość transakcji[1].
Samofakturowanie – definicja i zastosowanie
Samofakturowanie to procedura, w której fakturę – zamiast sprzedawcy – wystawia nabywca, zawsze w imieniu i na rzecz sprzedawcy, po uprzednim uzgodnieniu zasad oraz akceptacji takiego działania przez obie strony[1][3][5]. Podstawą prawną umożliwiającą samofakturowanie jest art. 106d ustawy o VAT, zgodnie z którym nabywca może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, jeśli zostaną spełnione określone wymagania formalne[2][5].
Samofakturowanie jest szczególnie użyteczne przy dużej liczbie powtarzalnych lub długoterminowych transakcji pomiędzy przedsiębiorcami, gdzie upraszcza oraz przyspiesza procesy rozliczeniowe[1][3].
Wymogi formalne i warunki samofakturowania
Warunkiem niezbędnym do stosowania procedury samofakturowania jest zawarcie pisemnej umowy pomiędzy stronami, regulującej wszystkie zasady wystawiania oraz akceptacji faktur[3][6]. Umowa taka powinna precyzyjnie określać:
- procedurę wystawiania faktur,
- sposób i formę akceptacji (np. podpis, mail, milcząca zgoda),
- inne warunki współpracy związane z rozliczaniem transakcji[3][6].
Każda faktura wystawiona przez nabywcę zgodnie z zasadami samofakturowania staje się dokumentem księgowym dopiero po formalnej akceptacji przez sprzedawcę[3][6]. Akceptacja ta powinna być szczegółowo określona w umowie i może przyjmować różne formy, co zwiększa elastyczność procedury, ale wymaga precyzji w dokumentowaniu zgód.
Zasady funkcjonowania w systemie KSeF
Wraz z wejściem w życie obowiązku korzystania z KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) od 1 lipca 2024 r., wszystkie faktury VAT – również te wystawiane w drodze samofakturowania – muszą być rejestrowane w tym systemie[9]. Dotyczy to zarówno podatników VAT czynnych, jak i procedur samofakturowania funkcjonujących na podstawie art. 106d ustawy o VAT.
KSeF gwarantuje pełną transparentność i elektroniczną ewidencję dokumentów po stronie zarówno nabywcy, jak i sprzedawcy[8][9]. Faktury wystawione w trybie samofakturowania są natychmiast widoczne dla obu stron, co zapewnia kontrolę nad poprawnością rozliczeń oraz przyspiesza procesy księgowe[8].
Kluczowe elementy i mechanizmy samofakturowania
Procedura samofakturowania oparta jest na wzajemnym zaufaniu i dokładnie określonych regułach współpracy pomiędzy stronami. Do jej kluczowych elementów zaliczają się:
- zawarcie szczegółowej umowy partnerskiej określającej warunki procesu,
- wystawienie faktury przez nabywcę w imieniu i na rzecz sprzedawcy,
- dołączenie wszystkich obligatoryjnych elementów prawnych przez nabywcę,
- akceptacja każdej faktury przez sprzedawcę zgodnie z umową,
- rejestracja faktury w systemie KSeF, co nadaje jej moc oficjalnego dokumentu księgowo-podatkowego[3][6][8].
Relacja przedsiębiorca–przedsiębiorca jest filarem tej procedury, a jej powodzenie zależy od precyzyjnej dokumentacji, jasno określonych uprawnień i obowiązków oraz elektronicznego zarządzania dokumentacją[3][6][8].
Najważniejsze korzyści i zagrożenia
Do najważniejszych korzyści z samofakturowania należy uproszczenie administracyjne, przyspieszenie rozliczeń oraz spójność dokumentacji dla obu stron transakcji[1][3]. Cyfryzacja i ewidencjonowanie w KSeF podnoszą bezpieczeństwo, transparentność i sprawność kontroli podatkowej[8][9].
Z drugiej strony zbyt ogólna lub nieprecyzyjna umowa samofakturowania może generować ryzyka kontrolne i nieporozumienia między partnerami. Z tego względu każda umowa powinna być szczegółowa i jasno określać tryb akceptacji dokumentów[3][6].
Znaczenie samofakturowania w praktyce biznesowej
Samofakturowanie jest szeroko stosowane wszędzie tam, gdzie konieczne są szybkie, masowe rozliczenia z kontrahentami, np. w sektorze handlu i przemysłu oraz w usługach powtarzalnych[1][3]. Chociaż nie ma krajowych statystyk dotyczących skali wykorzystania tej procedury w Polsce, eksperci wskazują, że jej popularność rośnie ze względu na korzyści organizacyjne i nowoczesne narzędzia elektroniczne, takie jak KSeF.
Obowiązkowa elektronizacja obrotu fakturami od połowy 2024 r. dodatkowo wzmocni znaczenie samofakturowania, czyniąc ten model jeszcze bardziej przejrzystym oraz bezpiecznym zarówno dla sprzedawców, jak i nabywców[9].
Podsumowanie
Faktura pozostaje kluczowym dokumentem rozliczeniowym w obrocie gospodarczym. Samofakturowanie staje się coraz częstszą praktyką, szczególnie w sektorach gospodarki opartych na powtarzalnych transakcjach. Warunkiem stosowania samofakturowania jest szczegółowa umowa i precyzyjna procedura akceptacji faktur przez sprzedawcę. KSeF nie tylko nakłada na przedsiębiorców obowiązek rejestracji wszystkiego w formie elektronicznej, ale także podnosi poziom transparentności, bezpieczeństwa i wygody rozliczeń.[8][9]
Źródła:
- https://bizky.ai/blog/samofakturowanie-jak-dziala-i-kiedy-mozna-z-niego-skorzystac/
- https://saldobook.pl/samofakturowanie-w-ksef-dla-podmiotow-zagranicznych-zmiana-stanowiska-szefa-kas/
- https://altoadvisory.pl/baza-wiedzy/samofakturowanie-w-ksef/
- https://www.ingksiegowosc.pl/news/prowadzenie-firmy/samofakturowanie-co-to-jest
- https://ksiegowosc.infor.pl/ksef/7081962,samofakturowanie-w-ksef-jakie-warunki-trzeba-spelnic-i-jak-przebiega-caly-proces.html
- https://biuroeverte.pl/samofakturowanie-to-mozliwosc-wystawienia-faktury-sprzedazy-przez-nabywce/
- https://www.taxpoint.pl/blog/samofakturowanie-w-ksef—stare-zasady-w-nowym-systemie
- https://ksef.podatki.gov.pl/media/ruthftwo/podrecznik-ksef-2-0-cz-iii-dodatkowe-funkcjonalnosci-ksef.pdf
- https://www.malopolskie.kas.gov.pl/documents/3552230/12269870/KSeF_prezentacja_grudzien_2023_ver_2_2
KontrolaVATwFirmie.pl to portal dla polskich przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić biznes zgodnie z prawem bez zbędnego stresu. Publikujemy praktyczne treści o VAT-ie, księgowości, kadrach, płacach i prawie gospodarczym – sprawdzone przez ekspertów, napisane językiem zrozumiałym dla każdego.