Jak podpisać sprawozdanie finansowe do KRS poprawnie?

Co musisz przygotować zanim zaczniesz?

Dokument źródłowy sprawozdanie finansowe musi mieć postać pliku XML zgodnego ze strukturą umożliwiającą zapis i odczyt w programie komputerowym. Jest to format wymagany formalnie. [1]

Do złożenia wniosku potrzebujesz aktywnego konta w portalu eKRS. Rejestracja konta jest niezbędna zarówno przy bezpłatnym trybie przez RDF w Portalu Rejestrów Sądowych jak i przy trybie płatnym przez S24. [1]

Założenie konta i podpisanie zgłoszenia wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Bez jednego z tych narzędzi nie zalogujesz się ani nie podpiszesz zgłoszenia. [8] [9]

Jakie podpisy są wymagane na sprawozdaniu?

Oryginał sprawozdania finansowego podpisuje kierownik jednostki oraz osoba prowadząca księgi rachunkowe. Jeżeli kierownikiem jest organ wieloosobowy podpis składają wszyscy jego członkowie. Każda z tych osób składa swój podpis osobno. [10]

W momencie składania dokumentów do KRS dołączasz oświadczenie, że oryginały są opatrzone wymaganymi podpisami. Jeżeli któryś z wymaganych podpisów nie został złożony należy wskazać przyczynę jego braku w treści oświadczenia. [2]

Jak podpisać plik XML bezpośrednio przed złożeniem?

Podpisy składa się na pliku XML jeszcze przed wysyłką do KRS. W praktyce realizuje się to przez serwis Ministerstwa Finansów e‑Sprawozdania Finansowe, gdzie po wczytaniu pliku wybiera się funkcję podpisania i autoryzuje się używając profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu. Następnie zapisuje się podpisany plik lokalnie. Kolejne osoby zobowiązane dokładają swoje podpisy do tego samego pliku aż do wyczerpania wymaganej liczby podpisów. [11]

Po złożeniu wszystkich wymaganych podpisów plik XML staje się dokumentem gotowym do zgłoszenia w repozytorium. [11]

Gdzie i jak złożyć dokumenty do KRS?

Zgłoszenie odbywa się wyłącznie elektronicznie przez Repozytorium Dokumentów Finansowych w Portalu Rejestrów Sądowych albo alternatywnie przez system S24. Innych form złożenia nie przewidziano. [3]

Aby złożyć w trybie bezpłatnym zaloguj się do eKRS, wybierz funkcję Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych, wyszukaj podmiot po numerze KRS, dołącz podpisany plik XML oraz obowiązkowe załączniki, uzupełnij oświadczenie o podpisach na oryginałach, zweryfikuj poprawność danych, podpisz zgłoszenie i wyślij do repozytorium. [2]

Tryb przez S24 wymaga tego samego rodzaju konta i narzędzia podpisu, lecz jest usługą płatną. W obu ścieżkach wymóg posiadania profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego pozostaje tożsamy. [1] [9]

Jakie dokumenty dołączyć do zgłoszenia?

Obowiązkowo dołączasz podpisany plik XML sprawozdania finansowego. System może wskazać dodatkowe wymagane dokumenty które dołącza się jako oddzielne pliki. Każdy wymagany załącznik wgrywa się osobno zgodnie z listą generowaną w module zgłoszeniowym. [2]

W zgłoszeniu podajesz datę sporządzenia dokumentu oraz język sporządzenia, co stanowi element formalny kompletności akt. [10]

Ile wynoszą limity wielkości plików?

Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku wynosi 5 MB. Łączny rozmiar wszystkich wgrywanych plików w jednym zgłoszeniu nie może przekroczyć 35 MB. Ograniczenia te dotyczą zarówno pliku XML jak i wszystkich załączników. [9]

Jak wygląda techniczny przebieg zgłoszenia w eKRS?

• Zaloguj się do eKRS przy użyciu profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. [9] [2]
• Wybierz ścieżkę Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych. [2]
• Wyszukaj spółkę po numerze KRS. [2]
• Dodaj podpisany plik XML i wszystkie wymagane przez system dokumenty dodatkowe jako oddzielne pliki. [2]
• Uzupełnij oświadczenie o podpisach na oryginałach lub wskaż przyczynę braku podpisów. [2]
• Uruchom weryfikację poprawności zgłoszenia i usuń ewentualne braki. [2]
• Podpisz samo zgłoszenie wykorzystując dostępny środek identyfikacji elektronicznej. [2] [9]
• Wyślij zgłoszenie do repozytorium i zachowaj potwierdzenie. [2]

Czy można przekazać zgłoszenie innej osobie do podpisu?

