Nowe koszty uzyskania przychodu mają zastosowanie od 1 stycznia 2026 r. Obejmują one zryczałtowane limity miesięczne i roczne, stosowane już przy poborze zaliczek w 2026 r. oraz w zeznaniu za ten rok. Jednocześnie od 1 stycznia 2025 r. weszła metoda kasowa dla PIT, która zmieniła moment rozpoznawania przychodów i kosztów u podatników rozliczających działalność gospodarczą.
Od kiedy obowiązują nowe koszty uzyskania przychodu?
Od 1 stycznia 2026 r. płatnicy stosują koszty uzyskania przychodów według aktualnych stawek przy naliczaniu zaliczek oraz w informacjach rocznych. Te same kwoty obowiązują przy obliczaniu dochodu wykazywanego w zeznaniu rocznym za 2026 r. Zastosowanie następuje więc od początku roku podatkowego i dotyczy całego okresu rozliczeniowego.
Rozliczenie za 2025 r., składane w 2026 r., podlega mechanizmowi pomniejszania przychodu o koszty jeszcze przed zastosowaniem ulg. W 2025 r. zaczęła obowiązywać metoda kasowa dla PIT, co wpływa na moment rozpoznania kosztów i przychodów w działalności gospodarczej, ale nie zmienia ryczałtowych stawek pracowniczych stosowanych od 2026 r.
Co dokładnie oznaczają nowe limity KUP w 2026 r.?
W 2026 r. podstawowe koszty uzyskania przychodów wynoszą 250 zł miesięcznie, czyli 3000 zł rocznie przy jednym stosunku pracy. Przy kilku stosunkach pracy przysługuje 250 zł miesięcznie z każdego, jednak łącznie nie więcej niż 4500 zł rocznie. Limity te obniżają podstawę opodatkowania zgodnie ze wzorem przychód minus KUP równa się dochód.
Podwyższone limity dla dojeżdżających z innej miejscowości wynoszą 300 zł miesięcznie, co oznacza 3600 zł rocznie przy jednym stosunku pracy. Przy kilku stosunkach pracy suma podwyższonych kosztów nie może przekroczyć 5400 zł rocznie. Podwyższenie przysługuje przy spełnieniu wymaganych warunków i braku określonych świadczeń wyłączających prawo do tej preferencji.
Jakie warunki decydują o podstawowych i podwyższonych KUP?
Stosowanie podstawowych kosztów dotyczy zatrudnienia na jednym lub kilku etatach w miejscowości zamieszkania podatnika. Podwyższone koszty przysługują osobom dojeżdżającym z innej miejscowości i są związane z miejscem stałego zamieszkania względem siedziby zakładu pracy. W przypadku pobierania dodatku za rozłąkę nie stosuje się podwyższonych kosztów.
Od 1 stycznia 2023 r. pracownik może zrezygnować z podwyższonych kosztów na piśmie, co pozwala dopasować rozliczenie do faktycznej sytuacji podatkowej. Decyzja o stosowaniu podwyższonych kosztów ma znaczenie dla łącznych rocznych limitów i wpływa na wysokość zaliczek pobieranych przez płatnika.
Czym różnią się KUP ryczałtowe od faktycznych?
Koszty ryczałtowe to ustawowo określone kwoty, które nie wymagają szczegółowego dokumentowania poniesionych wydatków. Z kolei koszty faktyczne opierają się na rzeczywistych nakładach poniesionych w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła i muszą być odpowiednio udokumentowane.
W przypadku dojazdów do pracy udokumentowanych imiennymi biletami komunikacji zbiorowej dopuszcza się rozliczenie faktycznych kosztów zamiast ryczałtu, przy czym zwrot kosztów dojazdu nienaliczany do przychodu pracownika wyłącza możliwość odliczenia. W 2026 r. brak jest odliczenia kosztów dojazdów prywatnym samochodem na zasadach ryczałtowych. W obszarze działalności twórczej i praw autorskich stosuje się 50 procent kosztów, z limitem 120 000 zł rocznie, a nadwyżki wynikające z umów cywilnoprawnych podlegają 20 procentowym kosztom.
Jak i gdzie rozlicza się KUP w zeznaniu rocznym?
