Kto może składać podpisy na fakturach w firmie?

Faktury są kluczowym dokumentem finansowym w każdej działalności gospodarczej, dlatego uprawnienia do składania podpisów na fakturach w firmie muszą być jednoznacznie określone i zabezpieczone. W dobie cyfrowej transformacji oraz rozwoju Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) szczególnego znaczenia nabiera sposób autoryzacji osób odpowiedzialnych za podpisywanie i wystawianie faktur.

Kto ma prawo podpisywać faktury w firmie?

Prawo do składania podpisów na fakturach mają osoby wyraźnie upoważnione przez przedsiębiorcę. Najczęściej są to pracownicy działu księgowości lub osoby odpowiedzialne za finanse przedsiębiorstwa, które otrzymały odpowiednie upoważnienie formalne lub wynikające z zakresu obowiązków[7][10]. Uprawnienie do podpisywania faktur powinno być udokumentowane, aby w razie kontroli organów podatkowych formalnie potwierdzić legalność działania. Znaczenie ma nie tylko wyznaczenie takiej osoby, ale także jasny sposób dokumentowania tego faktu i zapewnienia mu formalnego umocowania w strukturze organizacyjnej firmy[7].

W środowisku KSeF podmiot – firma – może samodzielnie przyznawać uprawnienia do podpisywania i wystawiania faktur określonym osobom fizycznym lub zewnętrznym podmiotom, takim jak biura rachunkowe[1][2][4]. Dodatkowo biura rachunkowe mają możliwość delegowania tych uprawnień swoim pracownikom przez mechanizmy określone w systemie[2][4][5].

Czy na fakturach wymagany jest podpis?

Nie istnieje obecnie obowiązek podpisywania faktur VAT podpisem odręcznym ani pieczątką firmową. Jednak w przypadku faktur elektronicznych, zgodnie z wytycznymi KSeF, podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna lub inne formy uwierzytelnienia zapewniają autentyczność i integralność dokumentu[7][10]. W praktyce firmy mogą stosować podpisy elektroniczne w zakresie wymaganym przez system KSeF, szczególnie w celu zagwarantowania bezpieczeństwa wymiany i akceptacji dokumentów[1][8].

Warto podkreślić, że każda osoba podpisująca fakturę w imieniu firmy powinna mieć do tego formalne upoważnienie – zarówno dla zgodności z procedurami firmy, jak i odpowiedzialności prawnej[7].

Uprawnienia do podpisywania i wystawiania faktur w KSeF

Przy korzystaniu z Krajowego Systemu e-Faktur mechanizm nadawania uprawnień obejmuje trzy główne typy ról: uprawnienie do zarządzania uprawnieniami, uprawnienie do wystawiania faktur oraz uprawnienie do przeglądania i pobierania faktur[1][2]. Nadania oraz zmiany uprawnień można dokonać zarówno poprzez zgłoszenie formularza ZAW-FA do naczelnika urzędu skarbowego, jak i elektronicznie przez interfejs systemu[1][6][9].

Firma może samodzielnie lub za pośrednictwem biura rachunkowego przyznać uprawnienia do korzystania z KSeF; biura rachunkowe mogą następnie upoważniać kolejnych swoich pracowników, ale wyłącznie w jednym dodatkowym szczeblu struktur obsługi[2][4][5].

Każdy użytkownik systemu musi się uwierzytelnić – akceptowane są podpis kwalifikowany, pieczęć elektroniczna, podpis zaufany lub token generowany przez system KSeF[1][8]. Pozwala to na jednoznaczną identyfikację i przypisanie działań do konkretnej osoby lub podmiotu.

Formalna procedura i bezpieczeństwo uprawnień

Każde nadanie uprawnień do podpisywania bądź wystawiania faktur powinno być formalnie zgłoszone w systemie KSeF lub przez złożenie dokumentu ZAW-FA[1][6][9]. Bez tego nie jest możliwe legalne udzielanie takich uprawnień. Ważne jest, aby każda osoba podpisująca fakturę dysponowała formalnym potwierdzeniem upoważnienia[7].

Proces nadawania uprawnień obejmuje: wyznaczenie osoby lub podmiotu, określenie zakresu uprawnienia (wystawianie, dostęp, zarządzanie), ustalenie rodzaju uwierzytelnienia oraz rejestrację i aktualizację danych w systemie KSeF. W każdej chwili uprawnienia te mogą być zmodyfikowane lub odebrane odpowiednio do potrzeb organizacyjnych[1][2][9].

Centralizacja zarządzania uprawnieniami w KSeF znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa, ogranicza możliwość błędów, nadużyć oraz nieautoryzowanego podpisywania faktur[2].

Odpowiedzialność i konsekwencje nieprawidłowego nadania uprawnień

Prawidłowe nadanie upoważnienia do podpisywania faktur przekłada się na bezpieczeństwo prawne i formalne firmy. Podpisywanie faktur przez osobę nieupoważnioną może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, błędów w księgowości oraz potencjalnych sporów podczas kontroli podatkowych[7].

Z tego względu właściciele firm i kadra zarządzająca powinni przykładać dużą wagę do dokumentowania procesów nadawania i odbierania uprawnień, ich weryfikacji oraz okresowej ewaluacji osób posiadających dostęp do wystawiania i podpisywania dokumentów handlowych[1][9].

Podsumowanie

Podpisy na fakturach w firmie mogą być składane wyłącznie przez osoby posiadające jasne, formalne upoważnienie nadane przez przedsiębiorcę, zazwyczaj stosowne osoby z działów finansowych lub księgowości[7][10]. W kontekście cyfryzacji procesów obrotu fakturami, kluczowe znaczenie mają nowoczesne metody uwierzytelniania i precyzyjne zarządzanie uprawnieniami w systemie KSeF, co znacząco poprawia bezpieczeństwo obiegu dokumentów, ogranicza ryzyka oraz pozwala na kontrolę i nadzór nad podpisywaniem i wystawianiem faktur w firmie[1][2][4][9].

Źródła:

• [1] https://www.infakt.pl/blog/uprawnienia-w-krajowym-systemie-e-faktur/
• [2] https://ksef.podatki.gov.pl/baza-wiedzy-ksef/uprawnienia-ksef/
• [4] https://eurocert.pl/jak-uwierzytelnic-osobe-fizyczna-lub-spolke-w-ksef/
• [5] https://sklep.infor.pl/artykul-jak-uzyskac-dostep-do-ksef-i-nadawac-uprawnienia
• [6] https://www.pit.pl/aktualnosci/ksef-a-zaw-fa-praktyczny-przewodnik-nadawania-uprawnien-1011780
• [7] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-czy-pracownik-musi-miec-upowaznienie-do-podpisywania-faktur
• [8] https://www.gov.pl/web/finanse/jak-uzyskac-dostep-do-ksef
• [9] https://ite.pl/uprawnienia-uzytkownikow-ksef-jak-zarzadzac-rolami-i-dostepem-w-firmie/
• [10] https://afaktury.pl/kto-moze-wystawic-fakture-w-firmie,0,61,12,265/