Tak. W eKRS możesz udostępnić zgłoszenie do podpisu na konto innego użytkownika. Rozwiązanie to ułatwia zebranie podpisów gdy kilka osób uczestniczy w procedurze wysyłki. [9]

Dlaczego narzędzie podpisu ma znaczenie?

Bez profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie założysz konta w eKRS i nie podpiszesz zgłoszenia. Z punktu widzenia zgodności formalnej oba środki są równoważne w tej procedurze. Wymóg ten dotyczy także etapów podpisywania samego pliku XML oraz finalnego złożenia w repozytorium. [8] [9] [11]

Jak poprawnie podpisać sprawozdanie przez serwis e‑Sprawozdania MF?

• Wygeneruj plik XML w systemie finansowo księgowym lub w aplikacji e‑Sprawozdania Finansowe. [11]
• Wczytaj plik na stronie Ministerstwa Finansów w module podpisywania i uruchom funkcję Podpisz sprawozdanie. [11]
• Przeprowadź autoryzację środkiem identyfikacji elektronicznej, pobierz podpisany plik i zapisz go lokalnie. [11]
• Zapewnij dołożenie podpisów przez wszystkie osoby zobowiązane aż plik będzie opatrzony kompletem podpisów. [10] [11]

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć?

• Brak formatu XML. Należy generować sprawozdanie w wymaganej strukturze, a nie jako skan lub inny format. [1]
• Niekompletne podpisy na oryginale. Każdy członek organu wieloosobowego, kierownik jednostki oraz osoba prowadząca księgi muszą podpisać dokument. [10]
• Brak oświadczenia o podpisach. Oświadczenie jest częścią zgłoszenia i musi zawierać informację o kompletności podpisów lub przyczynę braku. [2]
• Brak konta w eKRS albo brak narzędzia podpisu. Utworzenie konta i podpisanie zgłoszenia wymaga profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. [1] [9]
• Przekroczenie limitów rozmiaru plików. Pojedynczy plik do 5 MB, sumarycznie do 35 MB. [9]
• Pominięcie weryfikacji zgłoszenia. Przed wysyłką uruchom weryfikację i popraw wszystkie wskazane braki formalne. [2]

Kiedy zgłoszenie jest kompletne i gotowe do wysyłki?

Wtedy gdy plik XML zawiera wszystkie wymagane podpisy osób zobowiązanych, dołączono wszystkie dokumenty wymagane przez system, wypełniono oświadczenie o podpisach na oryginałach, wskazano datę sporządzenia i język oraz pozytywnie zweryfikowano poprawność zgłoszenia. Na końcu zgłoszenie należy podpisać i przesłać do Repozytorium Dokumentów Finansowych. [2] [9] [10]

Podsumowanie krok po kroku. Jak podpisać i złożyć do KRS bez błędów?

• Przygotuj sprawozdanie finansowe w pliku XML. [1]
• Zapewnij dostęp do profilu zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego i aktywne konto w eKRS. [1] [8] [9]
• Podpisz plik XML przez wszystkie wymagane osoby używając serwisu e‑Sprawozdania MF. [10] [11]
• Zaloguj się do eKRS, wybierz właściwy tryb zgłoszenia w RDF lub w S24. [2] [3]
• Dodaj plik XML i pozostałe dokumenty mieszcząc się w limitach 5 MB na plik i 35 MB łącznie. [2] [9]
• Wypełnij oświadczenie o podpisach lub podaj przyczynę ich braku, wskaż datę sporządzenia i język. [2] [10]
• Zweryfikuj, podpisz i wyślij zgłoszenie do repozytorium. [2]

Czy można złożyć papierową wersję dokumentów?

Nie. Składanie odbywa się wyłącznie elektronicznie przez Repozytorium Dokumentów Finansowych w Portalu Rejestrów Sądowych lub przez system S24. Inny kanał nie jest przewidziany. [3]

Kim są osoby odpowiedzialne za finalne podpisanie i złożenie?

Za podpisanie oryginału odpowiada kierownik jednostki wraz z osobą prowadzącą księgi rachunkowe, a przy organie wieloosobowym wszyscy członkowie tego organu. Za złożenie do KRS odpowiada użytkownik posiadający konto w eKRS z dostępem do profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, który podpisuje i wysyła zgłoszenie w imieniu podmiotu. [8] [9] [10] [2]

Skąd pewność, że procedura jest zgodna z aktualnymi wymaganiami?

Wymogi co do formatu XML, sposobu podpisu, liczby podpisów, obowiązku rejestracji w eKRS, wykorzystania profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, konieczności oświadczenia o podpisach oraz sposobu i miejsca złożenia przez RDF lub S24 wynikają wprost z oficjalnych wytycznych i praktycznych instrukcji obsługi systemów właściwych dla tej procedury. [1] [2] [3] [8] [9] [10] [11]