Koszty uzyskania przychodów obniżają dochód przed zastosowaniem ulg i odliczeń podatkowych, a ich prawidłowe ujęcie bezpośrednio zmniejsza podatek dochodowy. Zasada ogólna wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i sprowadza się do związku kosztu z osiągnięciem przychodu lub z zachowaniem czy zabezpieczeniem jego źródła.
W zeznaniach przedsiębiorców koszty wykazuje się m.in. w formularzach PIT-36 i PIT-36L, zgodnie z przyjętą formą opodatkowania. Jednocześnie wydatki wymienione w art. 23 ustawy o PIT nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, co obejmuje między innymi określone podatki wyrównawcze. Zasady te mają zastosowanie przy wyliczaniu dochodu według wzoru przychód minus koszty równa się dochód.
Na czym polega wpływ metody kasowej od 2025 r. na koszty?
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje metoda kasowa w PIT, która przesuwa moment rozpoznania przychodów i kosztów w działalności gospodarczej na chwilę faktycznej zapłaty. Dla przedsiębiorców oznacza to rozliczanie kosztów w roku uregulowania należności, co wpływa na strukturę dochodu i planowanie płynności podatkowej.
Zmiana metody nie modyfikuje stawek ryczałtowych pracowniczych obowiązujących od 2026 r., ale ma znaczenie przy zbiegu różnych źródeł przychodów. Prawidłowe przypisanie kosztu do właściwego roku podatkowego staje się kluczowe dla zachowania ciągłości rozliczeń oraz uniknięcia zaniżenia lub zawyżenia dochodu.
Które limity warto kontrolować w ciągu roku?
Należy monitorować roczne sumy kosztów przy kilku stosunkach pracy, aby nie przekroczyć odpowiednio 4500 zł w przypadku kosztów podstawowych oraz 5400 zł przy kosztach podwyższonych. Weryfikacja łącznych wartości pozwala uniknąć rozbieżności między zaliczkami a rozliczeniem rocznym oraz ogranicza ryzyko dopłaty podatku.
W działalności twórczej istotny jest roczny limit 120 000 zł dla 50 procentowych kosztów uzyskania przychodów. Po jego wyczerpaniu dalsze przychody z umów cywilnoprawnych rozlicza się z zastosowaniem 20 procentowych kosztów, co wpływa na ostateczny poziom dochodu i podatku w rozliczeniu rocznym.
Dlaczego dopilnowanie KUP ma znaczenie dla podatku?
Prawidłowe zastosowanie kosztów uzyskania przychodów bezpośrednio obniża podstawę opodatkowania i finalną kwotę zobowiązania podatkowego. Zachowanie zgodności z limitami miesięcznymi i rocznymi oraz właściwe przypisanie kosztów do źródła przychodów minimalizuje ryzyko korekt.
Kontrola świadczeń wyłączających odliczenie, takich jak zwroty kosztów dojazdu nienaliczane do przychodu, pomaga utrzymać spójność rozliczeń. Dbanie o kompletność dokumentacji w przypadku kosztów faktycznych i respektowanie wyłączeń z art. 23 wzmacnia bezpieczeństwo podatkowe oraz przejrzystość rozliczeń.
Kiedy podsumowując zmiany, należy je wdrożyć?
Stawki ryczałtowe obowiązują od 1 stycznia 2026 r. i powinny być stosowane od pierwszej zaliczki należnej za ten rok. Metoda kasowa wprowadzona 1 stycznia 2025 r. determinuje moment rozpoznania kosztów i przychodów w działalności gospodarczej, co należy uwzględnić przy sporządzaniu rozliczeń rocznych oraz planowaniu podatkowym na kolejne okresy.
Spójna realizacja tych zasad od początku roku podatkowego zapewnia prawidłowe obniżenie dochodu o nowe koszty uzyskania przychodu i ogranicza konieczność późniejszych korekt. Dzięki temu rozliczenie pozostaje zgodne z przepisami, a kwota podatku odzwierciedla rzeczywistą podstawę opodatkowania.
KontrolaVATwFirmie.pl to portal dla polskich przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić biznes zgodnie z prawem bez zbędnego stresu. Publikujemy praktyczne treści o VAT-ie, księgowości, kadrach, płacach i prawie gospodarczym – sprawdzone przez ekspertów, napisane językiem zrozumiałym dla każdego.